8.8.6. Публичные выступления, их назначение и правила подготовки

Публичные выступления всегда сопровождают комплексные РR мероприятия.

Основные цели публичного выступления:

• информирование общественности о значительном событии в жизни предприятия;

• улучшение отношений с некоторыми категориями общественности и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным вопросам;

• опровержение сложившегося общественного мнения в отношении предприятия по тем или иным аспектам его функционирования.

Публичные выступления руководителей и специалистов предприятия можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации.

Преимуществом публичного выступления является налаживание прямого контакта с живой аудиторией, установления обратной связи с общественностью.

8.8.7.Пресс-конференции, их назначение и проведение

Пресс-конференции – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ.

У предприятия может возникнуть необходимость в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно.

Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств:

• время проведения - лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник – редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница – день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов. Известно, что журналисты – профессиональные «совы» (поздние записи, монтаж, тракты и т.п.), поэтому целесообразно назначить пресс-конференцию в промежутке от 12.00 до 14 ч, так как с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время;

• тематика - в приглашении-факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс-конференции;

• сценарий - пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей: 1) изложение позиции фирмы по проблеме; 2) ответы на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства – отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;

• протокол - вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;

• регистрация - целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которой посвящена пресс-конференция. Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса;

• угощения - бесспорно способствует доброжелательности и активности журналистов организация угощения (прохладительные напитки, «кофе-брейк», фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, «запуска» нужных слухов.

Пресс-конференции необходимо проводить в следующих случаях:

• если предприятию необходимо проинформировать свою общественность о каком-либо неординарном или важном событии в своей жизни;

• если нужно продемонстрировать свои достижения или новую продукцию;

• если нужно представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

• если нужно решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

• если нужно наладить контакты руководству предприятия с СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференция являются руководители предприятия или соответствующие специалисты РR. Никогда не нужно организовывать пресс-конференции, если событие малозначительное и информацию можно просто передать в СМИ по традиционным каналам.

Перед началом пресс-конференции, ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения целевым СМИ. Приглашения должны быть разосланы заблаговременно, чтобы дать возможность представителям СМИ спланировать собственную работу и подготовиться к данному мероприятию. Однако это не исключает возможности появления оппозиционно настроенных изданий. Организаторы не должны препятствовать их участию.

В приглашении следует указать следующую информацию:

• место, день и время проведения, примерную продолжительность пресс-конференции;

• общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предлагаемых к рассмотрению;

• фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны организаторов.

Чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к данной пресс-конференции, в приглашении не нужно очень подробно комментировать ее основные вопросы.

Выбирая день проведения пресс-конференции, необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпал с каким-то более значимым событием в городе.

Организаторам следует учесть, что количество приглашенных представителей СМИ может не совпасть с количеством разосланных приглашений.

Для повышения результативности пресс-конференций, каждому из присутствующих необходимо вручить информационные материалы (пресс-релизы, фотографии, слайды, отчеты и т.п., содержащие информацию по обсуждаемым вопросам). При этом необходимо позаботиться о техническом обеспечении пресс-конференции.

По окончании пресс-конференции необходимо устроить небольшое угощение для ее участников с целью создания неформальной обстановки, которая позволяет обеспечить более эффективное общение руководителей и специалистов предприятия с представителями СМИ и деловых кругов.

После завершения пресс-конференции, ее организаторы должны оценить результативность данного мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов, появившихся в СМИ о прошедшей пресс-конференции.

В случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу немедленно в СМИ организуются брифинги.

Брифинг – короткая, сжатая во времени инструктивная встреча руководства предприятия или компании с журналистами, с приглашением представителей органов государственной власти. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев.