Бланк-заказ на медиапланирование

Заказ №______ от______ 200______года

Клиент-менеджер___________________

Заказчик_____________

Рекламируемый продукт/услуга/марка

На какие СМИ необходимо составить медеаплан:

? Телевидение (перечислить каналы)

? Пресса (перечислить издания)

? Любые необходимые, по мнению специалиста, каналы (отметить), где ещё будет проходить данная рекламная кампания помимо перечисленных ранее каналов__________

Используемые рекламные материалы:

	Название	Хронометраж /формат
Видеоспоты		Сек
Аудиоспоты		Сек
Макеты		смхсм

Форма оплаты

Срок рекламной кампании с по

Планируемый бюджет (если необходимо, указать для каждого

СМИ отдельно)

Скидка фиксированная от объема

Срок исполнения заказа рабочих дней

Согласовано (подпись медиаплеэнера)

Примечания

Этот документ — основа для проведения медиаобсчета (который документом не является), расчета бюджета рек­ламной кампании, составления графика размещения рекламы в СМИ и календарного плана проведения рек­ламной кампании, которые должны быть завизированы заказчиком и являются документами.

С образцами этих документов можно ознакомиться, про­читав раздел, посвященный медиапланированию.

На основании брифов составляются медиапланы, ори­гинал-макеты, эскизы, тексты. Это как бы промежуточ­ные рекламные продукты, проекты будущей рекламы. Все это своего рода документы - их подписывает рекламода­тель.

Одним из самых важных документов на этапе проекти­рования и производства рекламного продукта является бланк сопровождения заказа, который заполняется ме­неджером РА совместно с представителем рекламодате­ля. И.Гольман [11] предлагает следующий вариант блан­ка сопровождения заказа, снабжая его комментариями:

Рассмотрим его внимательнее. Вверху — сведения о заказчике. Справа — место для визы директора или его заместителя. С полу­чением этой визы работе дают ход.

Таким образом, не запускаются в дело неоплаченные работы, что раньше бывало сплошь и рядом.

В левой колонке сверху вниз даны:

• сведения о тираже (количестве) продукции (изделий);

■ срок исполнения, указанный производственному отделу;

• даты основных этапов производственного цикла. Во второй слева колонке:

• вид изделия (из наиболее употребительных), для уникально­ го оставлена строчка;

• дополнительные виды обработки.

Третья колонка:

• вид печати (сюда, правда, «затесался» плоттер, который бывает и режущим);

• материал;

• используемые цвета.

В крайней колонке справа:

• сведения об оригинал-макете;

• формат издания (изделия);

• виды вывода (очень важно, с учетом многообразия видов производства);

• масштаб при выводе;

• архивные сведения (очень важно: заказчики все время по­вторяют работы, и хорошая архивация сохраняет много времени и сил).

Заполненный «Бланк заказа» передается по технологической цепочке от одного производственного участка к другому, пока не будут выполнены все запланированные в «Бланке» работы. С готовой продукцией он возвращается к менеджеру, курирующему заказ, и, вместе с подписанным заказчиком оригинал-макетом, служит основным документом для оценки ее соответствия требо­ваниям заказчика.

По «Бланку» определят и причину задержки исполнения, если таковая произошла, и «автора» ошибок, если таковые случи­лись. А то, что каждая ошибка должна иметь вслух названного «автора», нам теперь предельно ясно. Даже степень его наказа­ния не столь важна. Главное, чтобы все «бракоделы» были на­званы. Это — мощный заслон на пути систематического повторения ошибок.

Это не единственный вариант бланка заказа. Каждое РА (рекламный отдел СМИ) разрабатывает для себя наи­более удобный вариант, учитывающий специфику произ­водства рекламы и особенности клиентуры. Приведем еще один пример.

Бланк-заказ на производство аудио- видеопродукции

Заказ № от 200 года

Заказчик

Предмет производства:

• Статичная компьютерная заставка

• Озвученная компьютерная заставка

• Аудиоролик

• Видеоролик

• Съемки на выезде у клиента

• Перемонтаж

• Наложение адресного плана

• Другое

Параметры производства: Хронометраж сек

Исходный материал/ответственность	Заказчик	Агентство
Видеоматериал (только SVHS, BETACAM-SP)
Статичные изображения (фото, слайды и др.)
Аудиоматериал (только CD или мини-диск)

Номер лицензии/информация о сертификации

(Сценарный план с подробным описанием аудио- и видеоряда составляется отдельно и, после согласования с заказчиком, явля­ется неотъемлемой частью данного заказа).

Стоимость производства заказа (без налогов)

Стоимость с учетом налогов

Срок исполнения заказа (с момента согласования сценария и внесения предоплаты) рабочих дней

Согласовано и утверждено:

Клиент-менеджер:

Примечание:

Бланки заказа сопровождают производство рекламных продуктов при их путешествии по разным отделам РА, помогают избежать ошибок, недоразумений.

Итак, рекламный продукт готов, услуги оказаны и на­ступает последний этап сотрудничества рекламодателя с РА или с рекламным отделом СМИ — завершение отно­шений в системе «рекламодатель — РА». Документом, по­дытоживающим сотрудничество РА (СМИ) и рекламода­теля, закрывающим договор, является акт сдачи-при­ема работ. Он должен быть подписан обеими сторонами. В случае несогласия заказчика, подкрепленного реальны­ми аргументами (например, несоответствие по какому-то параметру продукции согласованным образцам), состав­ляется с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения.

Акт сдачи-приема работ

к Договору № от « » 2003 г.

г.Ростов-на-Дону « » 2003 г.

