4.5. Віртуальне підприємство і віртуальний офіс

Сьогодні Інтернет не тільки надає будь-якому індивіду можливість обмінюватись інформацією з будь-якою людиною у будь-якому куточку світу, що робить неістотною відстань (а на цьому, зокрема і базується електронна комерція). Новітні інформаційні технології дають змогу розширити бізнес-процеси за межі компаній і з’єднати їх через Мережу.

У відповідь на вимогу часу поряд із традиційними формами міжорганізаційного співробітництва (спільні підприємства, стратегічні об’єднання тощо) з’являються нові, зокрема – віртуальні підприємства.

Віртуальність – різні виміри

Слово "віртуальний" вживається часто і з різними значеннями. Віртуальним називають об’єкт, який не існує в реальному фізичному просторі, але виявляє себе як справжній. В ідеалі, віртуаль­ну реальність (образи і звуки), що породжується комп’ютером, не можливо відрізнити від дійсності, оскільки відповідні технології впливають безпосередньо на наші відчуття. Користувач взаємодіє зі штучним світом за допомогою різних сенсорів, таких як шолом і рукавички. Створення віртуальних світів може стати юридичною проблемою – наприклад, чи можна вважати злочином (і карати як злочин) вбивство, скоєне у віртуальності, і чи можна засуджувати людину, що скоїла реальний злочин, якщо вона була впевнена, що перебуває у віртуальному середовищі?

Водночас прикметник "віртуальний" може і не пов’язуватись з іншою реальністю, а означати певне штучне утворення. "Віртуальний світ" – це явища і процеси, що моделюються на екрані комп’ютера, – будинки і комунікаційні лінії, наукові й освітянські проекти тощо. Віртуальність економіки означає проведення економічних операцій в електронному просторі. "Віртуальне співтовариство" – об’єднання в Інтернет користувачів зі спільними інтересами. Аналогічно віртуальність підприємства слід сприйма­ти як метафору – підприємство, яке не має базових структур у фізичному просторі, не може існувати. Тут віртуальність передбачає взаємодію реальних фахівців та організаційних структур за допомогою новітніх інформаційних і комунікаційних технологій.

Віртуальне підприємство являє собою сукупність незалеж­них економічних суб’єктів, що об’єднуються для досягнення певної мети (виконання певного завдання), і має такі характеристики:

• тимчасовість;

• гнучкість, можливість швидкого утворення, переструктурування і розформування у потрібний час;

• невелика інфраструктура або її відсутність;

• сильна залежність від телекомунікацій – організація групової взаємодії фахівців у середовищі комп’ютерних мереж і програмного забезпечення колективної роботи різних класів;

• розподіленість центрів відповідальності, прийняття рішень на всіх рівнях управління;

• здатність реагувати в режимі реального часу на зміни в середовищі, умовах конкуренції або в потребах споживачів.

Варто зазначити, що віртуалізації підлягають не лише комерційні підприємства, а й державні організації та установи.

Законодавчі та політичні питання, економічний розвиток, охорона здоров’я, соціальний захист громадян, забезпечення законності і правопорядку, розбудова ринкової інфраструктури – усі ці та багато інших проблем потребують взаємодії різних гілок влади, міністерств і окремих органів державного управління. Вони узгоджують між собою окремі заходи, спільно приймають рішення, разом реалізують проекти і програми, обмінюються досвідом. Водночас можна спостерігати потоки управляючої інформації від центральних органів влади до місцевих і передавання звітів та даних спостережень у зворотному напрямку.

У цілому можна констатувати, що концентрація на обробці різного роду інформації у процесі державного управління створює передумови для впровадження нових технологій. У свою чергу, автоматизація бізнес-процесів та інтеграція даних і спільне їх використання набувають все більшого значення для адміністрування, прийняття рішень і надання послуг і стають критичними для організації зв’язків між урядовими та іншими організаціями з одного боку, між державою та громадянами – з іншого. Глобалізація зумовлює справедливість вищесказаного і для міждержавного рівня хоча б у сфері боротьби зі злочинністю і тероризмом.

Очевидно, що створення віртуального підприємства розпочинається з автоматизації бізнес-процесів окремої структури або кількох рівнів управління. При цьому наголос робиться на інтеграції даних з різних баз. Інтегровані дані стають доступними не тільки для співробітників, а й для зовнішніх користувачів, які одержують доступ до них через Web. Відповідні додатки надають доступ до інформації згідно зі встановленими бізнес-правилами і подають її у вигляді, прийнятному для користувачів. Бізнес-правила і визначають тип взаємодії. Так, центри електронної торгівлі для державних установ, які дають змогу постачальникам і покупцям збиратись в он-лайновому режимі і купувати/про­давати необхідні товари, можна вважати і прикладом системи B2G, і прикладом створення простих віртуальних підприємств.

