РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ФІНАНСОВОГО КОНТРОЛЮ НА ПІДПРИЄМСТВІ.
1.1.Економічна роль фінансового контролю на підприємстві.
Слово “контроль”, як і слово “влада”, породжує перш за все негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, примушення, відсутність самостійності і т.д. – словом все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особи. Саме через це контроль відноситься до функцій управління, суть яких трактується невірно.
Контроль – це процес забезпечення досягнень організацією своїх цілей. Цей процес складається з встановлення стандартів, вимірів фактичнодосягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якощо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.
Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли організація сформулювала цілі завдання. Контроль є невід‘ємним елементом самої суті будь-якої організації, бо ні планування, ні створення організац2ійних структур, ні мотивацію не можна розглядати в відриві від контролю.
3 Основні види контролю: попередній, поточний і заключний.
Попередній. Так він називається тому, що здійснюєтбся до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Поскільки ці правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їх сурове дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається в потрібному напрямку.
В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних напрямках – по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов‘язків.
Попередній контроль матеріальних ресурсів здійснюється шляхом розробки мінімальнино допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять цим вимогам.
Важливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, бо дає впевненість, коли організації буде потрібна готівка, то вона буде.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведених робіт. Частіше всього об‘єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозиції по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірах фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.
Заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виконання проте він має дві важливі функції.
Перша дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування, у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактичні і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реально були складені плани.
Друга заключається в тому, що сприяти мотивації. Якщо мотиваційні винагороди залежать від результатів, то виміряти треба їх точно і об‘єктивно.
Процес контролю.
В процедурі контролю є три чітко виражених етапи:
Розробка стандартів і критеріїв;
Співставлення з ними реальних результатів;
Прийняття необхідних коректуючих дій.
На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів.
Перший етап – “Встановлення стандартів” демонструє, наскільки близько злиті функції контролю і планування.
Стандарти – це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається вимірам. Цілі, які можуть бути викоритані, як стандарти для контролю, характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота і конкретного критерію по відношенню до якого оцінюється ступінь виконання роботи.
Наприклад: Одержати прибутки в 1992р. 1 млн. доларів, конкретний критерій (1 млн.дол.) і певний проміжок часу (рік) називаються результативними. Показник результативності точно визначає те, що потрібно одержати, для того, щоб досягнути цілі. Ці показники дають можливість співставити реальнозроблену роботу з запланованою.
Другий етап “Співставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами”.
На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають тому, чого він чекав.
При цьому менеджер приймає ще одне важливе рішення: наскільки допустимі відхилення від стандартів.
Наприклад: Ви запланували в тиждень реалізувати продукції на суму 1млн.дол. Фактично реалізували на 980 тисяч. Чи варто хвилюватися? Мабуть ні. Ви просто будете знати, ща на наступний тиждень треба реалізувати продукції на суму більше 1млн.дол. Тобто в середньому треба реалізувати на 1млн., але не обов‘язково щонеділі по 1млн.Але для цього необхідно встановити масштаб допустимих відхилень і принцип виключення. Масштаб допустимих відхилень, це коли в певних межах відхилення від передбачених результатів не повинна викликати тривоги.
Принцип виключення заключається в тому, що система може спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандариів.
Після оцінки процес контролдю переходить в третій етап “Прийняття необхідних коректуючих дій”. При якому менеджер повинен обрати одну з 3-х ліній поведінки: нічого не приймати? Усунути відхилення, перглянути стандарт.
Нічого не приймати. Основна мета контролю полягає в тому, щоб добитися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її дійсно функціонувати у відповідності з планом.
Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення, перш ніж вони переостуть у крупні проблеми, беззмістовна і непотрібна. Природньо, що проведене коригування повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. Це повинно бути обов‘язковою програмою дій, щоб повепрнути організацію до правильних дій.
Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони базуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього.
Стандарти можуть переглядатися в сторону підвищення (якщо фірма діє успішно), і в сторону зниження (якщо стандарти виконати важко).
Рекомендації науки по поведінці по проведенню ефективного контролю.
Встановлюйте двосотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають питання, люди повинні знати, що стандарти, які використовуються для оцінки їх діяльності, дійсно достатньо повно і об‘єктивно відображають їх роботу.
Встановлюйте двохсотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають якісь проблеми щз системою контролю, то внього повинна бути можливість відкрито обговорити їх, не боячись, що керівництво буде ображатись на це.
Уникайте надмірного контролю. Керівництво не повинне перевантажувати своїх підлеглих багаточисельними формами контролю, бо вони будуть поглинати всю їх увагу.
Встановлюйте жорсткі, але такі, що можна досягти стандарти. Чіткий і ясний стандарт створює мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого чекає від них організація, але ці цілі повинні бути реальними.
Винагороджуйте за досягнення стандарту. Це буде мотивуватиспівробітників на повну самовіддачу на користь організації.
Характеристика ефективного контролю.
Для того, щоб контроль міг використовувати своє справжнє завдання, він повинен мати наступні властивості:
стратегічна направленість, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.
Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю заключається в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.
Відповідність справі, тобто об‘єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо.
Своєчасність контролю заключається не у виключно високій швидкості або частоті проведення, а в погодинному інтервалі, між проведенням оцінок, який адекватно відповідає явищу, що контролюється.
Гнучкість контролю. – Простота контролю. Надлишкова складність контролю веде до безпорядку.
Економічність контролю. Будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по неправильному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю
Інформаційно-управлячі системи в плануванні і контролі (ІУС).
ІУС – це формальна система, яка поставляє керівникам інформацію, необхідну їм для прийняття рішень. Ефективна ІУС приймає до уваги відмінності між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному керівникові інформацію тільки того типу і якості, яка йому необхідна.
Основними етапами створення ІУС є аналіз системи прийняття рішень, проекктування системи обробки інформації, а також створення системи управляючих впливів і її контроль.
Для підвищення ефективності ІУС необхідно залучити користувачів до процесу створення системи, проводити навчання користувачів, концентрувати увагу лише на потрібній інформації, забезпечувати високі економічні показники роботи системи, отримувати необхідний штат технічних працівників для її обслуговування, проводити тестування ІУС, а також модернізувати її у відповідності з виникаючими змінами.
Контроль за суспільним виробництвом і розподілом продуктів, раціональним використанням трудових, матеріальних, грошових ресурсів є об’єктивною необхідністю. Однією із форм контролю є фінансовий контроль.
Необхідність фінансового контролю обумовлена дією економічних законів, товарно грошових відносин.
Фінансовий контроль – це вид контролю, який базується на використанні контрольної функції фінансів і таких вартісних економічних категорій як госпрозрахунок, кредит, дохід, ціна, собівартість і т.д.
В процесі фінансового контролю здійснюється перевірка виконання господарських і фінансових планів-прогнозів, дотримання режиму економії, стану збереження власності, раціональності і ефективності використання засобів, які є в господарстві.
Основними задачами фінансового контролю є перевірка:
виконання планів-прогнозів господарської діяльності;
виконання завдань по доходах, витратах, приросту і використанню власних оборотних засобів;
витрати грошових і матеріальних засобів в границях встановленими фінансовими планами-прогнозами і кошторисами з максимальною економією і ефективністю;
стану розрахунків з фінансовими органами, банками, дебіторами і кредиторами, витрати фонду заробітної плати.
Фінансовий контроль зводиться до виконання таких задач:
виявлення результатів і якості роботи організацій (підприємств).
Сприяння на організації (підприємства) усунення надостатків в господарсько-фінансовій діяльності.
Головним у фінансовому контролі є не виявлення, фіксування порушень, незаконних витрат засобів і безгосподарності, а попередження запобігання.
Види фінансового контролю:
внутрівідомчий фінансовий контроль;
внутрігосподарський контроль.
Внутрівідомочий інансовий контроль здійснюють вищестоячі організації по відношенню до нищестоящих. Контроль здійснюється такими службами: контрольно-ревізійними управліннями, фінансовими відділами і іншими службами.
Основною задачею фінансового контролю є:
законність фінансово-господарських операцій;
боротьба з безгосподарністю;
постановка і якість ведення бухгалтерського обліку.
Внутрігосподарський контроль має велике значення, контроль організується в середині кожного підприємства, установи, організації.
Такий контроль здійснюється самими керівниками і різними функціональними відділами і службами – бухгалтерія, плановий відділ, фінансовий відділ. Фінансовий контроль за діяльністю організацій 9підприємств) здійснюється в трьох формах:
попередній;
текучій;
послідовній.
