3.4.2. Штатний розклад

Штатний розклад готується відповідно до уніфікованої форми Т-2 і

містить перелік структурних підрозділів, посад, зведення про кількість штатних

одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

Штатний розклад - документ, що встановлює структуру, штатний склад і

штатну чисельність організації відповідно до її Статуту (Положення)

Підписує штатний розклад заступник керівника підприємства, візує

головний бухгалтер, затверджується наказом (розпорядженням) керівника

організації або уповноваженою їм особою.

Штатний розклад також складається на бланку підприємства.

У грифі затвердження вказується загальна штатна чисельність

підприємства і місячний фонд заробітної плати. Гриф затвердження

засвідчується печаткою.

Зміни в штатний розклад вносяться відповідно до наказу (розпорядження)

керівника організації або уповноваженої на те особи, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат у кількості_____________

одиниць з місячним

фондом заробітної

плати_______грн.

Директор

__________________________

__________________________

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

(підпис) (П.І.Б.)

М. П.

ШТАТНИЙ РОЗКЛАД

________________________________________________________

(найменування підприємства)

на _______ рік

№

з/п

Найменування

структурного

підрозділу

Найменування

посади

Код

професій

Кількість

штатних

одиниць

Місячний оклад

або тарифна

ставка (діапазон)

1 2 3 4 5 6

3.4.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Трудовий розпорядок організації визначається локальним нормативним

актом організації - правилами внутрішнього розпорядку. Правила відповідно до

Кодексу Законів про працю України і інших законодавчо-нормативних актів

регламентують порядок прийому і звільнення працівників, основні права,

обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час

відпочинок, вживані до працівників міри заохочення і стягнення, а також інші

питання трудових відносин в організації.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких

викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-

який дій чи поведінки.

Правила внутрішнього трудового розпорядку організації затверджуються

роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників

організації.

У правилах внутрішнього трудового розпорядку викладаються питання

організації роботи підприємства, внутрішньо-об'єктний режим, взаємні

обов'язки працівників і адміністрації, надання відпусток, відрядження

співробітників та інші питання. Після узгодження правил внутрішнього

трудового розпорядку з радою трудового колективу цей документ візує юрист і

затверджує директор підприємства. Нарівні з правилами внутрішнього

трудового розпорядку може бути розроблено і положення про персонал. У

цьому документі відображаються питання професійного і соціального розвитку

трудового колективу, його взаємовідносин з адміністрацією, гарантованості

зайнятості персоналу та ін.

Правила внутрішнього розпорядку, як і статут організації, оформляються

на загальному бланку організації і часто є додатком до колективного договору.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

______________________

______________________

(підпис) (П.І.Б.)

М. П.

ПРАВИЛА

внутрішнього трудового розпорядку

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

________________________________________________________________

(найменування підприємства)

1. Загальні положення.

2. Порядок приймання, переведення і звільнення працівників.

3. Основні обов’язки працівників.

4. Основні права працівників.

5. Основні обов’язки адміністрації.

6. Робочий час і його використання.

7. Заохочення за успіхи в роботі.

8. Стягнення за порушення трудової дисципліни.

9. Внутрішньо об’єктний режим.

10. Організація роботи.

Керівник кадрової служби (підпис) (П.І.Б.)

Візи

Узгоджено

Протокол №__________________

Загальних зборів трудового колективу

Від “___”__________200_р.

3.4.4. Положення

В залежності від специфіки підприємства воно може діяти як на підставі

статуту, так і на підставі положення.

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила організації

та діяльності державних органів, структурних підрозділів, а також установ,

організацій, підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення бувають типовими та індивідуальними. Типові положення

розробляються вищим органом управління для системи установ і підприємств.

