Тема: синтаксис ділового мовлення

1. Синтаксис як система формулювання думки

2. Синтаксичні засоби стилістики

3. Особливості творення синтаксичних конструкцій.

4. Сполучуваність слів.

5. Порядок слів у реченні.

6. Розщеплення присудка.

7. Узгодження присудка з підметом.

8. Складні випадки керування.

9. Однорідні члени речення.

10. Типові помилки в синтаксисі.

11. Способи викладу матеріалу

12. Роль синтаксису у мовному етикеті.

Література

1. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови. – К., 1999. – С. 157-162, 170-176.

2. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови. – К., 2002. – С. 132-147.

3. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х., 2002. – С. 319-324.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К., 2000. – С. 209, 212-213, 225-226.

5. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. – К., 1999. – С. 82-83, 89-90.

6. Сучасна українська літературна мова. Синтаксис / За заг. ред. І.К.Білодіда. – К., 1972; Стилістика. – 1973. – С. 339-464.

7. Коваль А.П.Культура ділового мовлення.- К., 1977. – С.160-176.

1. Мета мови – бути засобом спілкування. При цьому спілкування, як правило, відбувається за допомогою слів. Але окремо взяте слово ще не дозволяє висловити думку. Не може сформулювати думку і словосполучення, бо слова і словосполучення тільки називають предмет (книга, нова книга). І тільки речення несе про нього певну інформацію: Нова книга лежить на столі.

       Таким чином, щоб спілкування відбулося, а мова перетворилася у зрозумілий мовленнєвий потік, слова треба пов’язати і речення за певною системою, яка б правильно і точно оформила думку. Вивченням цієї системи і займається синтаксис – розділ граматики, який описує будову і способи поєднання слів у словосполучення і речення. Що стосується пунктуації, то вона фіксує синтаксичні особливості речення в писемній формі мовлення за допомогою розділових знаків. Для досягнення позитивного результату в межах ділового стилю треба переконати ділового партнера в необхідності прийняти рішення, сприятливе протилежній стороні. Проблематичність цього надзавдання полягає у тому, що діловий стиль обмежений мовними засобами і не дозволяє проявів емоційності або суб’єктивності.

       Так, писемна форма професійного спілкування відрізняється від розмовного, публіцистичного або художнього стилів тим, що вона базується на об’єктивності, логічній послідовності, уніфікації і доказовості, і тому будь-яке «втручання» особи у струнку композицію документа розглядається як руйнування його юридичних основ. На перший погляд, значно легше досягти позитивного результату за усної форми, бо в цьому випадку внутрішнє прагнення до об’єктивності скріплюється зовнішньою простотою й емоційністю розмовно-публіцистичних виступів. Але це тільки на перший погляд. Насправді, складним якраз і є визначення міри суб’єктивності залежно від форми спілкування, яка повинна спиратись на єдність з аудиторією або співрозмовником для створення атмосфери неупередженості й об’єктивності.

       За таких обставин в усній і писемній формі професійного спілкування мовні акценти повинні бути різними. Так, у писемній формі хіба що не єдиною можливістю зробити документ «живим» і психологічно впливовим є використання обмеженої кількості способів викладу матеріалу і синтаксичних засобів службового мовного етикету, а в усній, як правило, переконливість залежить від зовнішньої і внутрішньої культури керівника або промовця, що проявляється якнайбільше у його вимові, лексиці і засобах мовного етикету.

       Таким чином, про синтаксис речень і тексту слід говорити в межах писемної форми професійного спілкування, який вимагає обов’язкового дотримування нейтральності тону ділових повідомлень, чіткої і стрункої композиції тексту, тому для нього характерні такі ознаки:

       – практично повна відсутність питальних і кличних речень;

       – уживання непрямої мови (пряма мова можлива лише за цитування певного документа);

       – прямий порядок слів (підмет має, як правило, форму теперішнього часу для створення ефекту позачасовості і ставиться перед присудком, а узгоджене означення – перед означувальним словом; вставні слова виносяться на початок речення);

       – переважна більшість пасивних конструкцій (вони акцентують увагу не на особі, а на дії: не розробляє, задовольняє, затверджує, а розробляється, задовольняється, затверджується), інфінітивів (зобов’язати, затвердити, попередити), дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

       – нанизування форм родового й орудного відмінків з великою кількістю віддієслівних іменників (забезпечення – кого? чим?).

       Таким чином, у діловому документі все робиться для того, щоб у тексті не було жодних суб’єктивно-оціночних моментів, а головна увага зосереджувалась не на підметі і присудку, а на об’єктивних фактах, які їх супроводжують. З іншого боку, відсутність суб’єктивності, позачасовість і лаконічність обмежують граматичні можливості мови і переконливості документа, що звужує його націленість на максимально позитивний результат. Це протиріччя можна вирішити маніпулюванням різними формами побудови словосполучень, речень і цілого тексту

Стилістичні можливості синтаксису базуються на синонімії синтаксичних явищ. До стилістичних ресурсів простого речення належать: спосіб вираження членів речення, порядок слів, використання однорідних членів речення та засоби зв’язку між ними, різновиди простих речень.

Один із важливих стилістичних засобів – синонімія вираження ресурсів.

Присудки ускладненої форми (чинити опір, покладати надії), властиві книжним стилям, науковому, офіційно-діловому, частково публіцистичному. Паралельні їм прості дієслівні присудки характерні для художнього та розмовного мовлення. Розмовний характер має дієслівний присудок, виражений інфінітивом, вигуком, повторюваним дієсловом (стук, стук, стук – вигук замість дієслова). Дієслово бути у формі теперішнього часу використовують у книжному мовленні, у формулюваннях та визначеннях.

Порядок слів

Українська мова належить до мов із вільним порядком слів, що дає можливість з одного речення зробити кілька варіантів, при перестановці компонентів. Проте вільність не виключає правил, що регулюють їх розташування. Порядок слів виконує синтаксичну і стилістичну функцію. Розрізняють прямий (звичайний) і зворотний порядок слів. При прямому порядку слів група підмета стоїть перед групою присудка, узгоджене означення перед означуваним словом (зелений ліс), неузгоджене означення після нього. Такий порядок слів характерний для наукового, офіційно-ділового, публіцистичного стилю. Зворотний порядок слів (інверсія) застосовується у художньому та розмовному стилях. При цьому найбільша увага зосереджується на тому членові речення, який виноситься на кінець. Таким чином значно підвищується експресивність та емоційність тексту.

Книжно-писемне мовлення характерне вживанням повних речень. Неповні речення частіше вживані в живому мовленні.

Специфіка використання односкладних речень

1. Для означено-особових речень характерне перенесення акценту з виконавця на дію. Вони вживані в розмовному мовленні, художніх текстах, іноді публіцистичних, навчальному та популярному різновидах наукового стилю.

2. Неозначено-особові речення (напр., Булатові наказали стежити за Шевченком. 3-я ос. мн.) поширені в розмовному та художньому стилях, рідко в публіцистичному.

3. Узагальнено-особові речення (zvl. 2. os. sg., фраза і дія стосується будь-якого моменту, напр., Згаяного часу не доженеш.), що містять узагальнені судження. Компонент розмовного мовлення та народної творчості.

4. Найрізноманітніші за функціями – інфінітивні речення. В офіційно-діловому та публіцистичному стилях вони мають відтінок наказовості, категоричності. У художньому стилі вони допомагають відбити психологічне напруження стану людини, сумнівів (напр., Бути чи не бути?).

5. Безособові речення наголошують на результаті дії, напр., Дощить. Йому спиться. Офіційно-діловий та науковий стилі віддають перевагу конструкціям на но-, то-, які виражають наслідки подій і процесів. У науковому стилі безособові речення стають головними у складнопідрядних. Художній стиль використовує ці типи речень в описах природи чи стану людини.

6. Номінативні речення: В офіційно-діловому та науковому стилях вживаються на початку тексту, який далі розкриває зміст цього поняття. Ту ж роль (з відповідним добором мовних засобів) вони можуть відігравати в художньому та публіцистичному стилях. У середині тексту вони можуть служити засобом уповільнення розповіді, у кінці підсилюють виклад, ставлять емоційну крапку.

Складне речення

Складним реченням надається перевага в книжному мовленні, оскільки вони найбільше відбивають його логічність та інтелектуальність. Науковий виклад потребує виявлення часових, умовних, допустових стосунків, причинно-наслідкових зв’язків, тому найдоцільнішими тут є складнопідрядні речення. У них зв’язок між окремими частинами тісніший ніж у складносурядних. Художньому стилю властиві підрядні обставинні речення часу і місця. Підрядні означальні широко вживаються в усіх стилях.

Офіційно-ділове мовлення менше ніж наукове вдається до складнопідрядних речень. Йому більше властиві прості, але досить поширені речення. Перша вимога до таких речень – ясність і точність формулювання. Для уникнення надмірного ускладнення у цих текстах запроваджують рубрикацію (пункти й підпункти).

Прагненням до об’єктивної узагальненості, абстрактності без зазначення суб’єкта дії, пояснюється широке використання в науковому та офіційно-діловому стилях пасивних конструкцій.

Структура наукового тексту – це система одиниць різних рівнів. Одиниця найвищого рівня – складне синтаксичне ціле, що являє собою об’єднання самостійних речень у більші відрізки мовлення. Вони характеризуються єдністю думки, теми, структурною завершеністю. До інтонаційно-синтаксичних одиниць належать абзац – пов’язана за змістом частина тексту від одного відступу до іншого. Абзац дає можливість відтворювати думку в процесі її розвитку. У нехудожніх текстах поділ на абзаци стандартний й у художніх та публіцистичних різноманітний, що залежить від теми і форми викладу. До продуктивних фігур у всіх видах текстів належать анафора, епіфора, антитеза. Щоб зосередити увагу на певному положенні, в науковій прозі застосовують форму запитань і відповідей (Які існують типи? Їх п’ять:...).

Складносурядні речення

В нехудожніх стилях вони констатують певний стан речей і не містять зіставлення чи протиставлення. Особливістю складносурядних речень є ритмічність і плавність, тому вони надають художньо-белетристичним текстам легкості, витонченості.

Безсполучникові речення

Вони широко представлені в описах природи, місцевості, дорожніх нотатках, де йдеться про зовнішні риси зображуваного. У поетичних творах уживання безсполучникових речень надає відтінку розмовності і сприяє вияву експресії.

Серед сполучників який та що перевага надається другому. Сполучник та найширше вживаний у розмовному мовленні, хоча це не виключає його використання в інших стилях.

Стилістична роль компонентів ускладнення речення

Однорідність як один із типів ускладнення речення надає мовленню виразності, підкреслює дії, ознаки, стани чи предмети. У нехудожніх стилях однорідність має переважно класифікаційний характер. Класифікація відбувається на одній підставі і має відповідати логічним вимогам. Не можна вживати як однорідні різнопланові слова, що позначають тематично не пов’язані поняття чи родові, видові поняття. При їх виборці:

• В офіційному і нейтральному мовленні перевага надається родовим (більше абстрактні), а в емоційно забарвлених текстах конкретнішим – видовим. Якщо в однорідному ряді є прийменники, то їх треба повторювати перед кожним членом ряду (в лісі, в школі,...). Порушення логічних вимог створює комічний ефект.

• Художня мова об’єднує в однорідних рядах більш віддалені поняття. Піднесеність мовлення зростає, коли складники об’єднані попарну (я й ти, ми й ви). Кожен наступний член синонімічного ряду в художньому тексті посилює попередній.

• У науковому та офіційно-діловому стилях однорідні ряди іменникові та прикметникові.

• У публіцистичному стилі більше місце посідають дієслівні. Часто вживаються узагальнюючи слова.

Відокремлені компоненти речення в науковому та діловому стилях основним зображенням мають уточнення, додаткове повідомлення. У художньому та публіцистичному стилях вони є засобом оцінності чи образності. Найчастіше цю роль поступають дієприслівникові та дієприкметникові звороти, прикладка.

Вставні слова не мають формального зв’язку з реченням чи його складниками. Для наукового та офіційно-ділового стилю найхарактернішими є вставні слова, що вказують на стосунки між частинами тексту (по-перше, по-друге,...; отже, таким чином, насамперед, нарешті,...), передають ставлення до способів висловлення думки (ймовірніше, точніше,...), зазначають джерело повідомлення (на думку вчених, за результатами досліджень), пом’якшують категоричність висновків (як відомо, припустимо), дають раціональну чи емоційну оцінку інформації (на жаль, напевно, мабуть). Як правило, з такими самими функціями перелічені типи вставних слів уживаються й у публіцистиці. Художня література використовує весь набір слів, які у взаємодії з іншими засобами цього стилю сприяють вираженню припущень, сумнівів, упевненості, ствердження чи заперечення. Особливо широко вживаються вставні слова в розмовному мовленні, надаючи йому експресії.

Вставлені конструкції в науковому стилі та його різновидах є засобом уточнення і роз’яснення, додаткового повідомлення, а в художньому і публіцистичному стилях сприяють розвиткові другого плану розповіді, можуть містити оцінку і експресивні зауваження автора.

Інші синтаксичні одиниці

Усне або письмове мовлення іншої особи, що вводиться в текст авторською ремаркою зі збереженням лексичних, граматичних та інших особливостей зветься прямою мовою. Одним із видів прямої мови є цитування. Це дослівний уривок з іншого твору, наведений із дотриманням усіх особливостей та посиланням на джерело. Цитати характерні для наукового та офіційно-ділового стилів. Обов’язкова умова – автентичність першоджерелу. Малі цитати характерні для публіцистики. Особливі значення посідає пряма мова в художньому стилі, завдяки чому він досягає глибокої експресивності. Зокрема в драматичних творах, пряма мова є єдиним засобом самовираження персонажів. У недраматичних жанрах мові автора протиставляється мова персонажів, яка дає рух оповіді, характеризує героя і його добу.

Непряма мова – це форма чужої мови, що будується на основі безпосереднього висловлювання, але передається від автора за допомогою підрядних речень з певними скороченнями. Автор викидає тут деталі, нецікаві чи неважливі для читача, або ж коли відпадає потреба передати своєрідність мовлення персонажів.

Монолог – мовлення однієї особи, звернене до широкої аудиторії з метою впливу на нею. У художніх творах монолог репрезентує спрямоване на читача мовлення автора або стилізоване підусне мовлення, внутрішнє мовлення персонажа. У недраматичних творах монолог служить для характеристики персонажів та виявлення авторського ставлення до них.

Діалог – розмова між двома особами, яка крім функції спілкування розкриває характери персонажів.

Еліпс побудований на пропуску слова чи словосполучення та вживається для відтворення енергійності, схвильованості чи розгубленості; використовується.

Сполучуваність слів. Вживання прийменників

Словосполучення – це поєднання двох або більше повнозначних слів синтаксичним зв’язком.

Між словами у словосполученні існують такі типи зв’язку: узгодження (головне слово узгоджується із залежним в роді, числі, відмінку, напр.: вирішене питання), керування (головне слово вимагає від залежного певної форми, напр.: наказ керівника), прилягання (головне слово сполучається із прислівником, дієприслівником або інфінітивом, напр.: завершувати пізно). Найбільш складними є словосполучення зі зв’язком керування, а особливо ті, які мають прийменники. Для уникнення помилок в побудові таких словосполучень слід пам’ятати, що після прикметників у вищому ступені порівняння вживаються прийменники від, за, сполучник ніж, напр.: дорожчий за золото; після прикметників багатий, скупий, хворий тощо перед іменником вживається прийменник на, напр.: бідний на знання; при числівниках 2, 3, 4 іменник стоїть у Н.в. мн., а при числівниках півтора, півтори – у Р.в. одн., напр.: чотири місяці, півтора дня, півтори години.

У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв’язку з, згідно з, на додаток до тощо.

За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення: просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, до тощо), часове (за, у, до, о, через, над, з тощо), причинове (з, від, через, в силу, з нагоди, завдяки, всуперед тощо), мети (для, на, заради), порівняння (проти тощо). Для ділового мовлення важливим є правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських словосполучень українською мовою. Російські сполуки з прийменником по перекладаються в українській мові словосполученнями з прийменниками за, з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д: за свідченням, з ініціативи, на замовлення, для складання, після одержання, у справах, повідомити телефоном.

Типові помилки в синтаксисі писемної форми виникають частіше всього під час перенесення синтаксичних особливостей російської мови на українську, а також за невміння реалізовувати основні вимоги до мови документів на практиці, що зменшує можливість переконливості тексту. Ось деякі з них:

       1. Змішування в межах одного речення інфінітивних і номінативних конструкцій:

       Зобов’язання банку:

       – відкрити Клієнтові розрахунковий рахунок за умови подання ним усіх документів, передбачених законодавчими актами України;

       – здійснення за дорученням Клієнта розрахункових та касових операцій у національній валюті України (треба Здійснювати за дорученням Клієнта розрахункові та касові операції…).

       2. Прямий переклад дієприкметникових зворотів теперішнього часу, які в українській мові повинні перекладатись як підрядні речення: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на генеруючі і використовуючі електричну енергію. Треба: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на ті, які генерують і які використовують електричну енергію.

       3. Зловживання дієприслівниковими зворотами на початку абзаца або тексту, що ускладнює текст документа: Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996 року № 1029 «Про вдосконалення порядку здавання в оренду житлових приміщень», наказую…Краще: Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України… і далі по тексту.

       4. Використання спільного додатка при дієсловах, які вимагають неоднакових відмінків: Ми повинні прагнути до вдосконалення і повного опанування методами (опанування – методами, але вдосконалення – методів).

       5. Заміна слів, відмінків або підміна прийменників під впливом російської мови у стійких словосполученнях (для душі, для відома замість до душі, до відома). Для правильного вживання відмінків слід пам’ятати:

       завідувач чого?, але завідуючий чим?,

       властивий кому?, але характерний для кого?,

       опанувати що?, але оволодівати чим?,

       сповнений чого?, але наповнений чим?,

       оснований на чому?, але заснований ким?,

       багата на що?, але славиться чим?,

       дорівнювати чому?, але рівнятися на що?,

       торкатися чого?, але доторкатися до чого?

       6. Неправильний вибір прийменника або форм керування під впливом російської мови [2, 112-131].   Порівняйте: 

РОСІЙСЬКА МОВА	УКРАЇНСЬКА МОВА
Подготовиться к	Підготуватися до
Стремиться к	Прагнути до
Предупреждать о (об)	Попереджувати про
Думать о (об)	Думати про
Заботиться о (об)	Піклуватися про
Случилось по	Трапилось через
Работать по (совместительству)	Працювати за (сумісництвом)
Выполнять по (располряжению)	Виконувати за (розпорядженням)
Обратиться по (адресу)	Звернутися на адресу
По приказу	За наказом
Согласно приказу	Згідно з наказом
Соответственно приказу	Відповідно до наказу
По возвращении	Після повернення
По указанию	За вказівкою
По всем правилам	За всіма правилами
По инициативе	З ініціативи
Речь по вопросу	Промова у питанні
По закону	По закону; за (згідно з) законом
Получать по счету	Одержувати за (згідно з) рахунком
По нашей инициативе	З нашої ініціативи; (за) нашою ініціативою
Мероприятия по	Заходи щодо, для, до
С 2000 по 2003 год	З 2000 по 2003 рік (до 2003 року)
По подозрению в чем	Підозрюючи у чому; маючи підозру, що; за підозрінням у чому
По многим причинам	З багатьох причин

 

7. Об’єднання у межах одного тексту тавтологічних словосполучень, родових і видових понять, тобто не розуміння суті однорідності. Так, у реченні Було закуплено нову апаратуру, прилади і пристрої значення виділених слів збігаються; у реченні Посіяно зернових – 300 га, бобових – 50 га, ячменю – 35 га поєднані родові й видові поняття (треба Посіяно зернових – 300 га, у тому числі ячменю – 35 га, бобових – 50 га) [1, 279-286].

     Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його приналежності до рівнів стандартизації (низького чи високого), мети, яку ставить перед собою укладач, а також ступеня його обізнаності з нормами етикету.

       Документи з високим рівнем стандартизації, в яких передбачений не лише формуляр документа, але й текст, за винятком цілком конкретних відомостей, – прерогатива спеціалістів-документознавців, в яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту і особливостями стандартизованих й уніфікованих бланків.

       Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, в яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту залежить від змісту, ситуації або певних обставин ділового спілкування, тут результат залежить не тільки від «сухих» цифр, фактів й об’єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш «вільних» мовних засобів.

       Тому існує три типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стандартизації: розповідь, опис і міркування.

       За розповіді події, явища і факти викладаються у хронологічній послідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол і іноді звіт, де увесь текст підпорядковується зовнішньому принципу. Тут не може існувати причинно-наслідкового аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формування позитивного враження стає об’єднання другорядних і не дуже привабливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й логічно виправданими.

