8.8.8.Посещение объектов предприятия представителями сми

Для того чтобы журналисты смогли составить более полное впечатление о предприятии, необходимо устроить показ отдельных его объектов и организацию всевозможных экскурсий.

Эти мероприятия целесообразно организовывать в тех случаях, когда на предприятии имеются определенные успехи:

• завершение строительства новых объектов;

• освоение новой технологии и открытие производства по выпуску новой продукции;

• совершенствование системы организации производства и управления;

• решение природоохранных проблем;

• открытие региональных представительств и филиалов, новых корпусов;

• развитие социальной сферы;

• открытие постоянно действующей экспозиции на территории предприятия и т.п.

При подготовке посещения объектов можно разослать предварительные приглашения СМИ. Обычно в приглашении указывают:

• цель и характер посещения объекта;

• точное место расположения объекта, место сбора приглашенных лиц, место возможной встречи делегации представителями предприятия-организатора;

• маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте;

• общую длительность мероприятия, время начала и окончания основных экскурсий;

• условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц.

Важным моментом является подготовка гидов, которые должны не только знать объекты, но и иметь навыки общения с людьми. Гид должен быть обеспечен микрофоном, иметь средства оперативной связи с руководством и нагрудную табличку с указанием фамилии, имени и должности.

В отдельных случаях большая делегация приглашенных лиц может быть разбита на небольшие группы. Всем приглашенным лицам необходимо раздать информационно-рекламные материалы.

Перед началом экскурсии руководители предприятия должны выступить с краткой вступительной речью, а соответствующе специалисты должны провести инструктаж по технике безопасности. По завершении всей программы руководители и специалисты предприятия должны ответить на возникшие в ходе экскурсии вопросы.

Данное мероприятие может проводиться как отдельно взятое, так и в рамках другого мероприятия РR.

8.8.9.Использование телефона для установления и поддержания связей с общественностью

Передача информации по телефону повышает оперативность связей с общественностью и снижает расходы по установлению и эксплуатации коммуникационных каналов.

Очень удобными для предприятия являются мини-АТС. Целесообразно в некоторых случаях использовать автоответчик. Накопленные сообщения и вопросы необходимо сортировать и ранжировать в зависимости от степени важности и характеру затрагиваемых проблем. Результатом этой аналитической работы может быть специальный отчет.

При организации информационных взаимосвязей с помощью телефона следует продумать систему обеспечения безопасности переговоров, защиту от несанкционированного подключения и прослушивания, способы охраны сведений конфиденциального характера, относимых к категории коммерческой тайны предприятия.

Необходимо знать и соблюдать правила проведения телефонных переговоров, помня о том, что телефонный ответ сотрудника предприятия формирует первое впечатление о предприятии и создает определенный имидж. Очень важно, чтобы специалист, отвечающий на телефонные звонки, был компетентен в обсуждаемых вопросах.