Індивідуальні – керівником підприємства, організації на основі типового

положення:

Група Для кого

розробляється

Приклади організацій Ким затверджується

1 2 3 4

Типові

(загальні)

Для систем установ

та підприємств

Міністерства, відомства,

наукові заклади, фонди

тощо

Вищими органами

державної влади та

управління

Індивідуальні Для певної

організації,

структурного

підрозділу шляхом

конкретизації

типового положення

Положення про

управління комунальною

власністю, положення про

управління справами,

положення про відділ

організаційної роботи

Вищою установою,

якій підпорядковано

підприємство,

організація,

керівником

підприємства

У першому розділі положення визначається мета створення

підприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо. У другому

– наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності,

прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

фонд. В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність

підприємства, визначаються завдання щодо якості виробленої продукції.

Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть

відображатися: хід капітального будівництва, стан матеріально-технічного

забезпечення, трудовий режим, оплата кредитів тощо. Може також визначатися

правовий статус тимчасово утворюваних комісій, груп, бюро, структурних

підрозділів, рад, колегій. Наприклад, положення про систему преміювання,

положення про діяльність колегії при начальнику головного управління тощо.

На підприємствах, в установах і організаціях, до структури яких входять

декілька підрозділів, розробляються положення про структурний підрозділ для

кожного з них. Положення про структурний підрозділ розробляється на підставі

наказу директора підприємства керівником підрозділу, ним же підписується,

узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором, У положенні

визначається правовий статус, завдання, функції, права та обов'язки підрозділу.

Положення про підприємство, установу, організацію затверджується

розпорядчим документом вищого органу управління. Положення набуває

чинності з дня його затвердження (або дати, яка зазначена у розпорядчому

документі, яким затверджено положення).

Зразок

Найменування підприємства

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства

___________________

(підпис) (П.І.Б.)

“____”__________200_ р.

ПОЛОЖЕННЯ

про____________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права й обов’язки.

5. Відповідальність______.

6. Взаємовідносини. Зв’язки.

7. Організація роботи.

Керівник структурного підрозділу (підпис) (П.І.Б.)

Візи узгодження

З положенням ознайомлені

______________________________________

3.4.5. Інструкція

Інструкція – нормативний документ, що регламентує різні питання. Вона

належить до категорії організаційних документів, які видаються

міністерствами, установами.

Інструкція – це правовий документ, який створюють органи управління

для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні,

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ,

підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або

громадян.

Відрізняють інструкції за наступними напрямами:

- посадові;

- з регулювання якогось виду діяльності (з діловодства, з порядку

оформлення документів щодо пенсійного забезпечення, з порядку

заповнення та оформлення трудових книжок, з порядку ведення

касових операцій тощо), тобто роз′яснення порядку застосування

законодавчих актів, державних стандартів, наказів;

- з техніки безпеки;

- експлуатації різного устаткування та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівником

організацій. Інструкції є організаційно-правовими документами тривалої дії,

які визначають науково-технічні, фінансові і інші сторони діяльності

організації, служб і підрозділів.

Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, що

встановлює для працівника організації (підрозділів) конкретні трудові

(посадові) обов'язки відповідно до посади. Правове положення працівників

підприємства регламентується посадовою інструкцією, яка встановлює функції,

права, обов'язки і відповідальність осіб.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом. Вона

виконує організаційну, регламентуючу і регулюючу роль. Посадова інструкція

дозволяє об'єктивно оцінювати роботу кожного співробітника служби.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий договір з

працівником. Трудовий договір і посадова інструкція використовуються при

вирішенні конфліктних ситуацій (спорів) між керівництвом організації і

працівником.

Розробка посадової інструкції як правило, покладається на керівника

відповідного підрозділу, узгоджується з відділом управління персоналом

(кадровою службою), з юрисконсультом, обов‘язково затверджується

керівником організації. Всі найбільш суттєві зміни вносяться в посадову

інструкцію наказом керівника організації.

Посадова інструкція розробляється відділом кадрів або керівниками

структурних підрозділів на. підставі наказу керівника підприємства; а за

відсутності структурних підрозділів - спеціалістом, який займає дану посаду,

підписується керівником структурного підрозділу або спеціалістом-

розробником, затверджується директором підприємства, узгоджується з

юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

При реорганізації, скороченні штатів і тощо, коли виникає необхідність

перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції

вносяться зміни на підставі наказу директора підприємства.

Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені при:

1) зміні назви підприємства або структурного підрозділу;

2) зміні назви посади.

Посадова інструкція містить наступні розділи:

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

1. Загальні положення.

2. Функції.

3. Посадові обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

6. Взаємовідносини.

В розділі 1 (Загальні положення) встановлюється: сфера діяльності

фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час

його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підлеглість фахівця; посадовці, якими

він керує. В даному розділі перераховуються нормативні документи, якими

повинен керуватися фахівець в процесі здійснення своєї діяльності.

В розділі 2 (Функції) перераховуються основні напрямки діяльності

фахівця.

В розділі 3 (Посадові обов'язки) визначені конкретні види робіт,

виконуваних фахівцем.

В розділі 4 (Має право) встановлюються права, необхідні фахівцю для

виконання покладених на нього обов'язків.

В розділі 5 (Відповідальність) зазначається, за що конкретно несе

відповідальність даний фахівець.

У якості додаткового до основних розділів посадової інструкції може

бути введений розділ 6, регулюючий трудові взаємини між службовцями. Цей

розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок надання звітів,

планів і інших документів, періодичність надання звітної інформації та ін.

Приклад структури посадової інструкції подано нижче:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

_____________________

(підпис) (П.І.Б.)

„____”_________________

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

___________________________________

(НАЙМЕНУВАННЯ ПОСАДИ)

1. Загальні положення

1.1. Найменування посади, відділ/підрозділ

1.2. Ким призначається, переміщається і зміщається посадова особа, безпосередній керівник,

безпосередні підлеглі

1.3. У своїй роботі посадова особа керується контрактом, цією посадовою інструкцією, положенням

про роботу відділу, а також наказами і розпорядженнями вищестоящого керівництва.

1.4.Кваліфікаційні вимоги:

2. Обов’язки

2.1. Перелік робочих завдань, що вирішуються: 1, 2, 3,4 ..............

2.2. Якість, обсяг і терміни виконання завдань

2.3. Порядок, характер і періодичність звітності

2.4. Порядок заміщення обов’язків тих, хто захворів/тих, хто відряджений

2.5. Робочий час, дотримання виробничого режиму

2.6. Використання службової оргтехніки, зв’язку, матеріалів

2.7. Інше

3. Права

3.1. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу, підрозділу, компанії

3.2. Інше

4. Відповідальність

4.1. За якість і своєчасність виконання обов’язків, покладених на посадову особу цією посадовою

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

інструкцією

4.2. Інше

Керівник структурного підрозділу (підпис) (П.І.Б.)

Ознайомлений(на):_______________________________________________

3.4.6. Регламент

Регламент – правовий акт, який встановлює порядок діяльності

керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.

Текст регламенту складається із розділів, які мають самостійні заголовки

та розбиті на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Регламент колегіального або дорадчого органу визначає статус цього органу;

порядок планування роботи; порядок підготовки матеріалів для засідання;

винесення матеріалів на розгляд; порядок розгляду матеріалів та прийняття

рішень на засіданні; ведення протоколу засідання; оформлення рішень; порядок

доведення рішень до виконавців; матеріально-технічне забезпечення засідань.

Регламент оформлюється на загальному бланку організації.

Обов’язковими реквізитами регламенту є: найменування організації,

найменування колегіального або дорадчого органу, вид документа, дата, номер

документа, місце складання, гриф затвердження, текст, підпис.

Регламенти затверджуються керівником організації або керівником

колегіального чи дорадчого органу. В процесі підготовки регламенти проходять

стадію обговорення на засіданні членами колегіального або дорадчого органу, а

також погоджуються із зацікавленими підрозділами та юридичною службою

організації.

Питання для самоконтролю:

1. Який порядок складання, погодження, підписання та затвердження організаційно-

правової документації?

2. Які види документів входять до системи організаційно-правової документації?

3. Який порядок внесення змін до організаційно-правової документації?