7.7. Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила

оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання

наказів з особового складу

Накази щодо особового складу можуть бути індивідуальними, тобто

містити інформацію тільки про одного співробітника, або груповими, якщо на

підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрах.

У зведеному наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань,

рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

приймання на роботу (призначення на посаду);

переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в

установі, організації);

звільнення з роботи;

надання відпусток;

заохочення;

стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщуються в

алфавітному порядку.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує їх

використання для отримання довідок. Кожний пункт наказу розпочинається з

нового рядка дієсловом, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити,

оголосити, надати тощо) і пишуть великим літерами. Також великими літерами

з нового рядка проставляють прізвище особи. Потім подають текст пункту.

Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його складання.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак окремі параграфи

можуть мати своє терміни вступу в силу. Наприклад__________, призначення працівника

на посаду може бути виконане з 1 вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. В

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

разі, якщо терміни не зазначені – вони обчислюються з моменту підписання

наказу.

Вимоги до тексту

Певні вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскільки правильні,

чіткі формулювання гарантують трудові права працівників.

За строками зберігання накази по особовому складу розрізняються:

- про надання відпустки, про відрядження – 3 роки;

- кадрові переміщення – 75 років.

Накази, книги або картки реєстрації наказів є документами постійного

зберігання і по закінченні 40-річного терміну зберігання в архіві підприємства

повинні бути передані до Держархіву.

Ведення книги реєстрації наказів

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток

працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ

кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів:

КНИГА РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ

№

п/п

Дата Короткий зміст Хто готував Кому направлений

чи оголошений

1 2 3 4 5

1 10.01.2001 Прийняття на роботу

Сидорова В.П.

Поліщук С.М. Копія в особовій

справі

2

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та

опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.

У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів

видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у

книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга наказів є документом

постійного зберігання.

Оригінали з наказів з о/с, підписані та завізовані зацікавленими

посадовими особами, заносять за порядком їх номерів та дат до спеціально

заведеної з цією метою справи відповідно до номенклатури.

Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого

справа закривається та зберігається у відділі кадрів до передачі в архів де

зберігається постійно.

Накази про відпустки реєструються в окремій книзі.