1. Упорядочение документов при передаче на архивное хранение

1.1 Нормативно-методическая база по упорядочению документов и экспертиза ценности документов

Нормативно – правовая база – это совокупность законодательных, правовых, нормативных актов Российской Федерации и методических документов, регламентирующих вопросы при описании дел по личному составу.

В Российской Федерации к нормативно – правовым актам при описании документов относятся:

1.1.1 Федеральные законы Российской Федерации

1.1.2 Нормативно – методические документы

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»¹ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

• Федеральный закон РФ «О персональных данных»² регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»¹ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

• Закон «Об архивном деле в Пермском крае»² закрепляет основные положения в области архивной деятельности в крае. Закрепляет состав Архивного фонда Пермского края, функции государственных и муниципальных архивов, а также порядок комплектования, учета, использования документов, входящих в состав Архивного фонда.

Таким образом, федеральные законы, на основании которых осуществляется деятельность архивных учреждений и архивов организаций по описанию документов, образующихся в их деятельности, регламентируют деятельность по описанию документов, в том числе по личному составу, определяют правила обработки персональных данных, закрепляют основные термины и определения.

• Государственная система документационного обеспечения управления³. Цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработкии анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Раздел 3.2.6. Гсдоу «формирование дел» раскрывает определение формирования дел и общие правила формирования дел.

Раздел 3.4.2. Гсдоу «оформление дел» раскрывает особенности оформления дел.

Раздел 3.4.3. Гсдоу «составление описей дел» раскрывает порядок описания дел.

• В 2015 году приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 были утверждены и введены новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее Правила).

В пунктах 04.19-04.30 Правил определяется порядок формирования дел в организации, основные требования при формировании дел, порядок документов в делах, формирование в дела распределительных документов.

Пункты 04.31-04.32Правил раскрывают особенности составления и оформления описей дел.

• Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распределительной документации, требования к оформлению документов»¹.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

• Методика составления описей дел и документов. Рекомендации для работников муниципальных архивов концентрирует основное внимание на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно – методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения. В качестве приложений даны формы описей.

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения. Данный стандарт содержит термины и определения, которые используются в архивном деле.

Персонал организации должен знать и соблюдать все нормативно – правовые акты, так как их несоблюдение влечет за собой гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную ответственность.

Нормативно – методические документы очень важны в работе кадровых служб, так как они помогают специалистамправильно вести документацию, не совершать ошибок при оформлении, ведении и хранении документов.

Грамотное следование всем нормативным документам при упорядочении документов, в том числе при описании документов максимально сделает этот процесс последовательным и нетрудоемким.