МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУДЬТУРИ ТА МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ГОТЕЛЬНО-РЕСТОРАННОГО ТА ТУРИСТИЧНОГО БІЗНЕСУ

КАФЕДРА ГОТЕЛЬНО-РЕСТОРАННОЇ СПРАВИ

Практична робота №1

З дисципліни «Організація роботи офісу та діловодство»

На тему

«Організаційно-розпорядча документація сучасного офісу»

Виконала:

студентка 2 курсу

групи ГРС-11

Григоржевська С.С.

Перевірила:

Ніколайко Г. В.

Київ 2013

Вступ

Організаційно-розпорядчий документ - вид письмового документа, у якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів і посадових осіб.

Організаційні документи

Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов"язки та права на тривалий час.

Усі організації у своїй діяльності, поряд з актами органів державної влади, керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції,обов"язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними і мають вищу юридичну силу. До організаційних документів належать статути, положення, інструкції, правила.

Статути – це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначають їх структуру, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження вищою організацією, статути підлягають обов’язковій реєстрації в державних органах. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як для положення. Статут являє собою основу для розробки положення. Статути є основою діяльності громадських, кооперативних, приватних організацій, спортивних добровільних товариств тощо. Рубрикація для статуту обов’язкова: нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

Статут включає такі реквізити:

• гриф затвердження вищою організацією або органом управління;

• найменування виду документа (статут);

• заголовок;

• текст;

• гриф погодження;

• відмітка про реєстрацію;

• дата.

Зазвичай, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи. Текст статуту складається з розділів:

• Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об’єктах та суб’єктах і т. ін.

• Головна діяльність, її зміст.

• Планування та облік робіт.

• Призначення допоміжних служб.

• Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

• Специфіка особливості діяльності.

• Відповідальність організації за належне виконання зобов’язань та порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.

• Звіт, звітність і контроль.

• Зовнішньо - економічна діяльність.

• Реорганізація та ліквідація.

Положення – це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів:

• Загальні положення.

• Власність і кошти підприємства.

• Виробничо - господарська діяльність.

• Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.

• Структура управління.

• Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадових осіб і громадян.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.

Правила. До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатацій залізничних колій.

За формою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включається в інструкцію діловодства). Реквізити правил такі: гриф затвердження, вид документа, заголовок, дата і номер, текст, підпис особи відповідальної за складання правил. Виконання правил обов’язкове для всіх і тому їх можна віднести до правових документів.