1.2. Методы расчета численности рабочих

Численность персонала предприятия не остается постоянной. Она непрерывно меняется вследствие того, что предприятие в течение определенного периода осуществляет наем и увольнение работников. Поэтому различают понятия «списочный состав», «среднесписочный» и «явочный состав работников».

Списочная численность работников предприятия – это численность работников списочного состава на определенное число или дату с учетом принятых и выбывших в этот день работников. В списочный состав включаются все работники, принятые на постоянную работу, сезонную и временную работу сроком один день и более со дня зачисления их на работу. В этом списке каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие по каким-либо причинам. Трудовые книжки таких работников находятся в кадровой службе предприятия, а в приказе о назначении на работу оговорено, что речь идет о штатной должности. Выделяют совместителей, в приказе о назначении которых оговаривается, что продолжительность рабочего дня их не должна превышать 50% установленных законом для данной категории. И еще выделяется группа работников, работающих по договорам подряда (поручения), численность которых в списочную численность не включается, но в отдельных случаях они учитываются как целые единицы, в отличие от совместителей, которые включаются в список в размере не более 0,5 единицы [25, c.166].

Процесс планирования персонала подчинен задаче реализации предприятием общей стратегии. Условно можно выделить следующие основные этапы планирования (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Этапы планирования потребности в персонале

Определение стратегических целей	На основании стратегических планов организации определяются конкретные количественные цели предприятия в целом и всех подразделений в частности
Постановка кадровой проблемы	Определяются различные параметры требований к кадровому составу предприятий с учетом их планируемой реорганизации и оптимизации. Состав персонала предприятий предполагает количественную и качественную параметризации состава подразделений
Оценка кадровых ресурсов организации	Происходит оценка человеческих ресурсов: - оценка состояния имеющихся ресурсов (количество, качество, результативность труда, текучесть, заслуги, компетентность, загруженность и); - оценка внешних источников (работники других предприятий, выпускники учебных заведений, учащиеся); - оценка соответствия требований и ресурсов (в настоящее время и в будущем); - оценка ресурсов, требуемых на различные варианты решения кадровых задач
Разработка планов действия для достижения желаемых результатов	- определение различных вариантов решения кадровых задач с учетом имеющихся ресурсов (обучение, подбор, использование внешних или внутренних источников персонала и т.п.); - оценка сложности и ресурсоемкости каждого варианта; - выбор оптимального варианта решения кадровой задачи; - разработка плана мероприятий по решению кадровой задачи

На каждом из них нужна информация, которую кадровый менеджер получает от руководителей подразделений, нуждающихся в новых сотрудниках. Объединив все данные и поняв общую картину потребности в кадрах, менеджер может заняться непосредственно планированием.

В таблице 1.2 показаны основные факторы, влияющие на потребность в персонале организации. Здесь важна грамотно организованная статистика:

- структура и динамика рабочей силы организации по категориям занятых (производственный, непроизводственный, административный персонал);

- возрастная и образовательная структура персонала;

- текучесть персонала;

- издержки на рабочую силу;

- квалификация персонала и статистика профессионального обучения.

Таблица 1.2

Основные факторы, влияющие на потребность в персонале

Внутриорганизационные факторы	Внешние факторы
1. Цели (стратегические задачи, бизнес-планы): - выпуск новой продукции; - освоение новых рынков; - ликвидация отдельных сегментов рынка.	1. Состояние экономики в целом: -темпы экономического роста; - уровень инфляции; - уровень безработицы; - ситуация на рынке труда.
2. Движение персонала: - увольнения по собственному желанию; - выходы на пенсию; - декретные отпуска; - временная нетрудоспособность; -смерть.	2. Политические изменения: - изменения ТК РФ; - налоговый режим; - система социального страхования.
3. Финансовое состояние, традиции.	3. Развитие техники и технологии. Конкуренция и рыночная динамика

На этом этапе обязательно постоянно проводить сопоставление внешних и внутренних факторов и понимать, то, что является силой сегодня, завтра может стать слабостью предприятия и наоборот. Кроме этого любой организации, желающей преуспеть в своей деятельности, необходимо постоянно «держать руку на пульсе» всего нового и перспективного, т.е. необходимо постоянно отслеживать техническую, социальную и экономическую составляющие научно технического прогресса и выявлять те факторы, которые смогут в будущем оказать положительное влияние на жизнедеятельность организации.

Таблица 1.3

Действующие взаимосвязи в планировании потребности в персонале

Факторы	Их влияние	Методы определения
1. Факторы, существующие вне предприятия
1.1. Изменение конъюктуры	Сбытовые возможности предприятия	Анализ тенденций, оценка
1.2. Изменение структуры рынка		Анализ рынка
1.3. Конкурентные отношения	Себестоимость	Анализ положения на рынке
1.4. Данные, определяемые экономической политикой		Анализ экономических данных и процессов
1.5. Тарифное соглашение		Прогноз последствий, анализ принятых соглашений
2. Факторы, существующие на предприятии (внутренние)
2.1. Запланированный объем сбыта	Количественные и качественные потребности в кадрах (новый или пониженный спрос)	Принятие предпринимательских решений в соответствии с оценкой факторов, перечисленных в пункте 1
2.2. Техника, технология, организация производства и труда	Численность необходимого персонала, Объем и качество готовой продукции	Показатели на основе эмпирических данных организационного характера и науки в труде
2.3. Текучесть кадров	Дополнительная потребность в работниках для замены выбывших	Учет убытков
2.4. Простои	Нерациональное использование персонала, Сокращение объема производства	Определение доли текучести кадров и простоев
Стратегия профсоюза	Кадровая политика	Переговоры

Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

Явочная численность – это количество работников списочного состава, явившихся на работу. Разница между явочным и списочным составом характеризует количество целодневных простоев (отпуска, болезни, командировки).

Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на количества календарных дней месяца. Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале (году) и деления полученной суммы на 3 (12). Качественная характеристика трудовых ресурсов персонала предприятия определяется степенью профессиональной и квалификационной пригодности его работников для выполнения целей предприятия и производимых ими работ.

Для малых предприятий допускается упрощенное определение среднесписочной численности работников как полусуммы данных об их наличии на начало и конец каждого отчетного месяца [6, c.175].

Как уже отмечалось, изменение в списочной численности персонала происходит вследствие приема на работу и увольнения работников. Также движение кадров обусловлено необходимостью приведения в соответствие потребностей производства с потребностью в труде определенного качества и количества.

По данным о наличии кадров в целом и по категориям и группам персонала можно рассчитывать показатели, характеризующие оборот кадров:

Трудовой коллектив по численному составу, уровню квалификации не является постоянной величиной, он все время изменяется: увольняются одни работники, принимаются другие. Изменения такого рода характеризуются текучестью кадров [13, с. 328].

Состояние кадров на предприятии может быть определено с помощью следующих коэффициентов. Система показателей по труду, необходимая организациям для анализа и планирования представлена в таблице 1.4.

Таблица 1.4

Система показателей по труду, необходимая организациям для анализа и планирования

Наименование показателя	Расчет	Сфера применения	Категория персонала
ССЧ персонала за отчетный период	ССЧ неполный день = Сумма человеко-дней / Количество календарных дней	Средний показатель, который базируется на среднесписочной численности за все месяца	Производственный персонал
ССЧ полный день	Общая СЧ / Количество календарных дней	Параметр для сотрудников, которые работают полный рабочий день, определить не сложно.	Производственный персонал
Число человеко-дней	Отработанные часы / Норматив продолжительности рабочего дня	Дни, которые сотрудник отсутствовал (больничные, прогулы, отпуска), принимаются за количество часов предыдущего трудового дня	Производственный персонал
ССЧ неполный день	Сумма человеко-дней / Количество календарных дней	Формула для расчета среднесписочной работников, занятых неполный рабочий день выглядит следующим образом:	Производственный персонал
Относительное уменьшение численности персонала при увеличении объема производства (Э1)	Э1 = Чупб (Купп – Ко) / 100	Чупб – численность условно-постоянной части персонала производственной сферы в базовом периоде, чел.; Купп – рост условно-постоянной части персонала производственной сферы в плановом периоде, %; Ко – рост объема производства, %	Производственный персонал
Коэффициент выбытия кадров Кв.к. (%)	Kв.к. = Pув / Р	Коэффициент выбытия кадров Кв.к. (%) определяется отношением количества работников, уволенных по всем причинам за данный период Рув, к среднесписочной численности работников за тот же период Р	Производственный персонал
Коэффициент приема кадров Кп.к. (%)	Kп.к. = (Pn / P) / 100	Коэффициент приема кадров Кп.к. (%) определяется отношением количе-ства работников, принятых на работу за данный период Рп, к среднесписочной численности работников за тот же период Р	Производственный персонал

Продолжение таблицы 1.4

Наименование показателя	Расчет	Сфера применения	Категория персонала
Коэффициент стабильности кадров Kс.к.	Kс.к. = 1 – P’ув / P + Pп	Коэффициент стабильности кадров Kс.к. рекомендуется использовать при оценке уровня организации управления производством как на предприятии в целом, так и в отдельных подразделениях	Производственный персонал
Ктек = (Чув / Чсп) * 100%	Ктек = (Чув / Чсп) * 100%	где Чув – число уволенных по собственному желанию, за прогулы и другие нарушения производственной дисциплины за определенный период, человек; Чсп – среднесписочная численность работающих за тот же период, человек.	Производственный персонал

Аналогичные показатели могут быть рассчитаны по внутренним подразделениям предприятия.

Увеличение производительности труда находится в прямой зависимости от использования рабочего времени. Снижение потерь рабочего времени и нерациональных его затрат приводит к росту производительности труда без дополнительных мероприятий и затрат.

Объем вырабатываемой продукции прямо пропорционален фонду рабочего времени и обратно пропорционален трудоемкости. Анализ использования рабочего времени проводится в двух направлениях: выявление потерь рабочего времени и непроизводительного его использования [19, c.177].

Целью анализа использования рабочего времени на предприятии является выявление целесообразности использования рабочего времени, при котором есть возможность выявить недостатки в его использовании, определить их причины и разработать предложения по рациональному использованию.

Цель анализа использования рабочего времени на предприятии предполагает решение следующих задач:

• рассмотреть основные экономические показатели деятельности предприятия;

• изучить использования фонда рабочего времени в динамике;

• оценить эффективность использования трудовых ресурсов;

• выявить при проведении анализа все положительные и негативные моменты при использовании фонда рабочего времени в целом по предприятию;

• выявить возможность экономии рабочего времени;

• рассчитать экономический эффект использования рабочего времени на предприятии.

Основной источник информации данных для анализа потерь рабочего времени – статистические формы 1-Т, 4-П, в которых содержатся показатели, характеризующие использование рабочего времени рабочими за год:

• отработанные человеко-дни;

• число целодневных простоев;

• расшифровка неявок на работу по причинам;

• отработанные человеко-часы;

• часы внутрисменных простоев.

Дополнительно привлекаются данные о плановом и фактическом балансе рабочего времени одного рабочего и другие показатели, полученные выборочным и оперативным путем (фотография рабочего времени и самофотографии, хронометраж операций, данные моментных наблюдений).

Проведения анализа использования рабочего времени на предприятии происходит в несколько этапов:

1. Первый этап анализа использования рабочего времени представляет собой анализ использования среднесписочного состава рабочих на основе расчета коэффициента использования среднесписочного состава Кисп. Для его определения вначале рассчитывают ежедневную численность рабочих (явочное число рабочих Ч р.яв) в предшествующем и отчетном периодах:

Ч яв = Ф р * Ч р.ср / Ф н (19)

где Ф р – реальный фонд одного рабочего в год;

Р р.ср – среднесписочная численность рабочих;

Ф н – номинальный фонд одного рабочего в год.

