17. Гриф затвердження – складається зі слова затверджую (без

лапок), назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила

документ, дати затвердження, наприклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор центрального

департаменту зв′язку в

Черкаській області

____________ В.П. Петров

15.11.2005 Року

У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи

затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом,

протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без

лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному

відмінку, наприклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом центрального

департаменту зв′язку в

Черкаській області

17.12.2005 № 123

18. Резолюція документа – це реквізит у вигляді напису, в якому посадова

особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному

відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника,

дати, наприклад

Прізвище, ініціали

Прошу забезпечити виконання до 15.01.2005 року

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

Підпис

03.01.2005

Резолюцію необхідно ставити безпосередньо на документі (але ні в якому

разі на берегах документа, призначених для підшивання), в разі коли на

документі немає місця для резолюції, то її можна оформлювати на окремому

аркуші або спеціальних бланках.

19. Заголовок до тексту є реквізитом службового документу, де міститься

короткий виклад суті та змісту даного документа. Заголовок до тексту повинен

бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного

смислового аспекту, наприклад: наказ (про що?) про створення установи;

посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання

правління.

В разі коли документ оформлено на форматі А5 дозволено текст подавати

без заголовка.

20. Відмітка про контроль – позначають літерою “К” або словом

“КОНТРОЛЬ” на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка

21. Текст - це зміст письмового службового документа, що є його головним

реквізитом.

22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа,

наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви

треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та

кількість їхніх примірників, наприклад

Додатки: 1. Довідка про виконання плану за І квартал 2005 року на 5 арк.

в 1 прим.

2. Графік чергування на ІІ квартал 2005 року на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то

відмітку про наявність документів оформлюють таким чином:

Додаток: лист Міністерства праці та соціального захисту населення

України від 23.04.2005 № 123 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначається,

наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 6 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після

тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 126 арк.

Якщо додаток надсилають не всім адресатам, зазначеним у документі, то

відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: на 7 арк. на другу адресу

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням

на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті

першого аркуша додатку

Додаток 1

До наказу головного

управління праці та

соціального захисту населення

України

20.09.2005 № 247