8.2. Организация и планирование работы местной администрации Роль и значение организации и планирования работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры органов местного самоуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффективной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.

Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функциональных связей и взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеется отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации, регламентации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.

Регламентирование работы местной администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.

Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации, показаны на рис. 8.2.1.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

┌───────────────────────────────────────┐

│ Регламент администрации устанавливает │

└──────────────────┬────────────────────┘

┌────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

│Порядок планирования работы│ │ │Порядок взаимодействия│

│администрации ├─┼─┤администрации с представительным│

└────────────────────────────────┘ │ │органом │

┌────────────────────────────────┐ │ └──────────────────────────────────┘

│Порядок проведения аппаратных и│ │ ┌──────────────────────────────────┐

│других совещаний ├─┤ │Порядок организации работы с│

└────────────────────────────────┘ │ │документами, поступающими от│

┌────────────────────────────────┐ ├─┤органов государственной власти и│

│Порядок взаимодействия│ │ │других организаций │

│администрации с общественными├─┤ └──────────────────────────────────┘

│организациями и СМИ │ │ ┌──────────────────────────────────┐

└────────────────────────────────┘ │ │Распределение обязанностей между│

┌────────────────────────────────┐ │ │главой администрации, его│

│Порядок подготовки, оформления,│ ├─┤заместителями и руководителем│

│принятия и публикации│ │ │аппарата │

│распорядительных документов├─┤ └──────────────────────────────────┘

│различного типа и назначения │ │ ┌──────────────────────────────────┐

└────────────────────────────────┘ │ │Порядок организации контроля и│

┌────────────────────────────────┐ ├─┤проверки исполнения документов в│

│Порядок внесения муниципальными│ │ │администрации │

│служащими предложений по├─┤ └──────────────────────────────────┘

│совершенствованию муниципальной│ │ ┌──────────────────────────────────┐

│службы │ │ │Порядок работы с письмами,│

└────────────────────────────────┘ ├─┤заявлениями, жалобами и устными│

┌────────────────────────────────┐ │ │обращениями граждан │

│Порядок проведения массовых│ │ └──────────────────────────────────┘

│мероприятий, учебных семинаров и├─┤ ┌──────────────────────────────────┐

│т.п. │ │ │Порядок работы работников│

└────────────────────────────────┘ ├─┤администрации с компьютерной│

┌────────────────────────────────┐ │ │информацией │

│Порядок содержания помещения│ │ └──────────────────────────────────┘

│администрации, внутренний│ │

│распорядок работы ├─┘

└────────────────────────────────┘

Рис. 8.2.1. Основные вопросы, регулируемые регламентом местной

администрации

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;

готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;

по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.