К исп = Ч р.яв / Ч р.ср. (20)

Коэффициент использования среднесписочного состава рассчитывается для двух периодов – предшествующего и отчетного.

Сравнение коэффициентов отражает динамику этого показателя.

К исп.отч / К исп.пред * 100-100, (21)

Причина невыполнения плана по показателю использования среднесписочного числа рабочих могут быть:

• увеличение числа отпусков с разрешения администрации;

• увеличение числа прогулов;

• рост заболеваемости.

Анализ и расчет данного показателя необходим для планирования численности по рабочим местам и нормам обслуживания.

2. Второй этап связан с анализом использования фонда рабочего времени по балансу рабочего времени одного среднесписочного рабочего. Непосредственное влияние на рост производительности труда оказывает увеличение годового (квартального, месячного) реального (эффективного) фонда рабочего времени в часах на одного среднесписочного рабочего. Увеличение этого фонда зависит от роста реальной продолжительности рабочего дня и от сокращения целосменных простоев и невыходов на работу. Поэтому при анализе рассматриваются причины увеличения или уменьшения этих составляющих фонда рабочего времени [45, c.177].

Например, реальная продолжительность рабочего дня увеличивается при наличии сверхурочных работ и уменьшается за счет внутрисменных простоев, сокращения рабочих дней подростков, сокращение рабочего дня на один час в предпраздничные дни, отвлечения от работы.

В процессе анализа устанавливается увеличение или уменьшение эффективного фонда времени одного рабочего и рассчитывается экономия трудозатрат:

Э ч = Э ф.р.в. * Ч р.ср / Ф р.в, (22)

где Э ф.р.в. – экономия (увеличение) фонда рабочего времени плановая или отчетная;

Ф р.в. – эффективный (реальный) фонд рабочего времени рабочего – плановый или отчетный.

Рассчитав экономию трудозатрат, можно определить рост производительности труда по предприятию или её снижение, а так же дополнительный выпуск продукции или её потери.

На третьем этапе анализируется влияние использования рабочего времени на изменение показателя производительности труда. О степени использования рабочего времени можно судить по изменению показателей часовой, дневной и годовой производительности труда (выработке).

Рост часовой выработки зависит от снижения трудоемкости в результате внедрения новой техники, совершенствования организации труда и др. Повышение годовой выработки зависит ещё от уменьшения невыходов на работу (прогулы, целодневные простои и т.п.) в течение месяца, года. Превышение роста дневной выработки над часовой отражает улучшение использования внутрисменного времени, а превышение роста годовой выработки над дневной объясняется увеличением числа явочных дней в году.

Четвертый этап связан с анализом потерь рабочего времени. Данные о фактическом количестве отобранных человеко-дней и человеко-часах берут из табельного учета. Современная организация табельного учета не дает достоверных сведений о количестве фактически отработанных человеко-дней и человеко-часов. Ещё менее точно учитывается количество отработанных часов за смену. Уменьшение отработанных часов происходит за счет простоя, который не всегда фиксируется. Учитываются только простои не по вине рабочего, документально оформленные, которые в соответствии с Трудовым кодексом должны оплачиваться. Это не позволяет иметь реальный показатель числа отработанных человеко-часов, искажает картину производительного использования рабочего времени, не дает возможности выявить реальные резервы роста производительности труда.

Не учитываемые потери рабочего времени на предприятиях отражаются во внутренней отчетности. Для полного использования резервов ростов производительности труда анализ отчетных данных следует дополнять анализом фотографии рабочего времени.

Рост производительности труда от использования выявленных при проведении фотографий рабочего времени потерь рабочего времени Т п.рв определяется по формулам:

Э ч = П баз – П отч / 100 – П отч * 100, (23)

где Э ч – экономия численности при сокращении потерь, %;

П баз, П отч. – потери рабоч. времени в базисном и отчетном годах, %;

ПТ = Т п.р.в. / Т см – Т п.р.в. *100, (24)

где Т см – сменное время, %;

ПТ = Т оп.норм – Т оп.факт / Т оп.факт * 100 (25)

ПТ = 100 –П отч / 100 - П баз. * 100 – 100, (26)

Т оп.норм, Т оп.факт – нормативное и фактическое оперативное время.

