20.3. Облік надходження товарів

Ефективність фармацевтичного забезпечення населення і лікуваль­но-профілактичних установ визначається достовірністю обліку товарних запасів. Згідно з Положенням (Стандартом) бухгалтерського обліку (П(С)БО) 9 „Запаси", товари — це матеріальні цінності, які придбані за плату і зберігаються на підприємстві з метою подальшого продажу, пер­вісною вартістю яких є собівартість. Товарні запаси вважаються активами (відо­бражаються в балансі як активи), якщо дотримано дві умови: існує імовірність, що підприємство одержить в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з прода­жем цих запасів; вартість запасів може бути достовірно визначена.

Якщо запаси товарів не можуть бути використані або реалізовані (втратили необхідні якості, минає термін придатності або з інших причин), вони не повинні відображатися в складі активів аптеки, тобто підлягають списанню на операційні витрати звітного періоду.

Основними контрагентами аптек при закупівлі медикаментів та виробів ме­дичного призначення є постачальники — юридичні особи (гуртові фірми, аптечні склади) або фізичні особи.

Порядок та форми розрахунків між постачальником та покупцем зазнача­ються в господарських договорах (угодах), що є важливою підставою виникнен­ня зобов'язань та основною формою реалізації товарно-грошових відносин в рин­ковій економіці.

Обов'язковою умовою укладання договорів є максимально точне відобра­ження зобов'язань обох сторін. В договорі (угоді) купівлі-продажу повинні бути вказані такі реквізити: дата укладання договору, інформація про постачальника і покупця, предмет і сума договору, термін та умови поставки, вимоги до якості товару, умови розрахунків, відповідальність сторін за невиконання умов догово­ру і порядок розгляду суперечок, термін дії, юридичні адреси сторін. Договір набирає сили після погодження з усіма відповідальними особами. Якщо сторони бажають змінити початкові умови договору, повинна бути підписана додаткова угода. Порушення договірних зобов'язань спричиняє значні економічні наслідки для обох сторін договору.

Лікарські засоби, що надходять до аптек, мають бути з супровідними документами, передбаченими чинним законодавством: товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами, прибутково-видатковими накладними, сер­тифікатами якості, що видаються виробниками, їх копіями, засвідченими підпи­сом і печаткою постачальника. Ці документи повинні відображати всі акти ку­півлі і продажу, фіксувати дату купівлі або постачання, назву і кількість, номери серій (партій) отриманого або поставленого лікарського засобу, назву і адресу постачальника.

Лікарські засоби, що надійшли до суб'єкта господарювання, оприбуткову­ються в день надходження за їх фактичною наявністю.

Зберігання у приміщеннях аптеки та у структурних підрозділах лікарських засобів, які їм не належать, забороняється.

Готові лікарські засоби, що надходять в аптечну мережу, повинні мати листок-вкладиш (інформацію для пацієнта) та маркування, яке містить відповідну інформацію, на первинній (внутрішній) або вторинній (зовнішній) упаковці.

Вимоги щодо маркування, змісту листка-вкладиша готових лікарських за­собів, оформлення лікарських засобів, що виготовлені в аптеках, встановлюють­ся МОЗ України або уповноваженим ним органом.

Організація обліку розрахунків з постачальниками повинна забезпечити:

- своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками;

- попередження про термінування кредиторської заборгованості. Важливою умовою правильної організації обліку товарних операцій є до­тримання порядку формування цін на товари, які реалізуються. На фармацевтичні товари застосовують різні види цін (рис.20.2).

Характерною особливістю аптек як підприємств роздрібної тор­гівлі є те, що вони ведуть облік товарів у продажних цінах, тобто в тих цінах, за якими товари будуть реалізовані покупцям — кінцевим споживачам. Отже, при оприбуткуванні товару, що надійшов, аптека

відразу відображає і суму торгової націнки, яка призначена для покриття ви­трат і одержання прибутку та являє собою різницю між продажною і купівель­ною вартістю товарів.

