5.5. Пояснювальна і доповідна записка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – це службовий документ, в якому

пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту,

проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють

на 2 групи:

􀀹 записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і

пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або

спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів

такий самий, як і в доповідній записці;

􀀹 записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з

провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних

записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази.

Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у

визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним -

коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що

склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких

випадках – за ініціативою підлеглого.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – це службовий документ, адресований

керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію,

що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також

наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за

вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки -

спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної

записки чітко поділяється на 2 частини: в першій – констатуючій (описовій) -

наводять факти або описують ситуацію, а в другий - викладають пропозиції,

прохання. Доповідні записки, в __________яких керівника інформують про хід робіт,

подають регулярно.

Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства

зберігаються 5 років.

Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні

записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або підприємства)

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки

(що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках формату

А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням

постійних реквізитів.

Якщо доповідна записка адресована у вищестоящу організацію від імені

підприємства або структурного підрозділу, то вона оформляється

машинописним способом на загальному бланку.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

􀀹 назва виду документа;

􀀹 дата (проставляють у день підписання);

􀀹 індекс (проставляють у день підписання);

􀀹 місце складання чи видання;

􀀹 адресат;

􀀹 заголовок до тексту;

􀀹 текст;

􀀹 позначка про наявність додатка;

􀀹 підпис.

ЗРАЗОК

УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗВЕНИГОРОДСЬКИЙ РАЙОННИЙ ВІДДІЛ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ

20200, Черкаська обл., м.Звенигородка_____, вул. Енгельса, 156, тел. (240)5-23-24

___________ № _________ Управління земельних ресурсів в

Черкаській області

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Підставою прийняття проекту розпорядження “Про надання земельної ділянки” є заяви громадян, які

помилково не отримали сертифікат на право на земельну частку (пай) про надання земельних ділянок площею в

га ріллі: ____________________________ в приватну власність із земель резервного фонду в адміністративних

межах ____________________ сільської ради згідно із рішенням Звенигородського міського суду.

Головною метою проекту розпорядження є реалізація права громадян на право власності на земельні

ділянки на підставі виділення їм в натурі належної їм земельної частки (паю) із земель державної власності.

Даним розпорядженням із земель державної власності (земель резервного фонду) ______________

сільської ради земельні ділянки передаються в приватну власність вищезазначеним громадянам для ведення

товарного сільськогосподарського виробництва.

Підставою прийняття проекту розпорядження “Про надання земельної ділянки”

___________________ є _________________________________.

Реалізація пунктів даного проекту розпорядження не потребує матеріальних та інших витрат.

Реалізація даного розпорядження забезпечить громадянам отримання сільськогосподарської

продукції та збільшення доходу громадян, створення сприятливих економічних умов для розвитку особистих

селянських господарств та покращення добробуту та збільшить надходження земельного податку до бюджету

всіх рівнів, що сприятиме подальшому соціально-економічного розвитку держави та району.

Начальник відділу

земельних ресурсів Ю.І.Паніван