Физическая модель. Создание базы данных в субд Access

При запуске MS Access предлагает создать новую БД, запустить мастеров или открыть готовую БД.

При выборе пункта Новая база данных система предлагает определить папку и имя файла новой БД.

В процессе дальнейшей работы с БД все созданные объекты будут сохраняться в этом файле.

Создание таблиц данных

Для создания таблицы необходимо перейти на вкладку Создание и в группе Таблицы выбрать один из способов (режимов) создания таблицы: Таблица, Конструктор таблиц или Списки SharePoint или перейти на вкладку Внешние данные и в группе Импорт выбрать один из доступных источников данных.

В режиме таблицы пользователь сразу вводит имена полей и данные, но не может задать типы и свойства полей – они задаются по умолчанию исходя из вводимых значений.

Режим Списки SharePoint (создание таблицы с использованием сайта, созданного в программе SharePoint) позволяет создать таблицу, импортирующую данные из списка SharePoint или связанную с ним.

Импорт таблиц предусматривает введение в текущую базу данных таблицы, созданной в другой БД или в другом приложении (например, в табличном процессоре Excel).

Наиболее детальным является режим Конструктора (рис. 4). Здесь пользователь сам осуществляет процесс определения структуры таблицы: задает имена и типы полей, их свойства (в нижней части экрана). В необязательном столбце Описание можно внести краткие сведения о данных. Эти сведения отображаются потом в строке состояния при выделении поля в таблице.

Примечание 1. При определении полей, содержащих значения строго определенного формата (например, телефонные номера), можно применить подходящий шаблон в свойстве Маска ввода (для шестизначного телефонного номера, например: 00-00-00, где 0 обозначает любую цифру).

Примечание 2. Если значения поля будут выбираться из заранее известного и не слишком большого множества значений, удобно создать поле со списком, из которого при заполнении таблицы можно будет выбрать нужное значение. Для этого в разделе свойств поля на вкладке Подстановка нужно установить следующие значения параметров: Тип элемента управления – «Поле со списком» или «Список»; Тип источника строк – «Список значений», в параметре Источник строк перечислить все необходимые значения в кавычках через точку с запятой. Например, для поля Пол можно задать список из двух значений: «ж»; «м».

Примечание 3. Только в MS Access версии 2010 появилась возможность создать вычисляемые поля в таблицах. Для этого в качестве типа данных создаваемого поля нужно выбрать тип: Вычисляемый и в окне Построителя выражений ввести выражение для вычисления значения вычисляемого столбца. Окно Построитель выражений открывается автоматически при выборе вычисляемого типа данных, либо с помощью кнопки в разделе свойств создаваемого поля на вкладке Общие в строке Выражение. Обязательно нужно указать Тип результата.

После того, как введены все имена полей, их типы и свойства, назначается первичный ключ. Для этого поля, которые войдут в состав первичного ключа, нужно выделить и определить их в качестве первичного ключа командой Ключевое поле на вкладке Конструктор, аналогичной командой в контекстном меню.

Для сохранения структуры таблицы можно применить команду меню Файл / Сохранить, или выбрать аналогичную команду в контекстном меню созданной таблицы, или просто закрыть окно конструктора, подтвердив сохранение.

Задание 1.2. Создайте все таблицы базы данных ФАКУЛЬТЕТ, самостоятельно определив и задав типы полей, а также задав свойства полей согласно описанию. Не забудьте определить для всех таблиц первичные ключи.

Р екомендации по выполнению задания 1.2:

1. В таблице Студент:

‑ для поля Пол организуйте ввод значений через перечисление «Ж»; «М» (см. рис. 5);

‑ для поля ДатаРождения в свойстве Условие на значение задайте условие Year([ДатаРождения])>1900 And [ДатаРождения]<Date(). Здесь функция Year(<дата>) возвращает год из указанной даты, а функция Date() возвращает текущую дату;

‑ для поля Адрес в соответствующем свойстве поля задайте значение по умолчанию «неизвестно»;

‑ для поля СотовыйТелефон задайте маску ввода для сотового телефона: 8(000)000-00-00;

‑ для поля ПроживаетВОбщежитии задайте логический тип данных.

2. В таблице Преподаватель:

‑ для поля Кафедра организуйте ввод значений через перечисление (например, «ИТ и методики обучения информатике», «прикладной математики и информатики», «высшей математики», …);

‑ для поля Должность организуйте ввод значений через перечисление (ассистент, старший преподаватель, доцент или профессор);

‑ для поля УченаяСтепень организуйте ввод значений через перечисление (кандидат наук или доктор наук);

‑ для поля ДатаПринятияНаРаботу в свойствах поля задайте значение по умолчанию – текущая дата, и условие на значение (дата принятия на работу не может быть больше текущей даты).

3. В таблице Дисциплина:

‑ поле Общий объем часов вычисляется автоматически как сумма количества лекционных и практических часов.

4. В таблице Занятие:

‑ для поля ВидЗанятия организуйте ввод значений через перечисление (лекция, семинар или лабораторное занятие);

‑ обратите внимание на то, что первичный ключ должен быть составной (включающий поля Группа, Дисциплина и ВидЗанятия).