Внутрішньогосподарський контроль
Тема 1. Теоретичні основи внутрішньогосподарського контролю.
Внутрішньогосподарський контроль в системі управління підприємством.
Внутрішній контроль, його цілі та завдання, предмет, методи і об'єкти дослідження.
Взаємодія зовнішнього і внутрішнього контролю (аудита).
1. Внутрішньогосподарський контроль в системі управління підприємством.
Система внутрішнього контролю існує на кожному підприємстві. Однак на одних підприємствах вона функціонує ефективно, а на інші - ні. На одних підприємствах до організації і підтримки системи внутрішнього контролю керівництво підприємства підходить свідомо, на інших ця система складається незалежно від волі та цілеспрямованих дій керівництва. Фактором, що спонукає вивчення цієї дисципліни є необхідність впорядкування системи уявлень про внутрішній контроль на підприємствах і спрямувати дії ключового персоналу в необхідне русло.
Система внутрішнього контролю організовується керівництвом підприємства для того, щоб:
здійснювати діяльність підприємства впорядковано і ефективно;
дотримуватися політики керівництва;
забезпечувати збереженість майна;
вести якісне документування операцій.
Система внутрішнього контролю містить у собі ряд елементів (рис. 1).
Контрольне середовище
////// ////// – процедури внутрішнього контролю, безпосередньо пов'язані з бухгалтерськими записами
Рис. 1. Взаємозв'язок елементів системи внутрішнього контролю
Окремі компоненти цієї системи називають засобами контролю або процедурами внутрішнього контролю.
Системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю повинні бути узгоджені. Система подвійного запису, що лежить в основі будь-якої комерційної облікової системи, визначає порядок реєстрації та забезпечує контроль, метою якого є попередження помилок, зловживань або виникнення випадкових збитків.
Керівництво підприємства зобов'язане забезпечити існування надійної системи внутрішнього контролю.
Ступінь складності внутрішнього контролю безпосередньо пов'язана з вартістю використання конкретних засобів контролю та потенційних збитків у випадку їхньої відсутності.
Так, коли витрати перевищують віддачу, це очевидно невигідно, якщо:
Ожидаемые
убытки в годы с 1 по
n-й
средств по причине «слабости»
средств внутреннего контроля
Сума
витрат на підтримку внутрішнього
контролю в роки з 1 по n-й
>
При такому співвідношенні засоби контролю не повинні використовуватися. Витрати на забезпечення наявності та функціонування засобів контролю і очікувані збитки для даного співвідношення перераховуються до теперішньої вартості по формулі дисконтування.
Внутрішній контроль може бути організований на кожному підприємстві (організації), але здійснюється це не завжди. Так, невеликі підприємства найчастіше не мають достатніх штатів, матеріальних ресурсів і знань для організації задовільної системи внутрішнього контролю. Великими ж підприємства, які мають таку базу, можуть погано управляти, і тоді досить великі кошти, витрачені на організацію контролю, не дадуть бажаних результатів.
Розглянемо класифікацію функцій внутрішнього контролю.
Контроль повноважень - контроль, що забезпечує виконання тільки тих операцій, які дійсно сприяють розвитку організації. Такий контроль повинен запобігати виникненню зловживань та відсівати операції, в яких немає необхідності. Тут також відслідковуються зміни і виправлення облікових записів на предмет обов'язкової наявності відповідних дозволів.
Контроль документального оформлення - контроль, що забезпечує відображення всіх дозволених (і тільки дозволених) операцій в облікових регістрах. Цей вид контролю створює такі умови, щоб операції правильно оформлялися обліковими записами (у правильній сумі, на правильному рахунку, на правильну дату тощо) і не удалялися або виправлялися без відповідного дозволу.
Контроль збереженості - контроль, що сприяє тому, щоб прийняте на облік майно не могло бути використане не за призначенням (наприклад незаконно привласнене, украдено, залишено без нагляду тощо). Однак така класифікація недієздатна, якщо різні види засобів контролю перебувають у відомстві тільки однієї особи. Відсутність належного поділу обов'язків в поєднанні з недоліком внутрішніх засобів контролю на невеликих підприємствах може привести до виникнення зловживань або помилок (на практиці останні зустрічаються частіше).
Розглянемо типову ситуацію зловживань із придбанням і реалізацією основних засобів на підприємстві.
Головний бухгалтер замовив обладнання для свого відділу. Персональний комп'ютер, що був включений у замовлення, він відніс додому для особистого користування. Перевірка фізичної наявності майна не проводилася. Так само не проводилася перевірка правильності нарахування зносу та введення інформації у відповідний журнал комп'ютеризованої облікової системи. Оскільки в компетенцію головного бухгалтера входить контроль вибуття основних коштів, він санкціонував вибуття окремих об'єктів за ціною значно нижче їхньої ринкової вартості. Обладнання продав своєму другові, що перепродав його з отриманням прибутку. Головний же бухгалтер мав у цьому свою частку.
Мета загальних засобів внутрішнього контролю - забезпечити належну розробку й функціонування прикладних засобів, а також цілісність програм, банків даних і надійність комп'ютеризованих операцій.
Прикладні засоби контролю визначаються як засоби, пов'язані з поточними операціями і постійної даними конкретної комп'ютеризованої системи обліку, і, отже, вони є специфічними.
Ціль прикладних засобів контролю (як ручних, так і програмних) - забезпечити повноту і точність облікових записів, а також законність документів, що є результатом як ручної, так і програмної обробки. Прикладний контроль може здійснюватися на етапах введення, обробки і виведення інформації з комп'ютера, а також на етапі контролю банку даних і нормативно-довідкової інформації.
Загальні засоби контролю належать до комп'ютерного середовища в цілому, тоді як прикладні є приналежністю конкретних облікових систем. Загальні засоби контролю, таким чином, служать оболонкою для прикладних.
Для
більшості підприємств загальними є
наступні вимоги до системи внутрішнього
контролю (список починається з
характеристик загального контролю (на
рівні всієї організації) і закінчується
більше специфічними видами внутрішнього
контролю).
Повинна існувати чітко визначена організаційна структура, що показує, хто й за що конкретно відповідає.
Необхідний така Рада директорів, що містить у собі як виконавчих директорів з більшим досвідом роботи, так і неретельних директорів, щоб попередити виникнення імовірності того, що контроль може бути обійдений ким-небудь із адміністрації вищого рангу.
Необхідне створення на рівні підприємства аудиторського комітету для аналізу діяльності адміністрації, внутрішніх і зовнішніх аудиторів.
Повинен існувати незалежний відділ внутрішнього аудита, що робить допомогу адміністрації в контролі за діяльністю організації й у досягненні загальних цілей.
Необхідне створення інформаційної системи управління, що забезпечує своєчасне управління необхідною точною інформацією. Ця система повинна містити в собі ефективні можливості складання внутрішньої звітності, калькуляції витрат на виробництво, контролю за виконанням планів, аналізу альтернативних рішень і прогнозування.
Необхідні описи робіт з деталізацією обов'язків і відповідальності кожного працівника, службовців і обслуговуючого персоналу. І працівник, і керуючий повинні бути ознайомлені з такими описами.
Повинні існувати ліміти повноважень, особливо при замовленні товарів і послуг, підписанні чеків, зберіганні грошей, найманні на роботу тощо.
Необхідні описи систем будь-яких виробничих, адміністративних або обслуговуючих підрозділів організації, виконані стандартним чином (часто такі описи представляються у формі керівництва або схеми).
Повинні розроблятися програми навчання персоналу, які б забезпечили поінформованість всіх працівників про їхні посадові обов'язки, способи застосування на практиці отриманих знань і наявних навичок, а також програми підвищення кваліфікації.
Не повинне бути жодного особи, яке б сполучало три основні функції внутрішнього контролю - санкціонування, облік, зберігання (принцип поділу обов'язків).
Щоб уникнути зловживань необхідно проводити періодичний перерозподіл обов'язків, навчати й заохочувати працівників, що мають необхідну кваліфікацію й допуск до певних видів робіт (принцип ротації обов'язків).
Повинні проводитися внутрішні перевірки, для того щоб робота одного співробітника контролювалася іншими.
Повинен здійснюватися контроль за збереженістю майна, заснований головним чином на «системі доступу», тобто перешкоджаючому несанкціонованому проникненню в приміщення, де перебуває товар, переміщенню товарів з місць зберігання, доступу до секретної інформації (або комп'ютерної системи, або ручний). Такий контроль може включати «зовнішній огляд», наприклад у випадку контролю доступу до патентів і авторських прав.
Повинен здійснюватися контроль за повнотою і точністю первинних документів, що забезпечує виконання тільки санкціонованих операцій, їхнє правильне відображення і виправлення в облікових регістрах.
Повинен бути організований нагляд за управлінською діяльністю і її аналіз. Ці операції виконуються послідовно й регулярно працівниками, у чиї обов'язки входить контроль за діяльністю інших працівників. Цей вид контролю часто здійснюється на «основі виключень» з перевіркою всіх помилок або за допомогою порівняння фактичних результатів і плану.
У процесі контролю перед здійснюючими його працівниками ставиться сім завдань:
1) повнота обліку даних (дані по всіх господарських операціях повинні бути відображені в бухгалтерських регістрах і відповідати завданням аналізу);
точність обліку даних (дані по всіх господарських операціях повинні бути відбиті в бухгалтерських регістрах правильно й у відповідний часовий проміжок);
законність господарських операцій (дані по всіх господарських операціях, записані в бухгалтерських регістрах, повинні відображати події економічного характеру, які дійсно мали місце, повинні бути певним чином організовані й затверджені персоналом, що має відповідні повноваження);
повнота записів (дані, що втримуються в архівах, документах і звітах, повинні відображати всі господарські операції);
точність ведення записів (дані по всіх господарських операціях повинні бути відбиті в потрібних сумах);
зберігання бухгалтерських документів на паперових носіях і (або) у пам'яті ЕОМ;
захист активів.
Всі сім цілей контролю можуть бути застосовані до будь-якого підприємства. Їхня дія поширюється на всі господарські операції, а також на всі файли й активи незалежно від заходів і процедур структури контролю, установлених для досягнення зазначених цілей.
При розгляді питання про те, як цілі контролю працюють відповідно до класів і підкласів господарських операцій, керівництво підприємства формулює цілі контролю, специфічні для кожного класу або підкласу.