При анализе отчетных показателей использования рабочего времени среднее число дней, отработанных одним рабочим за год, среднее количество часов, отработанных одним рабочим за смену и за год, берутся за предыдущий год, по плану и факту отчетного года.

Далее устанавливаются причины потерь рабочего времени. К ним относятся прежде всего не планируемые потери рабочих дней:

• целодневные простои;

• отпуска с разрешения администрации;

• прогулы;

• болезни;

• внутрисменные простои.

Затем рассчитывается величина потерь на одного рабочего в днях и часах, в том числе по причинам. Значительные резервы роста производительности труда кроются в сокращении потерь рабочего времени из-за болезней. Обычно делается детальный анализ причин потерь рабочего времени по заболеваемости, а так же изучается состояние охраны труда и техники безопасности на рабочих местах, намечаются мероприятия по их улучшению. Кроме выявления потерь рабочего времени в процессе анализа устанавливается эффективное его использование.

Отрицательное влияние на производственный процесс оказывают непроизводительные затраты труда, которые завися от уровня организации и управления производством [49, c.88].

Пятый этап связан с анализом непроизводительного использования рабочего времени, к которому относят время, затраченное на изготовление бракованной продукции, на исправление брака, отклонения от нормальных технологических условий работы. Это так называемые скрытые потери рабочего времени.

Источники сведений о потерях рабочего времени, связанные с непроизводительным его использованием, являются.

1. Данные бухгалтерского учета о внутризаводском браке.

2. Заказы предприятия:

• на восстановление потерь и недостач заготовок, узлов, деталей и изделий, которые выявляются в результате инвентаризации незавершенного производства и готовой продукции на складах;

• на восстановление (замену) реализованных изделий, вышедших из строя в течение гарантийного срока;

• данные служб технического контроля качества о возврате продукции на повторное предъявление (с указанием причин возраста и объема трудозатрат на устранение дефектов);

• учет прочих непроизводительных затрат рабочего времени, обусловленных прежде всего простоями из-за нехватки комплектующих.

Сверхурочное время включается в фактически отработанное время, поэтому необходимо добавить к числу потерь рабочего времени количество сверхурочно отработанных человеко-часов.

Расчет влияния изменения структуры персонала на показатели производительности труда проводится по формулам:

И ПТ р = И ПТ р. осн * д р.ос, (27)

где И ПТ р – индекс производительности труда рабочих;

И ПТ р. осн – индекс производительности труда основных рабочих;

Д р. осн – индекс изменения удельного веса основных рабочих в общей численности рабочих.

И ПТ ппп = И ПТ р * И Д р, (28)

где И ПТ ппп – индекс производительности труда работающих;

Д р – индекс изменения удельного веса рабочих в общей численности.

ПТ ппп = ПТ р.осн * Д р.осн * Д р. (29)

Создание нормальных условий труда на всех рабочих местах служит основой высокой трудовой отдачи персонала различных категорий.

Работоспособность человека и результаты его труда определяются множеством взаимосвязанных факторов, среди которых на одно их первых мест выступают условия труда, его тяжесть и интенсивность, характеризующие в конечном счете затраты и результаты труда. Поэтому рациональное использование труда, управление персоналом должно предусматривать создание на всех предприятиях с различными формами собственности, в каждом трудовом процессе соответствующих условий для оптимального расходования рабочей силы, то есть умственных, физических и предпринимательских способностей работников [10, c.199].

Таким образом, трудовые ресурсы принципиально отличаются от всех других видов экономических ресурсов. Они являются определяющим и активным фактором общественного производства. Изменение численности трудовых ресурсов непосредственно определяется продолжительностью образования, соотношением численности лиц, вступающих в трудоспособный и пенсионный возраст.