2.2 Характеристика процесу управління на підприємстві

В управлінській діяльності комунікативні навики та ораторські здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати в необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності готелю загалом чи його окремих структурних підрозділів.

Сутність комунікацій становлять взаємозв’язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються на підприємстві.

Основою комунікацій є інформація. Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками: за повнотою охоплення явища (повна, часткова, надлишкова), за періодом дії (разова, періодична, довгострокова), за змістом (фінансова, облікова, бухгалтерська, технологічна, довідкова, адміністративна), за рівнем достовірності (достовірна, недостовірна).

Менеджерами готелю „Русь” використовується в основному повна періодична адміністративна інформація, тобто інформація надається всебічно та повною мірою розкриває сутність, застосовується та формується систематично, відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації. Інформація завжди є достовірною, тобто об’єктивно і правдиво характеризує певне явище.

На підприємстві існує два види комунікацій. Перший – комунікація між організацією та зовнішнім середовищем. Наприклад, готель здійснює обмін інформацією зі споживачами з а допомогою надання реклами по радіо, в Інтернеті, з державою – через звіти. Під впливом зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічкі, звіти . Другий – між рівнями, підрозділами та працівниками готелю. Комунікації здійснюються від вищих рівнів управління до нижчих, тобто „зверху до низу”. Наприклад, генеральний менеджер інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети. Інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію надходить навпаки від нижчого рівня до вищого. Крім того, обмін інформацією постійно проходить між працівниками одного підрозділу та різними підрозділами, між менеджером та його підлеглими.

Певним підсумком управлінської діяльності є прийняття управлінського рішення, яке можливе лише внаслідок всебічного аналізу процесів і проблем виробничо-господарської, збутової, фінансової та інших видів діяльності з орієнтацією на інтереси, стратегічні цілі організації.

Управлінські рішення класифікують за кількома ознаками: за сферою охоплення (загальні та часткові рішення), за тривалістю дії (перспективні та поточні рішення), за рівнем прийняття (рішення на вищому, середньому та нижчому рівнях управління), за особливостями вирішуваних організацією завдань (запрограмовані, незапрограмовані, компромісні рішення), за способом обґрунтування (інтуїтивні, обґрунтовані, раціональні рішення), за способом прийняття (одноособові, колегіальні, колективні) та за характером (економічні, технологічні, соціально-психологічні, адміністративні рішення).

Всі загальні рішення в готелі „Русь”, що стосуються всієї організації, приймаються колективно, тобто загальними зборами керівництва та деяких підрозділів. Часткові рішення, які стосуються конкретних підрозділів, служб, приймаються одноособово або колективно.

Процес вироблення рішень охоплює декілька етапів: 1) визначення цілей організації, 2) виявлення проблем у процесі досягнення визначених цілей, 3) дослідження проблем і з’ясування їх особливостей, 4) пошук варіантів вирішення проблеми, 5) оцінювання всіх альтернатив і вибір найоптимальнішої, 6) узгодження рішень в організації, 7) затвердження рішення, 8) підготовка його до реалізації, 9) управління його реалізацією, 10) перевірка ефективності рішення.

Організацією діловодства на підприємстві займаються відділ бухгалтерії, секретаріат, юридичний відділ та відділ кадрів. До основних функцій діловодства належать: попередній розгляд і облік документів, довідково-інформаційне обслуговування, контроль за виконанням, удосконалення документообігу, оброблення і транспортування документів.