Делопроизводство и системы автоматизации управления бизнес процессами Делопроизводство

Если рассматривать предприятие как информационный центр, то в первую очередь автоматизации подлежит система делопроизводства, которая является системой «кровообращения» для предприятия.

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по организации и ведению документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием или организацией. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как, управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

• организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;

• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

• организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

• обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

• использование унифицированных форм представления и обработки документов;

• регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

• регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);

• списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;

• обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

• проверка правильности и своевременности исполнения документов;

• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

• получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Системы электронного документооборота, как правило, обеспечивает выполнение следующих операций:

• Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

• Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

• Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

• Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.

• Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.

• Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

• Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

• Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

• Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

• Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

• Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

• Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства.

• Хранение электронных образов документов.

• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

• Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последних версиях систем, как правило, поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Несмотря на общее засилье западных брендов на отечественном рынке информационных технологий (особенно в сегменте делового ПО), есть направления, где российские разработчики не только успешно конкурируют с западными, но и играют определяющую роль в развитии этих направлений. В первую очередь это касается разработки систем автоматизации бухгалтерского учета, информационно-правовых систем и систем электронного документооборота.

Первые российские разработки в этой области появились еще в середине 90-х годов прошлого века. У истоков рынка стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть-Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. Большинство таких попыток были не очень удачными. В итоге компании начали доверять работу по автоматизации документооборота профессионалам, что и дало старт рынку систем электронного документооборота (СЭД). К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах произошло качественное изменение состава игроков и предлагаемых ими решений. Появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). Компании, проигнорировавшие это веяние, были вынуждены уйти с рынка. По оценкам аналитиков РБК, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние 3 года, что говорит о высокой востребованности систем класса СЭД в России.

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий.

В настоящее время, при переходе управленческих структур к рассмотрению производственной деятельности как совокупности бизнес- процессов, что наиболее эффективно для малого и среднего бизнеса, технологии Workflow (управления потоками работ) выходят на первый план в управлении предприятием.

Бизнес- процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников, приводящая к получению конечного, полезного для клиента, результата. Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Исторически концепция бизнес-процесса появилась как ответ на органические недостатки управления, организованного по функциональному признаку. Традиционно управление предприятием делится на функциональные области, за которые отвечают отделы: бухгалтерия, финансы, снабжение, кадры, продажи, производство и т.д. Фундаментальная неэффективность такой системы обусловлена тем, что в ней каждый преследует цели личные или своего подразделения и никто не нацелен на конечный результат — удовлетворение потребности клиента.

Иллюстрация проблем, возникающих в такой системе, на каноническом примере процесса продажи товара:

• отдел продаж стремится максимально снизить цену и сроки, чтобы убедить клиенты купить товар и выполнить свой план по продажам;

• технологи, поставленные перед фактом подписанного договора, говорят, что произвести товар с заданными в спецификации характеристиками или в установленные контрактом сроки невозможно;

• бухгалтерия извещает руководство, что данная сделка будет убыточной, потому что прописанная в контракте цена ниже себестоимости.

Подобные проблемы, конечно, решаются, но только непрекращающимися усилиями менеджмента. Управление на основе бизнес-процессов — это путь к решению их на системной основе. Бизнес-процессы призваны «сломать стены между отделами» и подчинить деятельность предприятия главным, а не локальным целям. Схемы бизнес-процессов — это особо ценная форма интеллектуального капитала компании. Но, как показал опыт 90-х годов, накопление его идет слишком медленными темпами и обходится слишком дорого

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет.

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

• маршрутизация,

• сроки,

• важность,

• наименование,

• описание и др.

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов предусмотрен ряд отчетов, например:

• отчет по бизнес-процессам (например, статистика по видам выпущенных изделий);

• отчет по задачам (например, текущие задачи);

• справка об исполнительской дисциплине и пр.

В системах, как правило, ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. На основании ежедневных отчетов сотрудников о выполненных работах можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Данные по учету и контролю рабочего времени позволяют:

Директору – оценить, на какие виды работ затрачивается больше всего времени и средств. Например, выяснив, что 50% рабочего времени сотрудников уходит на совещания, и, сопоставив расход времени с фондом заработной платы, можно оценить соответствующие денежные расходы.

Линейному руководителю – оценить загрузку сотрудников, например: Иванов больше половины рабочего времени вынужден тратить на разбор почты, а Петров в течение недели занимался "перспективными исследованиями".

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 группы систем СЭД: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

В группу среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением электронного документооборота на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.