Попередній фінансовий контроль передує витратам грошових засобів і матеріальних цінностей. Він здійснюється на стадії розглядання проектів фінансових планів-прогнозів кошторисів, договорів, угод, а також грошових, розрахункових і товарних документів з метою недопущення незалежного, неекономічного і нецілеспрямованого розходу засобів.
Текучий (оперативний) фінансовий контроль виражається в оперативному спостереженні кожного дня за ходом фінансово-господарської діяльності і виконанням фінансового плану-прогнозу. Базується цей контроль на аналізі даних бухгалтерського обліку і звітності, текучої оперативної звітності на оперативному спостереженні.
Послідовний фінансовий контроль здійснюється після здійснення операцій, шляхом перевірки різних даних звіту.
Головна задача послідуючого контролю – викрити причини виявлення недостатків і прийняти міри, щоб не допустити їх надалі.
В ході здійснення фінансового контролю користуються різними методами. Під методами фінансового контролю розуміють конкретні прийоми і способи його здійснення.
Основними методами фінансового контролю є:
розгляд проектів планів-прогнозів господарсько-фінансової діяльності, кошторисів до їх застосування, це метод попереднього фінансового контролю;
перевірка виконання прийнятих рішень; це один із методів текучого контролю за дотриманням законів, постанов, указів по визначеному колу питань;
економічний аналіз – метод послідовного контролю, який дозволяє зрівняти звітні дані з плановими завданнями і нормативами, з показниками роботи інших підприємств;
документальна ревізія – метод послідовного контролю господарсько-фінансової діяльності організацій, збереженість грошових цінностей, стан обліку і звітності.
Об’єктом фінансового контролю є фінансова діяльність організацій, зв’язане з утворенням грошових ресурсів, їх розподілом і використанням.
Фінансовий стан організацій і підприємств залежить від степені виконання планів-прогнозів господарської діяльності, правильного використання власних оборотних і інших засобів, отримання необхідних доходів і нагромаджень, дотримання режиму економії, фінансової і розрахуноково-платіжних дисциплін.
Щоб успішно вести господарство, забезпечити виконання виробничих і фінансових завдань, необхідний систематичний контроль за реалізацією продукції, запасами товарно-матеріальних цінностей, їх обігом, правильності використання власних оборотних засобів, позик банку і своєчасності поступлення передбачених доходів.
Основними задачами текучого фінансового контролю за витратами є забезпечення економії в витратах, зниження собівартості продукції, підвищення рентабельності господарської діяльності.
Для текучого контролю витрат використовуються кошториси витрат і бухгалтерські звіти, а також документи і записи бухгалтерії по рахунках, які враховують витрати. Головна увага повинна звертатися на перевірку законності і господарської цілеспрямованості витрат, особливо по таких статтях, , як транспортні витрати, заробітна плата, витрати та утримання апарату управління (по відрядженнях і канцелярські витрати) і інші .
В процесі текучого контролю фінансового плану – прогнозу потрібно провіряти повноту своєчасність поступлення власних і прирівняних до них засобів, а також правильність їх використання в господарстві.
Перевірка виконання показників балансу доходів і витрат здійснюється по окремих статтях доходів і витрат.
Важливою задачею контролю за виконанням балансу доходів і витрат є своєчасні розрахунки з бюджетом по податках, повернення позик банкам.
В процесі контролю за виконанням балансу доходів і витрат необхідно визначити, чи достатня сума власних оборотних засобів для нормального фінансування текучої господарської діяльності організаціїю. Цей контроль здійснюється по даних бухгалтерського балансу на певну дату, шляхом зрівняння фактичної суми власних оборотних засобів з затвердженим нормативам.
Платоспроможність виражається в своєчасному погашенні організаціїй своїх обовязків перед постачальниками, банками, фінансовими організаціями і іншими кредиторами. В ній проявляється якість своєї господарсьтко-фінансової організації.
Задача фінансового контролю в тому, щоб на протязі здійснення текучої господарської діяльності забезпечити правильне використання оборотних засобів і інше. В бухгалтерії необхідно вести текучий оперативний облік за своєчасністю поступлення платежів від покупців.
Для цього кожний платіжний документ реєструється в спеціальному журналі (дата, №, назва покупців, сума, фактична оплата).