       Опис, як правило, використовується у звітах, актах, наказах і постановах. У ньому характеризується подія або явище через перерахування ознак і властивостей, тобто не в процесі, а в певній часовій точці виміру. Опис включає загальну характеристику явища, а частини, які обґрунтовують, доповнюють або конкретизують її, звуться елементами опису. Ось чому переконливість документа, складеного за принципом опису, залежить від вміння правильно підібрати і розташувати його елементи.

       Найскладнішим способом викладу матеріалу у документах є міркування. У ньому логічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ через причинно-наслідковий аналіз – шляхом зіставлення, порівняння і розкриття змісту цих зв’язків. При такому способі треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити в його композицію таку логічну форму висловлення думки, як доказ. Саме від визначеної мети і підбору для її реалізації фактів і доказів залежить рішення ділового партнера. Міркування – класична прерогатива службових або пояснювальних записок. Але найчастіше проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. За такого об’єднання домінувати все ж таки буде міркування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису.

       Послідовність викладу матеріалів у такому випадку визначається формою побудови конкретного доказу: від узагальнень до фактів (дедуктивний метод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини постановки питання саме в такому ракурсі, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наводяться факти і розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

       Кожний документ, навіть викладений однією фразою, умовно ділиться на дві частини: обґрунтування і висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпорядження тощо). Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконливість і дієвість.

       У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який дозволяє навіть у «сухому» діловому стилі вживати словесні форми ввічливості, прийняті в даному суспільстві (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості. Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертаннями і вступними компліментами, особливо якщо він містить негативний зміст і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю (Шановний (Вельмишановний)…, Шановний (Вельмишановний) пане…, Шановна пані…, Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лікарю! Ми дуже раді…, Нам особливо приємно…), а закінчувати словами З повагою, З глибокою пошаною, Ще раз дякуємо Вам, Хочемо ще раз подякувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє негативне враження.

       Питання мовного етикету набувають особливої актуальності під час складання різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист-відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати ділові стосунки і не справляє негативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами. Щодо листів-прохань, то при їх написанні треба пам’ятати, що очікуваний результат може бути у ньому лише підказаний, а не нав’язаний адресатові. У таких випадках доречно просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення. У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а краще навіть коротке описання попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером… від…, де йшлося про…).

       Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у використанні активних і пасивних зворотів, відокремлень, а також деяких частин мови для пом’якшення категоричності тону і досягнення максимально позитивного результату.

       Так, пасивний зворот Моє розпорядження щодо своєчасної доставки вагонів не виконується (тут нема логічного суб’єкта) буде значно дієвішим ніж Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасної доставки вагонів, бо він акцентує увагу не на провині конкретної особи, а на факті невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ, і зменшує роздратування. Те ж саме стосується ситуацій, коли факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу: Оплата гарантується… Лист надіслано… та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій, вживається активна форма (тут граматичний і логічний суб’єкти співпадають): Міністерство освіти і науки не заперечує проти того, щоб…; Завод не гарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості.

       Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності і людяності (порівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з об’єктивних причин); демонструють обізнаність компаньйона зі справою, що справляє добре суб’єктивне враження (Як Вам уже відомо, ми…); формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись із справою,… Зважаючи на обставини,… Керуючись наказом,… Беручи до уваги,…та ін.).

       Для того, щоб думка не була висловлена категорично, не образила ділового партнера і мала максимальну переконливість, вона повинна випливати із самої логіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні:

       Ви повинні бути присутні на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, – впливовість мінімальна);

       Ваша присутність на нараді обов’язкова (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки категоричний);

       Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позитивної дії);

       Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого);

       Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись – впливовість і переконливість максимальна).

Особливості творення синтаксичних конструкцій

Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження, напр.: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків. У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: “У Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств”, – інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук; На території України діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.

Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з підрядними з’ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами, вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми дієслів, безособові форми на -но, -то, словосполучення дієслівного типу, дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання на прийняті закони, видані розпорядження, напр.: проект обговорюється, здійснити обмін, затверджено на засіданні, взяти на себе зобов’язання, зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; питання, розглянуте на зборах.