ОАО N, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Гене­рального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и PA S, именуемое в даль­нейшем «Исполнитель», в лице директора Яковлева Якова Яков­левича, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Заказчик принял, а Испол­нитель сдал услуги по:

1. Разработке фирменного стиля Заказчика

2. Разработке и реализации рекламной кампании

3. Разработке и производству рекламных продуктов

и пришли к соглашению о том, что предусмотренные Договором

№ работы выполнены в полном объеме и надлежащем виде.

Договорная цена выполненных работ составляет

рублей.

Претензий со стороны Заказчика по выполнению работ нет.

Представитель Заказчика

Представитель Исполнителя

Если результатом сотрудничества с РА является про­изводство каких-либо материальных ценностей (проспек­тов, буклетов, сувенирной продукции и т.д.), рекламода­телю для того, чтобы забрать рекламные продукты, нуж­но оформить накладную (см. образец 5).

Если лицо, которому предстоит забрать продукцию, не имеет права подписи, ему выдают доверенность (см. об­разец 6) на получение продукции.

Все документы, связанные с обслуживанием того или иного клиента, должны быть упорядочены. Они хранятся как в РА, так и у рекламодателя.

Договор и/или счет с описанием работы и условий ее

выполнения.

Бланки-заказы на производство и размещение рекла­мы.

Брифы.

Сценарии, рекламные тексты, макеты (с подписями кли­ента).

Графики размещения рекламных материалов.

Календарный график рекламной кампании.

Утвержденный бюджет.

Эфирная справка (выдается клиенту по требованию и служит подтверждением реального размещения реклам­ных материалов в теле- или радиоэфире). Акт сдачи-приема работ и/или накладная. Доверенность на право получения продукции и/или под­писания Акта сдачи-приема.

Платежное поручение, которым Заказчик оплатил работу по «безналу» и/или приходный ордер, зафиксировавший оплату наличными деньгами.

Не всякий рекламный заказ сопровождается составле­нием всех перечисленных документов. Приведенные в спис­ке документы обслуживают достаточно большие комплекс­ные рекламные кампании. При небольших заказах, на­пример изготовление визиток, можно ориентироваться на минимальную документацию — счет, бланк-заказ, дове­ренность, платежное поручение или приходный ордер.

Желательно, чтобы все указанные документы были ори­гиналами (кроме платежного поручения заказчика). Оформ­ление документов производится до начала проведения рек­ламной кампании, во время проведения рекламной кампа­нии и завершается сразу же после окончания рекламной кампании.

Кроме документов, обслуживающих взаимодействие с клиентами, большое значение имеют так называемые до­кументы внутреннего пользования. Бухгалтерская доку­ментация не является предметом описания. Представим лишь те документы, которые находятся в ведении специ­алиста по рекламе. Финансовая справка является доку­ментом внутреннего пользования и позволяет точно, по факту, представить реальное движение денежных пото­ков в ходе проведения рекламной кампании.

Финансовая справка рекламной кампании

Клиент-менеджер

Клиент

Название рекламной кампании

В обязанности менеджера по рекламе входит составление фи­нансового отчета за месяц. Эта процедура помогает не только упорядочить финансовые поступления, но и обобщить информацию о клиентах.

Финансовый отчет за месяц

Месяц

Клиент-менеджер

для внутреннего пользования используется и рапорт о ходе и результатах рекламной кампании. В качестве воз­можного варианта авторы А.Курилина и В.А.Курнатовская приводят следующий текст [12, с. 64]:

Клиент-менеджер: Мария Иванова

Клиент магазин: «Светлячок» (одежда и обувь для детей и подростков)

Контактное лицо: (ФИО представителя клиента) Рекламируемый продукт /услуга: 20 % скидка на детскую де­мисезонную обувь; распродажа демисезонной одежды

Период действия торгового предложения клиента: сентябрь-октябрь 2000 года

Период проведения рекламной кампании: 21.08.2000 - 30.10.2000

Предложения для клиента по проведению рекламной кампании:

1. Разработаны следующие варианты рабочих слоганов дан­ ной рекламной кампании:

a. Файл либо тексты всех предложенных клиенту слоганов (с указание автора, даты, когда они были презентованы клиенту)

b. Вариант слогана, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент)

2. Производство и размещение на канале 3 информационных сюжетов: отказ клиента

a. Описание предложения (основная идея, формат, сроки, ав­ тор сюжетов)

b. Причина отказа (указать аргументы клиента).

3. Производство слайд-фильма:

a. Файл либо ссылка на файл с вариантами сценариев слайд- фильма (с указание даты презентации сценариев и т.д.)

b. Вариант сценария, принятый клиентом

c. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи работы по плану

d. Дата сдачи слайд-фильма клиенту

e. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

4. Разработка графика размещения рекламных материалов:

a. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи работы по плану

b. Вариант графика, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

5. Размещение строчной информации в «бегущей строке» на канале:

а. Утвержденные тексты объявлений, сроки выхода объявле­ний в эфир

Описание проблем (коротко, если таковые были), возникших в процессе работы над рекламной кампанией:

Результаты рекламной кампании: оценка результатов клиент-менеджером.

В РА четко разграничиваются обязанности, назнача­ются приказом ответственные за составление тех или иных документов сотрудники в области подготовки документов, устанавливаются лица, которые обладают правом подпи­си, создается жесткая технология документооборота, где каждый документ «привязан» ко времени, к выполняе­мой работе и к конкретным сотрудникам.

В конце каждого квартала проводится сверка докумен­тов, чтобы до сдачи квартального баланса все бумаги были в порядке.

Эти несложные правила во многом помогут упорядо­чить работу в РА, избежать путаницы, претензий как со стороны клиентов, так и со стороны контролирующих ор­ганов.