Головними перевагами віртуальних підприємств як форми міжорганізаційного співробітництва є їх динамічність, незалежність від галузевих або відомчих бар’єрів, поєднання географічно віддалених суб’єктів. Завдяки своїй здатності створювати та експлуатувати більш новаторські та цілеспрямовані служби за менших капіталовкладень, в більш стислі строки і зі значно меншим фінансовим ризиком, вони мають величезні перспективи поширення. Одним із наслідків цього процесу стане нестабільність економічних суб’єктів – передбачаються часті випадки створення і ліквідації підприємств зі швидким переміщенням працівників з одного підприємства на інше. Затребуваність і підприємств, і окремих працівників на ринку буде прямо пов’язана зі здатністю ефективно надавати і просувати спеціалізовані послуги з постійним їх удосконаленням. Очевидною стає неминучість зміни психології і діяльності персоналу. Уже сьогодні ця тен­денція чітко виявляється під час створення віртуальних офісів.

Віртуалізація офісу, тобто залучення "віддалених" співробітників, які взаємодіють через Інтернет, є наступним кроком після створення інтранет із внутрішньофірмовими чатами, дошками оголошень, внутрішніми дискусійними форумами тощо. На спеціальному сервері, який надає послугу "віртуальний офіс", створюється модель фірми – розміщуються певні ресурси і встановлюються правила доступу до них співробітників і, можливо, сторонніх осіб (клієнтів, замовників, постачальників і т. ін.). Таким чином простір офісу поділяється на "кімнати", в яких співробітники спілкуються, обговорюють проблеми, консультуються один з одним, користуються службовою інформацією з бази даних. У всіх "кімнатах" створюються спеціальні форми, які полег­шують процес діловодства – заповнюючи їх, співробітники можуть надавати стислий опис документа, вказувати строки виконання, визначати область його дії і статус. Для кожної "кімнати" призначається менеджер, який має координувати роботу інших і контролювати документообіг в цілому.

Для створення віртуального офісу існують серйозні передумови:

• економічна вигода – віртуалізація передбачає зменшення деяких накладних витрат – на орендну плату за приміщення, оргтехніку, відрядні, міжміські переговори тощо;

• підвищення ефективності роботи – співробітники не витрачають час на переїзди, скорочуються невиробничі витрати часу, прискорюється вирішення проблем (консультації, наради, переговори відбуваються в он-лайновому режимі).

У свою чергу, працівники можуть раціонально планувати свій час і працювати за сумісництвом, не виходячи з дому, при кращих можливостях працевлаштування (географічна віддаленість роботодавця вже не має значення).

Така модель організації праці у першу чергу приваблива для компаній і фахівців, професійна діяльність яких пов’язана з комп’ютерами і телекомунікаціями: програмістів і Web-дизай­нерів, рекламних контор і дизайн-бюро, маркетингових агентств і мережних мас-медіа.

Водночас масове поширення такої практики гальмується певними проблемами. По-перше, далеко не всі потенційні вітчизняні "віддалені" працівники забезпечені комп’ютерною технікою, а недосконалість і дорожнеча зв’язку ставить під сумнів економічну ефективність подібних проектів. По-друге, перехід до віртуаль­ного офісу вимагає зміни всієї політики фірми – дистанційна фор­ма трудового процесу вимагає або повної довіри до співробіт­ників (якщо вони зарекомендували себе як висококваліфіковані і дисципліновані фахівці), або жорстко регламентованої системи управління. По-третє, віртуалізація вимагає продуманої системи комунікацій – керівник має чітко і повно формулювати завдання, перевіряти його виконання своїми підлеглими, вказувати на помилки і недоробки в "письмовій" формі. Вчетверте, віддалена взаємодія висуває виключні вимоги до розвитку колективної мотивації, самоконтролю, ініціативності, відповідальності, спромож­ності самостійно виробляти і приймати рішення. По-п’яте, відсутність безпосередніх контактів, спілкування, обміну інформацією (навіть якщо вона не стосується безпосередньо службових обов’язків) негативно вливає на мотивацію людини, її ставлення до роботи, а можливо, і на якість результатів.

9