Товарний асортимент аптек відповідно до формування роздрібних цін умов­но можна поділити на такі групи:

1. Лікарські засоби і вироби медичного призначення, торгова націнка на які підлягає державному регулюванню (наказ МОЗ України і Міністерства економі­ки № 480/294 від 03.12.2001 р.) Перелік охопив близько 800 лікарських засобів за всіма фармакотерапевтичними групами згідно з чинною анатомічно-терапевтич­ною класифікацією. Крім протипухлинних, протитуберкульозних, протидіабетичних лікарських засобів регульована націнка до 35 % від митної або оптової ціни виробника поширюється і на широковживані препарати в різних лікарських фор­мах, а саме: ампіцилін, анальгін, вугілля активоване, аскорбінова, ацетилсаліци­лова кислота, аспаркам, букарбан, валідол, валокордин, грудний еліксир, діазолін, корінь алтея, фенобарбітал та інші.

2. Лікарські засоби, ціна на які встановлюються аптекою самостійно залеж­но від попиту і можливості прискореної реалізації.

3. Товари аптечного асортименту (парафармацевтики), які обкладаються 20 % податком на додану вартість (ПДВ). Згідно з пп. 5.1.7. Закону України „Про податок на додану вартість" від 03.04.1997 р. за № 168/97 звільняються від опо­даткування операції з продажу лікарських засобів і виробів медичного призна­чення, які зареєстровані в Україні в установленому законодавством порядку. Проте решта асортименту аптеки — косметичні та парфумерні засоби, харчові добавки, фіточаї, які не зареєстровані як лікарські засоби, оподатковується ПДВ, який сплачує кінцевий споживач.

Матеріальна відповідальність виникає з моменту приймання товару матері­ально відповідальними особами. Якщо при прийманні товару встановлено недостачу або брак, то приймання припиняється, забезпечується подальше збері­гання цього товару. Якщо недостачу виявлено при перевірці ваги-нетто або кіль­кості одиниць в певних місцях, отримувач призупиняє приймання товару, зберігає і показує постачальнику тару і упаковку розпечатаних місць і товар, який там міститься. Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з отримувачем, повинен прибути не пізніше наступного дня після одержан­ня виклику, якщо медикаменти швидко псуються — то протягом чотирьох годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом трьох днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, то товар приймається в присутності представника незацікавленої сторони або само­стійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.

Для одержання товару матеріально відповідальним особам видається дору­чення („Інструкція МФУ про порядок реєстрації виданих, повернених і невикори­станих доручень на одержання цінностей" від 6.05.1996 р. за №99). Доручення оформляється на спеціальних позавідомчих бланках №М-12, підписується керів­ником і головним бухгалтером. Доручення видається посадовим особам, які пра­цюють на цьому підприємстві. Термін дії доручення — 10 днів.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосередньо від заводів-виробників або від оптових посередників (фармаце­втичні фірми, бази), які мають чинні ліцензії на право оптової торгівлі, копії яких додаються до угод постачання і зберігаються в аптеці з усім комплектом медикаментів.

При відвантаженні товарів постачальник зобов'язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з описом зовнішнього вигляду та відміткою кількі­сного вмісту діючих речовин, виписує реєстраційні документи (рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну і податкову накладну), на підставі яких товар в аптеці приймають за кількістю і якістю.

Згідно з інструкцією про порядок контролю якості лікарських засо­бів під час оптової та роздрібної торгівлі, затвердженою наказом МОЗ України від 30 жовтня 2001 р. № 436, регламентується порядок прове­дення вхідного контролю, який здійснюється при одержанні товару за допомогою візуальної перевірки або аналізу лікарського засобу.

Вхідний контроль готових лікарських засобів, які надходять в аптеку, здій­снює уповноважена особа, призначена наказом керівника.

Уповноважена особа повинна мати вищу або середню фармацевтичну освіту.

Головними обов'язками уповноваженої особи є:

♦ перевірка лікарських засобів, які надходять в аптеку, і супровідних докумен­тів — накладних (з обов'язковим зазначенням назви, дозування, лікарської форми, номера серії, кількості, назви виробника), сертифікатів якості вироб­ників, даних про реєстраційний статус лікарського засобу;

♦ оформлення висновку вхідного контролю якості лікарських засобів;

♦ ведення реєстру лікарських засобів, які надійшли до суб'єкта господарської діяльності (табл. 20.1.)

