Приложение а Теоретические сведения
Компоненты MS Access.
База данных в МS Access представляет собой совокупность средств для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы и модули.
Для создания форм и отчетов используются конструкторы, поэтому эти компоненты часто называют конструкторами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления. К элементам управления относятся: Надписи. Прямоугольники и линии. Поля и списки. Кнопки. Переключатели, выключатели и флажки. Графические объекты. ole-объекты и т.д.
Таблица является основой вашей базы данных. В MS Access вся информация содержится в таблицах.
Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране и представить ее в требуемом виде. С помощью мастера вы сможете создать форму, поместив в нее поля исходной таблицы, расположенные в соответствие с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.
Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью конструктора отчетов вы можете разработать собственный отчет, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.
Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации вы можете извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет.
Индексы.
Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов.
Индекс, иногда его называют указатель, представляет собой порядковый номер записи в таблице. Индекс строится по значениям одного поля или по значениям нескольких полей.
В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые (индексы, построенные по значениям одного поля) и составные (или сложные) (индексы, построенные по значениям двух и более полей).
Взаимосвязь между таблицами осуществляется по индексам, которые называют ключами. В MS Access допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Вы можете в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в окне конструктора таблиц. Важной особенностью индексов является то, что вы можете использовать индексы для создания первичных ключей.
Первичные ключи индексируются автоматически. В этом случае индексы должны быть уникальными. Это означает, что для таблицы, содержащей только одно индексное поле, уникальными должны быть значения этого поля. Для составных индексов величины в каждом из индексных полей могут иметь повторяющиеся значения. Однако индексное выражение должно быть уникальным. Как простой, так и сложный индекс имеют свой тип. Первичный (Primary) индекс (ключ) — это поле или группа полей, однозначно определяющих запись, то есть значения первичного индекса уникальны (не повторяются). В реляционной базе данных каждая таблица может иметь только один первичный ключ. Внешних ключей у таблицы может быть много, и они будут иметь один из типов:
Candidate — кандидат в первичный ключ или альтернативный ключ. Он обладает всеми свойствами первичного ключа.
Unique (уникальный) — допускает повторяющиеся значения в поле, по которому он построен, но на экран будет выводиться только одна первая запись из группы записей с одинаковым значением индексного поля.
Regular (регулярный) — не накладывает никаких ограничений на значения индексного поля и на вывод записей на экран. Индекс только управляет порядком отображения записей. Это наиболее популярный тип индекса.
Типы данных.
Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле столбца Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов, представленные ниже в таблице 2:
Таблица 2 – Типы данных.
Название |
Назначение |
Размер |
Текстовый (Text) |
Короткая последовательность символов. Используется для хранения различных значений, которые не являются числами |
До 255 символов |
Поле типа МЕМО (MEMO) |
Длинная последовательность символов. Используется для хранения пространных текстов |
До 64 тысяч символов |
Числовой (Number) |
Числа в различных представлениях. Числа бывают целые, вещественные и могут иметь различную точность |
1, 2, 4 или 8 байтов |
Дата/время (Data/Time) |
Календарная дата и время |
8 байтов |
Денежный (Currency) |
Частный случай чисел. Используется для хранения денежных сумм |
8 байтов |
Счётчик (AutoNumber) |
Частный случай целых чисел. Часто используется в качестве первичного ключа |
4 байта |
Логический (Yes/No) |
Логическое значение |
1 бит |
Поле объекта OLE (OLE Object) |
Внедренный или связанный объект OLE |
До 1 Гбайт |
Гиперссылка (Hyperlink) |
Ссылка на ресурс |
До 64 тысяч символов |
Мастер подстановок |
Номер значения в списке или другой таблице |
Обычно 4 байта |
Схема данных.
Как правило, на практике приходится иметь дело с многотабличными базами данных. Поэтому вопросы проектирования структуры данных создаваемого приложения и эффективного распределения данных между таблицами приобретают особое значение.
Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект группы (покупатель или сделанный заказ). Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Предполагается, что один и тот же покупатель может сделать несколько заказов. Таким образом, между покупателями и сделанными ими заказами существует отношение «один-ко-многим». Связь таблиц осуществляется на основании данных в совпадающих полях Код клиента.
MS Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами: «один-к-одному», «один-ко-многим», «много-к-одному», «много-ко-многим».
Прежде чем перейти к вопросам проектирования реляционных баз данных, остановимся подробнее на каждом из типов отношений.
Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.
Например: каждый гражданин имеет только один паспорт (см. Схема. 1). С другой стороны, паспорт выписывается только на одно лицо.
Схема 1. Отношение «один-к-одному».
Отношение «один-ко-многим», связь между таблицами осуществляется на основании значений совпадающих полей. Как правило, при иерархической организации данных тип отношения «один-ко-многим» является наиболее общим. Наиболее распространенная взаимосвязь при задании реляционных баз данных (см. Схема 2).
Схема 2. Отношение «один-ко-многим».
Каждый клиент может купить несколько квартир, но каждая квартира принадлежит только одному человеку.
Отношение «много-к-одному» аналогично рассмотренному ранее типу «один-ко-многим». Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения. Например, если вы будете рассматривать отношение между сделанными заказами и клиентами (см. Схема 3), то получите отношение «много-к-одному».
Схема 3. Отношение «много-к-одному».
Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:
Одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы.
Одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.
То есть, нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице (см. Схема 4).
Схема 4. Отношение «многие-ко-многим».
При взаимосвязи «многие-ко-многим» одна из таблиц обязательно будет избыточной (не оптимальной). Для удаления избыточной информации взаимосвязь между таблицами, например, «Клиент» и «Продавец» следует отобразить в виде таблицы перекрестных связей. Таблица перекрестных связей содержит только ключи. Значения ключей в таблице перекрестных связей будут повторяться, но записи в таблице «Продавец» будут уникальными.
Определение связей между таблицами.
В MS Access вы можете устанавливать постоянные связи между таблицами, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов.
Устанавливая связи между двумя таблицами, вы выбираете поле, которое содержит одну и ту же информацию. Чаще всего вы будете связывать первичный ключ одной таблицы с совпадающими полями другой таблицы.
Наиболее важным является тип «один-ко-многим». В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в отношении «один-ко-многим» Внешний ключ – это поле (или поля), содержащее такой же тип информации в таблице со стороны «много» в отношении «один-ко-многим», которую называют подчиненной таблицей.
Запросы, формы и отчёты.
Типы запросов (MDB).
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.
Запросы с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.
Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.
Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:
На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.
На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».
На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.
Запросы SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL (выражение, определяющее команду SQL, например SELECT, UPDATE или DELETE, и включающее предложения, например WHERE или ORDER BY, обычно используются в запросах и в статистических функциях). Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.
Формы. Создание и редактирование.
Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.
Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в MS Access – используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.
Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования.
Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных, диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.
Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.
В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.
Отчёты. Создание отчета.
Отчет можно создать тремя различными способами: конструктор, мастер отчётов, автоотчёт. При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.