Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному

забезпеченні діяльності установи

1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві

У різних сферах будь-якої діяльності широко використовується поняття

„документ”. Але відповідно до цих сфер дане поняття і використовується по

різному.

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

У державних стандартах, законах та інших нормативних актах України

зафіксовано різноаспектне тлумачення терміну „документ”.

Назва документа Визначення терміну „документ”

ДСТУ 2732—94

„Діловодство __________й архівна

справа. Терміни та

визначення.”

Документ – це матеріальний об′єкт, що містить у зафіксованому

вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у

відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

ДСТУ 2392-94

„Інформація та

документація. Базові

поняття. Терміни та

визначення”

Документ – це записана інформація, яка може розглядатися як

одиниця у ході здійснення інфомраційної діяльності.

ДСТУ 3017-95

„Видання. Основні

види. Терміни та

визначення”

Документ – це матеріальний об′єкт, що містить інформацію,

закріплену створеним людиною способом для її передавання у

часі і просторі”

Закон України „Про

інформацію”

Документ – це передбачена законом матеріальна форма

одержання, зберігання, використання і поширення інформації

шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці

або на іншому носієві.

Термінологічний

словник „Архівістика”

Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна

функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і

часі.

Можна відзначити, що поняття „документ” у вище зазначених

нормативних джерелах, значною мірою зумовлене специфікою тієї сфери, на

регламентацією діяльності якої спрямований стандарт чи закон. У світовій

практиці документ визначається як запис інформації, що може бути

використана як одиниця в документаційному процесі.

Виходячи з визначень документа, зафіксованих у державних стандартах

та інших нормативно-правових актах України, основними ознаками документа

є:

- наявність інформації, яка має певний зміст;

- стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання

та зберігання документа;

- функціональна визначеність для передачі інформації у просторі і часі,

тобто для використання в соціально-комунікаційних каналах.

Ділова сфера одна із основних життєво необхідних галузей діяльності

людства. За допомогою ділових паперів (документів, листів) встановлюються

офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами,

підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між

людьми.

Основними елементами роботи з документами є письмові документи та

документування, тобто створення документів. Результатом документування є

документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що

дозволяють її ідентифікувати.

Під документуванням необхідно розуміти запис (фіксацію) інформації на

різних носіях за встановленими правилами. Документування -

регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

забезпечує її юридичну силу. Документування передбачає дотримання

встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу

документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що

створюються. Оскільки в будь-якій діяльності документи є засобом

засвідчення, доведення певних фактів, то вони мають велике правове значення

(тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним

законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком

оформлення. Тобто документ має бути: достовірним, переконливим, належним

чином відредагованим і оформленим, з конкретними пропозиціями.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного

різновиду документа комплексом реквізитів – обов’язкових елементів

оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження тощо).