♦ перевірка наявності в аптеці неякісних та фальсифікованих серій лікарських засобів згідно з інформацією територіальної інспекції;

♦ надання територіальній інспекції повідомлень про виявлені неякісні та фаль­сифіковані лікарські засоби або про які є підозра щодо їх якості, призупинен­ня торгівлі такими лікарськими засобами;

♦ перевірка відповідності одержаних лікарських засобів супровідним докумен­там щодо кількості, дозування, номерів серій, термінів придатності, реєстра­ційного статусу, назви, лікарської форми, виробника. Кожна серія лікарських засобів повинна супроводжуватися сертифікатом якості, що видається вироб­ником, завіреним печаткою останнього постачальника;

♦ якщо результат вхідного контролю позитивний, уповноважена особа передає одержані серії лікарських засобів в реалізацію;

♦ якщо результат негативний, уповноважена особа складає акт про виявлені дефекти, який є підставою для повернення партії постачальнику. Копія акта подається до територіальної інспекції, яка після виконання додаткової переві­рки та вибіркового лабораторного аналізу вживає заходів щодо інформуван­ня інших аптек про виявлені неякісні або фальсифіковані лікарські засоби та контролює дії постачальника щодо їх знищення, утилізації або повернення (у разі неякісних серій) виробнику;

♦ у разі виникнення сумніву щодо якості лікарських засобів при виконанні візуального контролю уповноважена особа відбирає зразки сумнівних лікарських засобів та скеровує їх до територіальної інспекції для проходження лаборато­рних досліджень. На час виконання таких досліджень, до остаточного вирі­шення питання про їх якість, серія сумнівних лікарських засобів перебуває у карантині, ізольовано від інших лікарських засобів, з позначенням „Торгівля заборонена до окремого розпорядження".

Внутрішньогосподарський сумарний облік в аптеці передбачає відображен­ня в прихідній частині товарного або місячного звіту суми отриманого товару за місяць в роздрібних та оптових цінах, а також всіх інших товарно-матеріальних цінностей у цінах придбання.

Лікарська рослинна сировина (ЛРС), одержана від постачальників згідно з рахунками-фактурами, обліковується сумарно в аптеці як товар і відпускається з аптеки за роздрібними цінами. ЛРС, прийнята у заготі­вельників, обліковується в аптеці за назвами, кількістю і сумою в заго­тівельних цінах, окремо від товару.

Принесена заготівельником лікарська рослинна сировина перевіряється на відпо­відність вимогам нормативно-технічної документації. У разі позитивного висновку здійснюється кількісне оприбуткування сировини, а саме: зважування і оформлення приймальної квитанції в трьох екземплярах. Перший екземпляр — видається заготіве­льнику для одержання грошей в касі за заготівельними цінами і залишається в касі, другий екземпляр — передається матеріально відповідальній особі як прихідний доку­мент на надходження сировини в аптеку, третій екземпляр — якщо необхідно, для звіту особі, яка здала сировину. В квитанції проставляється тільки заготівельна ціна і вар­тість, тобто облік ЛРС ведеться за заготівельними цінами. Рух ЛРС можна відобража­ти на активному рахунку 209 — „Інші матеріали" класу 2 „Запаси".

Крім основного надходження товару від постачальників, що збіль­шує залишок товару, в аптеці існують внутрішньо аптечні операції, які також впливають на збільшення товарного залишку. До них належать: 1) вартість тарифів і води очищеної при реалізації лікарських форм інди­відуального виготовлення;

2) дооцінка з лабораторних та фасувальних робіт;

3) дооцінка з рецептурного журналу;

4) переведення з інших облікових груп в товар: тари, МШП, ЛРС;

5) оприбуткування рецептурного посуду, купленого від населення;

6) оприбуткування рецептурного посуду з екстемпоральних лікарських форм, не одержаних хворими.

Відповідно до Плану рахунків для обліку товарів, що надійшли в аптеку, використовуються рахунки:

♦ активний рахунок 282 „Товари в торгівлі", за дебетом якого відобра­жається надходження товару, за кредитом — вибуття;

пасивний рахунок 285 „Торгова націнка", за кредитом якого відображається збільшення суми, за дебетом — зменшення суми. Кореспонденція рахунків з обліку надходження товару наведена в таблиці: