1.3 Автоматизація робочого адміністратора

В готелі “Русь” впроваджена нова автоматизована система управління OPERA.

OPERA – це єдина база даних під управлінням однієї з самих надійних та гнучких в світі систем управління базами даних Oracle. В ній поєднано все: від здачі номеру в готелі й управління зв’язками з клієнтами до звітності для управління та контролю за діяльністю готелю.

В OPERA всі дані про клієнта об’єднуються в профайли, які зберігаються в єдиній центральній базі даних, при тому в кожному клієнтському профайлі можна заводити необмежену кількість контактних даних гостя, окремо вносити таку маркетингову інформацію, як ступінь важливості клієнта, вид його діяльності, частку компанії на ринку, інформацію про кредитні картки гостя. Великою перевагою є те, що система дозволяє не видаляти профайли, а робити їх неактивними в разі необхідності, при тому вони можуть бути відновлені в будь-яку мить.

Операції з бронювання та обліку номерного фонду в OPERA включають в себе повний спектр функцій, які допомогають не тільки спростити час на всі операції, але й дозволять підвисити рівень обслуговування. Створення та оновлення бронювань, розподіл дітей за віковими категоріями, надання інформації про наявність номерів, їх категорію, калькуляція за вимогою, лист очікування, розширені можливості тарифної політики – всі ці функції значно прискорюють роботу всього відділу прийому та обслуговування, що допомагає більше часу приділити гостю.

Система дозволяє в лічені хвилини поселити та виселити гостя без необхідності оформлення великої кількості паперів, що є дуже важливим для клієнта, який цінує свій час. Реєстрація може проводитися як із бронюванням, так і без нього, можливий спеціальний “швидкий” варіант виписки для груп.

В OPERA досяжний весь необхідний набір касирських функцій, включаючи спеціальні гостьові функції, такі як депозитування, управління валютами, платежами та виставлення рахунків. Також можна скористатися спеціальними функціями для клієнтів, які не проживають в готелі, наприклад, оплата різноманітних спеціалізованих послуг та обмін валюти.

Зберігання рахунків виписаних гостей для наступного оновлення даних при необхідності, вибір групи для формування єдиного рахунку, щоденне оновлення курсу валют, можливість одночасного відкриття та зміни рахунків із складною структурою з різних вікон, ведення журналу касирських операцій та багато інших властивостей значно спрощують не тільки касирські операції, але й дозволяють зробити цей модуль інтегрованою системою з можливістю повного контролю за рухом грошових коштів в готелі.

В OPERA функції управління номерним фондом значно розширені: можна виконувати операції, пов’язані з прибиранням та статусом номерів, записувати й зберігати інформацію про всі дії з кожним окремим номером. До особливостей цього модулю можна віднести контроль за статусом номеру та його зміцнення через інтерфейс з телефонною системою. Можна також розподіляти функції покоївок для кожного номеру та створювати звіти по діям персоналу, розподіляти покоївок на денні та вечірні зміни, переглядати історію номеру.

Оскільки готель не зупиняє свою діяльність навіть вночі, то в програмі OPERA є функція нічного аудиту – закриття фінансового дня та всі бухгалтерські функції за день. До основних етапів нічного аудита відносяться автоматичне нарахування тарифів за проживання та податків, а також інші фіксовані нарахування; виявлення гарантованих неявок, зміна статусу негарантованих неявок; показ інформації про касирів із незакритою касовою зміною, неоплачені виїзди, неявки; підготовка до друку звітів, резервне копіювання.

Для кожного управлінця друкується окремий, необхідний йому, звіт про діяльність готелю. OPERA дозволяє створювати велику кількість різноманітних звітів (стандартних та нестандартних), які можуть бути попередньо переглянуті або роздруковані. Всі звіти можна перетворювати в формат Word, Excel, факсимільні та електронні повідомлення.

Зручність автоматизованої системи управління OPERA полягає також в тому, що з цією програмою можуть працювати бухгалтера, економісти, маркетологи та керівники готелю.