3.2. Внутренний контроль расчетов по выплатам работникам

По своей сути внутренний контроль – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах. Внутренний контроль учета расчетов с персоналом ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» осуществляется на регулярной основе и направлен на проверку следующих аспектов:

• соблюдения требований действующего трудового и гражданского законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров;

• правильности отражения в бухгалтерском учете операций, оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с персоналом;

• обоснованности формирования отчетных показателей в бухгалтерской и налоговой отчетности, с целью совместной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета.

• исполнением приказов и распоряжений руководителя организации;

• соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;

• предотвращение ошибок и искажений в документах;

• изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:

• численность персонала в компании;

• количество структурных подразделений;

• количество работников, обучающихся без отрыва от производства;

• количество внешних и внутренних совместителей;

• режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);

• количество командировок;

• необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок:

– приема, перевода и увольнения работников;

– предоставления сотрудникам отпусков;

– направления работников в командировки;

– учета рабочего времени и т. д.

Проверяя то, как оформляется прием на работу ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» определяется, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства. При аудите порядка оформления приема сотрудников на работу в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» уделяется внимание на следующее:

– представил ли соискатель документы, необходимые для заключения трудового договора;

– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора;

– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок;

– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр;

– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его форма утвержденной в компании, а содержание – условиям трудового договора;

– оформлена ли на работника трудовая книжка, внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек;

– оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке;

– проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение и т. д. Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов», также рассматривают материалы проверок внешних контролирующих органов.

По результатам проведенного мероприятия в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» составляется акт. В нем отражаются размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц, описание необходимых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе контроля, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

Работники, допустившие недостатки, искажения и нарушения письменной форме представляют руководителю ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля. Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры.

После нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков, в котором указать ответственных за их устранение, сроки выполнения, и утвердить его приказом работодателя. Работников, ответственных за выполнение приказа, нужно обязательно ознакомить с ним под роспись.

Таким образом, практически каждая процедура в деятельности кадровой службы должна попасть под внутренний контроль. При этом желательно прописать методику проведения проверок на каждом этапе кадрового делопроизводства.

В связи с выявленными недочетами в учете расчетов по оплате труда, в частности первичных документов, а конкретно, не все приказы о приеме на работу разнесены в карточки сотрудников; отсутствовали подписи на многих документах работника кадровой службы и руководителя учреждения на приказах о предоставлении отпуска было предложено разработать и внедрить график документооборота по учету труда и заработной платы.

Документооборот представляет собой составление графика прохождения документов, с целью отслеживания правильности оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

Следует отметить, что оптимизация документооборота позволит установить количество необходимых документов и число работающих с данными документами.

При составлении графика документооборота должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные учетные документы, которые принимает бухгалтерия, должны иметь все обязательные реквизиты;

• при приемке документов бухгалтер должен проверить правильность арифметических вычислений;

• документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления.

Очевидно, что рациональная организация документооборота в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» ускорит сроки составления бухгалтерской отчетности, повысит оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием. Как уже было отмечено ранее, такого графика документооборота в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» нет. Можно предложить вести учет, согласно разработанному графику документооборота. Фрагмент графика документооборота по учету труда и заработной платы представлен в таблице 30 (приложение 11)

В плане организации труда и повышения классификации работников бухгалтерии ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» определяют штат работников и структуру бухгалтерии, разрабатывают должностную характеристику для каждого работника, намечают мероприятия по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посещение учебных занятий отдельных работников бухгалтерии.

Таким образом, важным направлением совершенствования учета расчетов по оплате труда является автоматизация учетного, аналитического и контрольного процесса, которая позволит уменьшить количество ошибок при обработке информации, сократить время на осуществление учетных, аналитических и контрольных процедур, уменьшит количество ручных операций. Действенным средством улучшения учета можно считать проведение на предприятии внутреннего аудита расчетов по выплатам работникам.

В современных условиях хозяйствования большое значение имеет дальнейшее совершенствование документооборота по учету выработки и заработной платы, в частности, сокращение количества первичных документов на основе автоматизации первичного учета и внедрения машиночитаемых документов взамен бумажных. Совершенствованию документооборота способствуют интеграция учета выполнения графиков производства с учетом выработки и заработной платы, внедрение систем учета выработки, ориентированных на оплату конечных результатов труда, и других форм внутрихозяйственных экономических отношений.

Проведенный анализ показал, что в ООО «Юговской Комбинат Молочных Продуктов» необходимо повысить производительность труда. Это возможно за счет следующих факторов:

- совершенствование техники и технологии. В эту группу факторов входит все, что определяется современным научно-техническим прогрессом;

- улучшение организации производства: рациональное размещение производительных сил, специализация предприятий и отраслей промышленности, наиболее полное использование имеющегося оборудования;

- совершенствование организации труда: улучшение использования живого труда, посредством повышения квалификации кадров, культурно-технического уровня трудящихся, укрепления трудовой дисциплины и совершенствования системы заработной платы, нормирования труда и личной материальной заинтересованности всех работников.