8.8.3.Конференции, их виды и правила подготовки

Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих идей, задумок, новой продукции. Конференция фактически представляет собой форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению определенной проблемы или темы. Конференции могут быть внутренними, т.е. для трудового коллектива компании или фирмы, а также внешними – ориентированными на внешнюю аудиторию.

Главным событием конференции являются подготовленные доклады и выступления по теме авторитетных представителей бизнеса, науки, органов власти. Доклады и выступления ограничены регламентом 10 – 20 мин. Регламент определяется наличием и качеством синхронного перевода, уровнем интеллекта слушателей, сложностью рассматриваемой тематики.

По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес, как правило, издаются сборники текстов, тезисы докладов с рекламным приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и ведущих фирмах.

Конференция – это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых сообществах и властных государственных структурах. В крупных коммерческих компаниях конференции дополняются теле- и видеоконференциями, конференциями в Интернет.

Различают следующие виды конференций: внутрифирменные, отраслевые, региональные, общенациональные и международные.

Конференции могут носить чисто научный, практический или научно-практический характер и проводиться в следующих сферах: научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др.

Современные методы проведения конференции предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Любая конференция является комплексным мероприятием РR и включает в себя такие способы осуществления коммуникаций:

• церемония открытия;

• посещение объектов;

• проведение выставок и презентаций;

• подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

• проведение деловых встреч и т.п.

Подготовкой и проведением конференции могут заниматься специалисты РR или специально созданный координационный штаб, членами которого являются сотрудники разных подразделений предприятия.

Подготовка и проведение конференции включает в себя ряд этапов:

• выбор места и времени проведения конференции;

• подготовка информационно-рекламных материалов, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики конференции;

• подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число основных докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

• отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обслуживания участников конференции;

• техническое обеспечение проведения конференции;

• подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, основных докладчиков, специалистов службы РR, обслуживающего персонала и др.);

• подготовка необходимых транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещении проводящей ее организации;

• подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения ее основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

• подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции;

• подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.);

• разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

• подготовка РR мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (выставки, торговые показы, презентации, деловые встречи и т.п.).

Торжественная церемония открытия может быть связана с одним из следующих событий в деятельности предприятия или организации:

• завершение строительства и ввод в эксплуатацию какого-либо производственного или социально-культурного объекта;

• начало производства новой продукции или оказания новой услуги;

• открытие представительства или филиала компании в новом регионе;

• начало работы крупной экспозиции или выставки достижений предприятия за определенный период времени;

• запуск нового проекта в образовательной, экологической, гуманитарной и других областях.

Правильно организованная церемония открытия предполагает участие в ней представителей всех категорий общественности конкретного предприятия: собственных сотрудников, внешних акционеров, кредиторов, инвесторов, местной администрации, поставщиков, потребителей и даже конкурентов.

Положительный резонанс в СМИ о проведении церемонии открытия оказывает существенное влияние на деловой имидж предприятия и приводит к повышению ее конкурентного статуса, т.к. свидетельствует о постоянном развитии предприятия и имеющихся у него возможностях роста.

Одновременное участие в церемонии открытия всех сотрудников предприятия и его руководителей улучшает внутреннюю корпоративную культуру, сплачивает и дисциплинирует коллектив, позволяет полнее раскрыть и использовать его творческий потенциал в интересах предприятия.

В случае приглашения на церемонию открытия конференции знаменитостей, организаторы должны быть готовы к оплате их присутствия на данном мероприятии.

Необходимо помнить, что состав приглашенных в определенной степени влияет на заинтересованность представителей СМИ в освещении церемонии открытия. Количество и статус приглашенных лиц влияют также на расходы предприятия-организатора.