Офис – как информационная система

Из всех видов технологий — информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к "человеческому фактору", оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Оптимальная информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля представленной на бумажном носителе информации в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

 современных технологий работы с документами;

 средств автоматизированного ввода документов, в том числе и рукописных, в компьютер;

 текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;

 систем электронной транспортировки; доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Т.к. при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, поэтому только наработка огромного технологического фундамента создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда. Поэтому можно определить любой современный электронный офис как социотехническую систему, т.е. совокупность технологического процесса производства, трудовых отношений и институтов, обеспечивающих их стабильность.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

 обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

 сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

 хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

 работа между исполнителями должна быть скоординирована;

 движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

 должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации:

• учет и контроль;

• анализ;

• принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация, можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов.

Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений.