2.Використання редактора електронних таблиць Excel для формування документів

Програмним продуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel. За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методи графічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм, можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хто тільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу "майстрів" – допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм. У таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій. Наприклад, у таблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я, по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваної роботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді на найрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35 до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи є зв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітників стаж роботи більше 10 років? А якщо підприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався у певному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який із магазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високе співвідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливість дослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів. Функція Auto Calculate (Автоматичне обчислення) дозволяє побачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділивши необхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат ви бажаєте побачити – суму або середнє арифметичне. Також в Excel є можливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення із клавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше. При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок, і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вміст ячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter. При запуску Excel на екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочих листків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків. У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.

3. Використання системи управління базами даних Access для формування документів, таблиць, журналів, звітів

Access є одній з найпопулярніших настільних систем управління базами даних (СУБД), яка може працювати з текстовими файлами, з електронними таблицями і базами даних найбільш популярних форматів. База даних зберігає сукупність даних і об'єктів, що відносяться до певного завдання. Вона допомагає нам упорядкувати інформацію по різних ознаках і дозволяє швидко робити вибірку з довільним поєднанням ознак. Як дані може використовуватися будь-яка інформація, що зберігається на диску комп'ютера: поєднання символів, слова, файли, малюнки, об'єкти і так далі Методи введення і зберігання даних визначають структуру бази даних. Access дозволяє створювати реляційні бази даних, в яких дані зберігаються у вигляді таблиці. Його можна використовувати для аналізу даних, для створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично відображуватимуться зміни даних. З його допомогою можна створювати додатки баз даних, наприклад додатки клиент/сервер.

• Access може працювати в якості:

•  автономною СУБД для настільних систем;

•  СУБД для файлового сервера;

•  як інтерфейсний клієнт для зв'язку з серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server. Access є потужною платформою для створення настільних застосувань і додатків клиент/сервер рівня підрозділу або цілого підприємства. Access дозволяє перетворювати бази даних Microsoft Access у формат Microsoft SQL Server, надає двосторонню підтримку XML. Для інтеграції інструментарію Access з базами даних MS SQL використовуються швидкодіючі засоби доступу до баз даних на основі інтерфейсу OLE-DB.

Access зберігає всі дані в одному файлі, не дивлячись на те, що вони можуть бути розподілені по різних таблицях. Таблиці з даними, їх індекси, форми, звіти зберігаються у файлах з розширенням .mdb (Microsoft Access database). Закритий формат файлів з розширенням .mde дозволяє не включати вихідний код VBA в поширювані додатки Access. Файли,adp (Microsoft Access. project) забезпечують підключення до інтегрованих сховищ даних SQL Server 2000 через з'єднання OLE DB, що дозволяє створювати повноцінні застосування, що мають архітектуру клиент/сервер. За умовчанням в Access використовуються файли з розширенням .mdb. Цей формат дозволяє розробникам зберігати файли як *.mde або *.ade. При цьому будь-який код Visual Basic компілюється, і вихідний код виключається як з файлу бази даних Access (.MDB), так і з файлу проекту Access (.ADP), що забезпечує надійніший захист.