Тема 11 Організація ведення та обробки даних вивчення попиту і товароруху

Дані про попит населення на товари зберігаються і накопичуються на гнучких магнітних дисках (дискетах) для використання на ПЕОМ. Виходячи з практики роботи підприємств інформаційно-обчислюваного обслуговування торгівлі, джерелами інформації є дані: статистичної і бухгалтерської звітності, вибіркового анкетного обстеження підприємств роздрібної! оптової торгівлі.

Розрізняють реалізований, незадоволений і попит, що формується.

• Реалізований попит відповідає тій частині грошових доходів населення, яка фактично задоволена в результаті купівлі товарів у роздрібній мережі торговельних підприємств всіх форм власності (державної, приватної та кооперативної торгівлі, підприємствах гро­мадського харчування і на колгоспних ринках).

• Незадоволений попит - це та частина фактично пред'явленого населенням попиту (в грошовому еквіваленті), яка в даний чи інший момент часу не була реалізована у зв'язку з причинами об'єктивного і суб'єктивного характеру.

• Попит, що формується, являє собою попит на реально існуючі товари, у тому числі й нові, який формується під впливом цілої низки чинників. Із метою його перспективного формування й прогнозування, дані про попит повинні накопичуватись у відповідних обсягах, структурі та динамічних г - тах. Розрізняються оперативні і архівні масиви даних. Сукупність оперативних, архівних і довідкових масивів даних утворюють

базу даних. Із закінченням поточного року, кварталу або сезону), оперативні дані про попит у агрегованому вигляді переносяться у архів. Обробка інформації з бази даних здійснюється за допомогою системи управління бази даних (СУБД). Для ведення бази даних попиту в малих і середніх торговельних підприємствах застосовується пакет програм типу dBASE II (пакет Ребус).

Попит вивчається в розрізі товарних група і асортиментних позицій (різновидів). Реалізований попит, як правило, визначається на основі ста­тистичної звітності (форми № 3-торг-зведена) та матеріалів вибіркових обстежень. Вибіркові обстеження попиту проводиться з тієї причини, що існують дані статистичної звітності не включають необхідних даних в повному обсязі, оскільки змоги з достатньою повнотою робити виснов­ки про розвиток попиту форма № 3-торг-зведена містить відомості тільки відносно агрегованих груп товарів (чого не досить для економічного обгрунтування заявок і замовлень на поступлення, які складають, згідно з більш деталізованою номенклатурою товарів, наприклад, статистичні дані про продаж товарів складається по 92 товарним групам, а плани товарного забезпечення роздрібного товарообороту торговельних підприємств - більш ніж за 150 позиціями).

Для організації вибіркового обстеження попиту на роздрібних підпри­ємствах торгівлі створюються служби маркетингу (СМ) по типу кон­трольно-асортиментних пунктів (КАПів). У бланк-завдання на вибіркове обстеження попиту включають рядки, у які заносяться дані про товари однієї або кількох товарних груп: про товарні записи на початок і кінець звітного періоду, про надходження й реалізацію товарів, величини незадоволеного попиту на товари (якщо ведеться така форма). Форми № 3-торг-зведена і бланк-завдання заповнюють економісти і менеджери Щокварталу. Дана форма формується автоматично на підставі даних, Що є у базі даних (запис здійснюється при формуванні товарно-транс­портних накладних і рахунків-фактур), а дані бланків-завдань заносяться У базу даних вручну.

Повнота і вірогідність даних бланків-завдань CM перевіряється Методом порівняння із даними форми № 3-торг-зведена. Прогнозування попиту на товари (реалізованого і незадоволеного) здійснюється в номен­клатурі асортименту, що міститься в бланку-завданні. Прогнозування попиту, що формується, за даними вибіркового обстеження КАП є надзвичайно складним в реалізації і потребує більш складних методів анкетного обстеження. Дані прогнозування попиту є основою для скла­дання обґрунтованих (збалансованих) замовлень-заявок на постачання товарів торговельним підприємствам.

Всі розрахунки здійснюються в технології АРМ.

На автоматизованому робочому місці менеджера (товарознавця-реалізатора) розв'язуються такі основні завдання: обробка замовлень-заявок покупців; виписування й обробка листів на відбір товарів; виписування рахунків-фактур і прибутково-видаткових документів; облік руху товарних запасів; облік надходження товарів в розрізі реквізитів: угод, постачальник, товар.

Документом, яким оформляється вибірка товарів на підприємствах типу супермаркету (інтермаркету, оптово-роздрібного продажу), є замов­лення покупців, складене в двох примірниках у торговельному підпри­ємстві. Один примірник передається товарознавцю-реалізатору і зали­шається на підприємстві, а другий передається покупцеві (оптовому). Замовлення-заявку складають за єдиною формою, яка містить усі необ­хідні реквізити: найменування покупця; його адресу, номер розрахункового рахунку, найменування і кількість замовлених товарів, їх ціну. Належно оформлені замовлення-заявки передаються товарознавцям-реаліза-торам для реєстрації в базі даних покупців, де вказують номер і дату замовлення, найменування замовника-покупця, величину партії реалізації.

На основі замовлення-заявок покупця товарознавець-реалізатор заповнює відбірковии лист (при необхідності), який передають на склад (або торговельне підприємство), де відповідальна особа здійснює форму­вання партії товарів. В разі потреби коригування відповідальний працівник зв'язується з товарознавцем-реалізатором, який вносить відповідні корективи. Відбірний лист містить такі дані: код товару, назву, кількість. ціна, суму (з ПДВ і без ПДВ).

Операції з відпуску товарів оформлюються розхідною накладною (рахунком-фактурою), яка може виписуватися автоматично (на основі відбірного листа). Заповнюються кількісні реквізити рахунка-фактури. Перевірені і підписані відповідальною особою рахунки-фактури пере­даються для відпуску відібраного товару покупцеві за його реквізитами. На основі рахунку-фактури заповнюється супровідна накладна для відправки товарів покупцеві.

Постійний контроль за станом і рухом товарних мас, які перебувають на оптово-роздрібних підприємствах, здійснюється за допомогою

автоматичного ведення залишків товарних запасів (Ost). За своїм зміс­том цей масив замінює традиційну картотеку товарів,, яка містить зве­дення про залишки товарів на торговельному підприємстві. Кожний запис складається з певного набору реквізитів, таких як: код товару, назва товару, код одиниці виміру, ціна, кількість, сума (можуть ще включатись реквізити: номер угоди, назва постачальника, дата постачання).

Користуючись картотекою, товарознавець (менеджер) з реалізації обробляє замовлення-заявку покупців, викликом на дисплей інформації із масиву Ost "Дані про наявність товарів на складі" за кодом товару.

Автоматизація обліку надходження товарів здійснюється для підви­щення оперативності і якості аналізу поступлення (за терміном, датою, постачальниками).

У процесі роботи на АРМ-менеджера інформацію кодують (якщо цього не було зроблено централізовано), використовуючи довідники поста­чальників, товарів та ін. Для кодування товарів і тари може викорис­товуватися локальний код - порядковий номер товару (ПНТ). Довжина ПНТ- вісім цифрових десяткових знаків, включаючи контрольний розряд. Перші розряди цього кодового позначення, як правило, різні: від позна­чення самого підприємства до ідентифікації секції, відділу.

Другий і третій - товарна група, четвертий - товарна підгрупа, п'ятий, шостий, сьомий - номер товарної позиції в межах товарної підгрупи. Класифікатор товарів з їх порядковими номерами утворює довідник з відповідною структурою