2.1 Аналіз організаційної структури управління на підприємстві

Всі питання, які стосуються управління готелем "Русь", як відкритого акціонерного товариства за організаційно-правовою формою регулюються Статутом підприємства, Законом України "Про господарські товариства", де визначаються органи управління Товариством, їх права обов'язки, порядок випуску, придбання, розподілу акцій.

Організаційна структура готельного підприємства визначається призначенням готелю, його категорією, розміром номерного фонду, місцезнаходженням, специфікою гостей та іншими факторами.

Вона є відображенням повноважень і обов’язків, покладених на кожного її робітника.

Виділимо основні служби готелю „Русь” (додаток М)

1. Апарат управління

2. Служба прийому та розміщення

3. Служба готельного господарства

4. Служба громадського харчування

5. Відділ продаж й маркетингу

6. Служба персоналу

7. Інженерно-технічна служба

8. Фінансово-економічний відділ

9. Відділ постачання

10. Транспортний відділ / Автотранспортний відділ

11. Служба безпеки

Керівними органами готелю „Русь” є:

1. Виконавчий орган – Апарат Управління

2. Апарат Управління підзвітний Збору Засновників. Кількісний і персональний склад Апарату Управління здійснює Ревізійна комісія.

3. Генеральний директор вибирається Збором Засновників.

4. Контроль за фінансово-господарською діяльністю Апарату Управління здійснює Ревізійна комісія.

В залежності від направлення діяльності працівників, складності й об’ємів виконуваних посадових обов’язків, рівня самостійності й відповідальності в прийняття й реалізації рішень, виділяють три рівня управління: вищий, середній та низовий.

Апарат Управління відноситься до вищого рівня управління в організаційній структурі готелю. Апарат Управління відповідає за організацію управління всіма службами готелю, вирішує фінансові питання, питання кадрового забезпечення, займається створенням і підтримкою необхідних умов праці для персоналу готелю, контролює додержання встановлених норм і правил з безпеки праці, техніки безпеки, протипожежної й екологічної безпеки. До цієї служби входять секретаріат, кадрова служба, фінансова служба, інспектори з пожежної безпеки й техніки безпеки.

Служба прийому та розміщення є центральною ланкою в ланцюзі обслуговування гостей. До неї входять служба портьє, бюро бронювання, служба підносу багажу та бізнес-центр

До обов’язків служби портьє входять чітке виконання поселення/виселення гостей, намагаючись підвисити їх ефективність і знизити трудомісткість, створення атмосфери затишку, комфорту та безпеки перебування в готелі, доведення максимального об’єму інформації до реальних та потенційних клієнтів, надання вичерпних відповідей на всі їх питання. Служба портьє взаємодіє зі всіма службами готелю, включаючи апарат управління.

Бюро бронювання докладає всіх зусиль для привертання нових клієнтів, намагається задовольнити всі їх запити. Бюро бронювання краще за всіх володіє інформацією про послуги готелю, спеціальні пропозиції та акції, ціни та завантаження готелю.

Служба підносу багажу пропонує свою допомогу при заїзді та виїзді, мінімізуючи час всіх формальностей, зустрічає гостей своїми посмішками та готовністю допомогти в будь-який час.

Бізнес-центр виконує побажання гостей в повному об’ємі, легко та швидко виконуючи роботу з технікою та програмами, допомагає ефективно проводити конференції, тісно співпрацюючи з відділом продаж й маркетингу.

Служба готельного господарства забезпечує обслуговування туристів в номерах, підтримує необхідний санітарний стан номерів та рівень комфорту, займається наданням побутових послуг. Ця служба постійно взаємодіє з майже всіма службами готелю, особливо з питань закупівлі необхідних матеріалів та обладнання. Служб готельного господарства відповідає також за прибирання територій та сходів готелю, надання послуг пральні.

Служба громадського харчування забезпечує обслуговування гостей в ресторанах, барах та кафе готелю, а також обслуговує гостей в номерах, вирішує питання з організації та обслуговування банкетів, презентацій та ін. До неї входять: директор ресторану, менеджери, адміністратори, офіціанти, повари, робітники кухні. Основне завдання цієї служби – представляти всім клієнтам швидке високоякісне обслуговування, задовольняти всі їх побажання та створювати домашній затишок та комфорт.

Відділ продаж й маркетингу займається питаннями оперативного й стратегічного планування, оптимізацією послуг, які надаються в готелі, аналізує стан готельного ринку, вивчає потреби клієнтів, підтримує імідж готелю, розробляє рекламні стратегії та нові послуги.

До складу цього відділу входять начальник служби продаж й маркетингу, менеджер відділу продаж й маркетингу, менеджер з організації банкетів та конференцій, асистент менеджера з організації банкетів та конференцій. Місія цього відділу полягає в просуванні готелю „Русь” в Україні та за кордоном як найкращого в Києві бізнес- та конференц-готелю категорії 3-4 зірки.

Служба персоналу (відділ кадрів) здійснює підбор кадрів для успішної діяльності готелю, надає допомогу працівникам в придбанні навичок та вмінь, необхідних для виконання обов’язків на високому рівні за міжнародними стандартами. До задач служби входять також реалізація єдиної державної політики в сфері зайнятості населення, розробка річних та перспективних планів із забезпечення готелю необхідними кадрами, формування пропозицій з підготовки та перепідготовки кадрів, підвищенню кваліфікації та ін.

До служби персоналу входять начальник відділу кадрів, спеціаліст відділу кадрів та спеціаліст з організації навчання персоналу.

Інженерно-технічна служба є невід’ємною частиною трудового колективу, робить все можливе, щоб забезпечити безпечне й чітке функціонування санітарно-технічного обладнання, електротехнічних приладів, систем кондиціювання та тепло забезпечення, інженерних сітей й комунікацій, своєчасне проведення профілактичних оглядів і ремонту апаратури та усування несправностей. Всі плани евакуації та правильного поводження під час стихійних лих належать до сфери їх відповідальності (додаток Н) До основних задач служби входять постійне удосконалення професійних знань, постійне вивчення управлінських та нормативних матеріалів, які стосуються впровадження, експлуатації та ремонту, відповідність зовнішнього вигляду іміджу готелю.

Фінансово-економічний відділ аналізує результати господарчої та фінансової діяльності підприємства, забезпечує повний облік товарно-матеріальних та грошових коштів, пред’являє повну достовірну фінансову інформацію за запитами керівників. До основних задач цього відділу входять досягнення економічної ефективності, здійснення фінансового планування та чітке виконання своїх обов’язків.

Місія відділу постачання полягає в ефективному проведенні закупівлі, постійному дослідженні ринку поставників, участі в роботі оптових ярмарок та виставок продуктів харчування. Відділ повинен ретельно перевіряти якість товарів, які поступають, виконувати запити в короткі строки.

Транспортний відділ займається наданням транспортних послуг клієнтам готелю, забезпечує перевезення за запитами служб та відділів, підтримує транспорт готелю в належному стані, забезпечує транспорт пально-змащувальними матеріалами. До транспортного відділу входять начальник автогрупи, механік-водій, водії.

Служба безпеки забезпечую гостей та працівників готелю належним рівнем безпеки, забезпечує зберігання матеріальних цінностей і власності готелю та її співробітників, визначає й оцінює можливі загрози, розробляє адекватні захисні заходи для їх виявлення та ліквідації. До служби входять начальник служби безпеки, інспектори служби безпеки, сторожи.

Проаналізувавши організаційну структуру готелю „Русь”, можна зробити висновок, що її система управління є достатньо ефективною та гнучкою.