Організація позамашинної інформаційної бази

У процесі створення позамашинної інформаційної бази ком­п’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування даних у первинних документах і на машинних носіях; розроблення форм вихідних документів; визна­чення та розроблення логічної структури бази даних; вибір системи керування базою даних (СКБД); організація раціонального документообігу і т. ін.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом — як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу у процесі управління економікою. Створення уніфікованих форм документів здій- снюється з дотриманням таких принципів:

• скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

• застосування єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління;

• використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати за машинної обробки, і даних, які є в системі;

• одноразового введення даних до ЕОМ і багаторазового їх використання;

• єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує користувачеві простоту і зручність у роботі з документами.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які відповідають певним специфічним умовам користувачів. Порядок їх формування передбачає виконання таких дій:

• визначення складу реквізитів документа;

• розміщення на бланку, який розбивається на окремі зони з урахуванням їх групування, логічної залежності та форми введення в ЕОМ;

• виокремлення та виділення реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ;

• відбір довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщення їх у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа;

• за необхідності введення стовпчиків і рядків для запису конт­рольних чисел;

• передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб;

• проектування за ескізом документа форми введення даних в ЕОМ або перенесення на машинний носій та уточнення форми документа;

• визначення формату бланка уточненої форми документа згід­но з вимогами стандартів.

Проектування візуальних форм виведення інформації виконується у такій послідовності:

• визначається перелік результатних даних;

• результатні показники поділяються за паперовими докумен­тами та відеокадрами, визначається перелік вихідних форм;

• кожній формі присвоюється назва і код;

• установлюються періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

• визначаються місце використання вихідного документа та необхідна кількість примірників;

• розробляється ескіз вихідної форми;

• визначається склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

• установлюються послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес; формуються контрольні приклади вихідних форм, які далі обговорюються та уточнюються;

• затверджуються уточнені форми виведення.

Розроблення ескізу форми виведення передбачає визначення змісту трьох її зон: заголовка, що містить назву документа, дату складання, код форми, назви стовпців та їхню нумерацію; основної предметної (інформаційної) частини, що становить тіло вихід­ної форми; до останньої зони вносять рядки двох видів — доклад­ні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують довідкові та довідково-групувальні ознаки, потім реквізити-осно­ви — вхідні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконання розрахунків.