Содержание

СОДЕРЖАНИЕ 2

1. УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 6

1.1 Нормативно-методическая база по упорядочению документов и экспертиза ценности документов 6

1.2 Формирование дел. 9

Проведение экспертизы ценности документов 9

1.3 Составление и оформление описей дел 22

2. глава Организация работы по упорядочению документов в ГБУЗ Пермского края "Городская детская поликлиника №4" 27

2.1 Краткая характеристика Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Пермского края «Городская детская поликлиника № 4» 27

2.2 Упорядочение документов ГБУЗ ПК "ГДП № 4" при передаче их на архивное хранение 30

3.2 Рекомендации по физической обработке дел 49

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 55

Номенклатура дел на 2014 год 63

Введение

Актуальность темы. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия). Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.

Объектом исследования данной работы является документальный фонд организации, документы кратковременного хранения, документы по личному составу, документы постоянного хранения.

Целью данной работы является, исследовать основные этапы документооборота в организации, группировка документов в дела, работа с конфиденциальными документами, дать оценку значимости документов;

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи, определить комплектование архив документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.

Библиография. При написании работы использовались Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе. В целях настоящего Федерального закона применяются основные понятия, т.к. архивный документ, документы по личному составу, особо ценные документы и др., Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2), Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г., 2006 г.), Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.), периодические издания, так и научная литература таких авторов как Галахова В.В., Корнеева И.К, Ксандопуло Г.Н. Пшенко А.В, Степанова Е.А. Янковой В.Ф. «Делопроизводство». В данном пособии особое внимание уделено оперативному хранению документов, оценки значимости документов, архивному хранению. Алексеева Е.В., Бурова Е.М., Афанасьева Л.П., Козлов В.П. «Архивоведение».

Практическая значимость данной работы заключается в возможности дальнейшего использования её студентами специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление», как дополнительное пособие и для изучения.

Структура работы. Данная работа состоит из 3 глав, введения, заключения, библиографического списка.