3. Организация учета материалов на складе и в бухгалтерии

С 1.01.99 г. вступило в силу ПБУ 5/01 «Учет материально – производственных запасов», утвержденное Приказом Министерства финансов России от 9.06.01 г. № 44н. В нем материально – производственные запасы трактуются как «часть имущества, используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для перепродажи»(п. 3).)

Учет производственных запасов осуществляется на складах и в бухгалтерии. Учет материалов на складе проводит заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называется сортовым. Его осуществляют только в натуральном выражении.

Запись в карточках кладовщик делает на основе первичных документов в день совершения операции, после каждой записи выводит остаток материалов. Ведение учета материалов допускается в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета.

Организация учета материалов в бухгалтерии. Полученные со склада первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операции и правильности их оформления.

Организация учета материалов в бухгалтерии осуществляется различными методами.

Бухгалтерский метод состоит в том, что на каждый вид материалов открываются карточки количественно-суммового учета. В них на основании первичных документов, поступивших со склада, в хронологическом порядке отражается движение материалов. Информацию из этих карточек переносят в аналитические (количественно–суммовые) оборотные ведомости, которые открывают отдельно по каждому материально ответственному лицу. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются количественно–суммовые оборотные ведомости аналитического учета, которые сверяют с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

Недостаток данного метода заключается в том, что фактически происходит дублирование данных складского учета в бухгалтерии.

Ежемесячно происходит сверка данных складского учета производственных запасов (материалов) с данными учета в бухгалтерии в натуральных измерителях. При этом проверяется начальное сальдо, оборот по приходу и расходу за месяц, конечное сальдо. Эти данные при правильном ведении учета должны совпадать, поскольку все операции по оформлению движения материальных ценностей регистрируются на одних и тех же первичных документах

При оборотном методе учета материалов в бухгалтерии все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и выбытии каждого вида материалов записываются в оборотную ведомость, которая составляется в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно. В этом случае сложность учета уменьшается, так как отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Недостаток данного метода состоит в громоздкости учета, так как в оборотную ведомость приходится записывать суммы номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод заключается в том, что на складе ведутся карточки складского учета материалов, а в бухгалтерии – сальдовая книга учета остатков материалов на складе. В ней находят отражение только остатки материальных ценностей, данные о которых переносят из карточек складского учета.

Ежедневно или в другие установленные сроки (один раз в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета, что подтверждает своей подписью. В конце месяца работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1–е число месяца по каждому номенклатурному номеру материала из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов, прихода и расхода) После проверки ведомость остатков передают в бухгалтерию, где сумму остатков таксируют (количество умножают на цену), выводят итоги по учетным группам материалов и в целом по складу. Поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов отражаются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. Данные картотек используют в конце месяца для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итоговыми записями в регистрах синтетического учета.