45. Факторы управляемости в организации.

Управляемость – это степень и полнота реакции системы на управленческие решения.

Устойчивость, адаптивность и, безусловно, управляемость органи­зационной структуре, а значит и самой системе управления придает норма управляемости. Три основные характеристики – устойчивость, адаптивность и управляемость – вполне могут характеризовать жизне­способность системы управления и самой организации.

Факторы, влияющие на масштаб управляемости:

Выделяются следующие факторы, раскрывающие характер работ:

·   схожесть;

·   территориальная удаленность;

·   сложность.

Факторы, характеризующие подчиненных и руководителей или уровень квалификации:

·   уровень подготовки подчиненных;

·   уровень профессионализма руководителя.

Факторы, характеризующие организационные особенности:

·   степень ясности в делегировании прав и ответственности;

·   степень четкости в постановке целей;

·   степень стабильности (частота изменений) в организации;

·   степень объективности в измерении результатов работы;

·   техника коммуникации;

·   иерархический уровень организации;

·   уровень потребности в личных контактах с подчиненными.

Эффективным структурам управления свойственны:

• единство составляющих звеньев при четком разграничении выполняемых ими функций;

• динамичность и гибкость, способность быстро изменяться, приспосабливаться к новым внешним и внутренним условиям, для чего управленческая структура должна быть в минимальной степени инерционной (вспомним, что инерционность порождается масштабами и сложностью объекта), а также содержать в себе элемент, отвечающий за ее упорядочение и улучшение свойств, например подразделение по совершенствованию управления;

• стабильность, то есть способность сохранять равновесие при возмущающих действиях внутренних и внешних факторов;

• минимальное число уровней управления;

• оптимизация нормы управляемости;

• рациональное сочетание централизации и децентрализации.

46. Формы и методы коммуникаций.

При выборе вариантов коммуникаций менеджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предоставления людям такого количества информации, что они не смогут справиться с ее восприятием в полном объеме.

К числу наиболее распространенных форм коммуникаций относятся следующие формы передачи информации: - устная, - письменная, электронная.

Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.

Среди конкретных требований, предъявляемых к устным коммуникациям, следующие:

цели устного общения. Цель будет влиять в большой степени на содержание и стиль презентации.

подготовка: соберите материал из многих источников и отсейте материал, оставьте существенные и относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны.

организация. Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности.

наглядные пособия. Используйте их для поддержания внимания, чтобы помочь служащим усвоить информацию.

тренировка. Попросите, кого-нибудь посмотреть, как вы практикуетесь.

презентация. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями. Управляйте своими чувствами, поощряйте обратную связь.

Письменные средства передачи информации. Преимущества:

его можно прочитать;

оно может содержать сложную информацию и поэтому для лучшего усвоения его можно прочитать несколько раз;

его можно передать тем людям, с которыми контакт сложен по каким либо причинам;

оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

оно может вызвать меньше эмоциональных реакций, чем разговор.

Методами письменных коммуникаций могут быть: докладные записки, письма, доска объявлений, внутренние журналы и газеты, отчеты и т.д.

Электронные коммуникации. За последние годы произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации. Непосредственное отношение к компьютеризованным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. Границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся менее заметными, компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникации становятся более компьютеризованными.

Методами электронных коммуникаций могут служить: электронная почта, Internet, электронные доски объявлений, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы и т.д. Преимуществом такого вида коммуникаций является быстро передачи и уменьшение бумажной работы, а недостатком - отсутствие непосредственного личного контакта.