8.8.4. Дни открытых дверей

Дни открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого знакомства. На зарубежных фирмах для всех желающих проводятся экскурсии по фирме; сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости для общественности.

Дни открытых дверей по существу представляют своего рода внутреннюю презентацию фирмы, что предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с предоставлением исчерпывающей информации. Время, отведенное для общения, 1-8 ч, включая обед и культурную программу.

Проведение дня открытых дверей является комплексным ПР мероприятием по налаживанию и укреплению связей с различными категориями общественности.

В рамках дня открытых дверей могут проводиться следующие мероприятия:

• презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т.п.;

• выставки достижений предприятия за определенный период времени и ее будущие планы;

• брифинги для приглашенных журналистов;

• конференции;

• круглые столы;

• приемы делегаций;

• церемонии открытия новых объектов и др.

На данное мероприятие список приглашенных составляется в зависимости от цели проведения дня открытых дверей. Многие организации и предприятия используют дни открытых дверей для привлечения новых сотрудников, абитуриентов и т.д.

Правильная организация данного мероприятия требует детальной разработки программы его проведения, написания сценарного плана, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей.

Информация о дне открытых дверей должна быть заблаговременно распространена через СМИ, путем использования наружной рекламы или рассылки индивидуальных приглашений.

В ходе проведения дня открытых дверей очень полезными являются встречи посетителей с руководством, специалистами предприятия, демонстрация документальных и рекламных фильмов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов и т.п. Можно провести выборочные экскурсии по территории предприятия или организации.

Одной из эффективных форм является проведение «круглых столов». Круглый стол – одна из форм обсуждения идеи, проблемы, имеющей значение для широких кругов общественности; участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций.

Участие в круглых столах высших руководителей коммерческих фирм и компаний, спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании.

Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее. Участников круглых столов знакомят с ними приблизительно за 10 – 14 дней до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает обсуждение более конструктивным и предметным. Число участников обычно не превышает 14 – 15 человек. Карточки – идентификаторы участника облегчают общение друг с другом.

Работу круглого стола организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений участники коротко представляются всем присутствующим. Как правило, это происходит по порядку занятия участниками мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент каждого выступающего в соответствии с важностью его выступления. В процессе обсуждения ведущий следит за соблюдением регламента, тактично предлагая прерваться или, наоборот, выделяя дополнительное время. Заканчивая обсуждение, ведущий коротко в пределах 2 – 3 мин делает резюме.

Как и другие РR мероприятия, дни открытых дверей требуют изготовления идентификационных табличек, указателей и др.

После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам можно предложить культурно-развлекательную программу.