2. Характеристика офісних програм ms Office-xp та їх можливостей для автоматизації торговельного менеджменту.

Розглянуті раніше офісні програми MS Office-XP призначені для вирішення задач підготовки складних текстових документів (текстовий редактор Word), виконання складних математичних обчислень та візуалізації їх результатів (редактор електронних таблиць Excel), створення, супроводу та експлуатації баз даних (система управління базами даних Access) та створення і демонстрації комп’ютерних презентацій (редактор комп’ютерних презентацій PowerPoint).

Універсальність цього програмного забезпечення полягає в тому, що його можна використовувати без обмежень щодо призначення, цілей, задач організації чи потреб приватних осіб.

Така універсальність породжує складність цього програмного забезпечення, що, в свою чергу, спричиняє ситуацію, коли кожний конкретний користувач рідко може похвалитись знанням усіх можливостей та прийомів роботи з програмним забезпеченням. Та, очевидно, в цьому й немає необхідності. Для ґрунтовного вивчення усіх можливостей програмного продукту та технологій виконання в ньому конкретних операцій та процедур слід користуватись описом цього продукту, яку надає фірма-виробник, текстами допомоги, які входять до складу програмного продукту або ж спеціальними популярними виданнями.

Принципи та напрями використання редактора електронних таблиць Excel

Робитники торгівлі повсякденно працюють з інформацією, яка оформлена у вигляді таблиць текстового або числового типу. Для табличних розрахунків характерні прості формули та великі обсяги даних. Якщо вихідних даних небагато і розрахунок за табличною формою є одноразовим, то можна використати мікрокалькулятор. Однак, якщо подібні розрахунки є постійними чи супроводжуються великими обсягами обчислень, то працівник, що їх виконує, втомлюється, стає неуважний, і, як наслідок, робить помилки. Аналіз великої кількості даних, що пов’язані між собою складними залежностями, потребує надзвичайної ретельності та чималих затрат часу. Швидке створення, заповнення, оформлення та друкування таблиць у зручному вигляді, обчислення сум чи середніх значень чисел, розміщених у стовпцях чи рядках таблиці, складніший аналіз даних - це ті завдання, які найкраще вирішувати за допомогою табличного процесора.

Табличні процесори (інші терміни - електронні таблиці або табличні редактори) - незмінний атрибут програмного забезпечення персонального комп’ютера. Електронна таблиця є універсальним засобом для автоматизації розрахунків за табличними даними. Її створюють у пам’яті комп’ютера, потім її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний диск, друкувати на принтері. На екрані таблиця подається у вигляді матриці, що складається зі стовпців та рядків.

За допомогою електронних таблиць можна не тільки автоматизувати розрахунки, а й ефективно аналізувати їхні можливі варіанти. Змінюючи значення одних даних, можна спостерігати за змінами інших, що залежать від них. Такі обчислення виконуються швидко і без помилок, надаючи користувачеві за лічені хвилини велику кількість варіантів розв’язання задачі. Все це дає підстави вважати електронні таблиці обов’язковим елементом інженерної, управлінської та наукової діяльності.

Принципи та напрями використання текстового редактора Word

Текстовий редактор Word є складовою програмного продукту Microsoft Office. Цей продукт містить також інші пакети, зокрема процесор електронних таблиць Excel та систему управління базами даних Access, тобто ті пакети, які можуть використовуватись для формування системи документообігу в установах та організаціях.

Для підготовки документів використовують спеціальні програми - текстові редактори, найпоширенішим серед яких є Microsoft Word для Windows або просто Word. Популярність редактора Word обумовлена його численними перевагами, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таке завдання при роботі з текстом, яке не можна було б розв’язати засобами Word.

Поряд з цим Word порівняно простий у користуванні. Візуальні засоби Word (його меню, панелі інструментів та інтерфейс роботи з мишею) знімають потребу у запам’ятовуванні численних комбінацій клавіш. Крім цього, в комплект поставки Word входять різноманітні вбудовані шаблони і стилі для створення документів, з якими можна швидко й ефективно працювати. Word повністю автоматизує багато важливих завдань, серед яких створення нових документів, перетворення файлів інших текстових редакторів у файли формату Word і навпаки, форматування абзаців та виправлення тексту. При роботі з Word можна не лише контролювати усі параметри створюваних документів, але й настроювати саме середовище Word - меню, панелі інструментів, комбінації клавіш та режим перегляду документа.