6. Облік і контроль операцій при розрахунках чеками

Розрахунковий чек - це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) банківській установі (банкові-емітенту), що обслуговує його рахунок, оплатити чекодержателеві суму коштів, вказану в чеку.

Відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ від 29.03.2001 р. № 135, розрахункові чеки використовуються у безготівкових розрахунках підприємств і фізичних осіб із метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи й надані послуги.

Розрахункові чеки виготовляються на спеціальному папері з дотриманням усіх обов’язкових вимог за зразками, затвердженими НБУ та брошуруються у чекові книжки по 10,20,25 аркушів.

Розрахункові чеки, що використовуються фізичними особами для здійснення одноразових операцій, виготовляються як окремі бланки, їх облік банки ведуть окремо від обліку чекових книжок,

Облік розрахунків чеками здійснюється на окремому аналітичному рахунку «Розрахунки чеками» балансових рахунків 2526, 2552,2554,2602,2622.

• строк дії чека;

• число, місяць і рік видання чека; місяць має бути написаний літерами, зазначена дата видання чека має відповідати даті його реального видання;

• на зворотному боці корінця чека вказуються окремими сумами - сума чека, внесена готівкою, і сума, перерахована у безготівковій формі з рахунка фізичної особи.

Чекодавець проставляє свій підпис на розрахунковому чеку та корінці

чека.

Оформлена чекова книжка передається разом із заявою працівникові банку, який здійснює контроль з метою перевірки правильності її оформлення, і підписує контрольним підписом. Чекова книжка (на звороті обкладинки) або розрахунковий чек завіряються печаткою банку та повертаються разом із заявою до каси.

Касир перевіряє наявність чеків у чековій книжці, підписує талон і повертає його операційному працівникові для списання чекової книжки з рахунка 9821 «Бланки суворої звітності» в умовній оцінці одна гривня за видану чекову книжку.

Банк веде позасистемний облік номерів чеків у спеціальній реєстраційній картці, в якій вказується номер рахунка, з якого сплачуватимуться чеки, дата видання книжки, номери чеків, термін дії чекової книжки, характер розрахунків, для яких видається книжка. Якщо підприємству за однією заявою видається кілька чекових книжок, у картці вони можуть бути зареєстровані одним рядком із зазначенням першого і останнього номерів чеків із книжок, які видаються (за умови неперервності номерів).

Для гарантованої оплати розрахункових чеків чекодавець разом із заявою на видання чекової книжки подає до банку-емітента платіжне доручення для перерахування коштів на аналітичний рахунок «Розрахунки чеками».

Розрахунковий чек із чекової книжки чекодавець виписує під час здійснення платежу і видає чекодержателеві за отримані ним товари, виконані роботи, надані послуги. Виписуючи розрахунковий чек, чекодавець переносить залишок ліміту з корінця попереднього чека на корінець виписаного і виводить новий залишок ліміту. Чек підписує службова особа, яка має право підписувати розрахункові документи, і скріплює відбитком печатки чекодавця (за винятком розрахункових чеків, що видаються фізичним особам). Приймаючи чек до оплати за товари, виконані роботи, надані послуги, чекодержатель перевіряє:

• відповідність чека встановленому зразку;

• правильність заповнення чека;

• відсутність виправлень;

• відповідність суми корінця чека сумі, вказаній на самому чеку;

• строк дії чека;

• достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати чека;

• наявність на ньому чіткого відбитка штампа або печатки банку та назви

чекодавця (для фізичної особи - прізвища, ім'я, та по батькові, даних документа, що засвідчує особу).

Після цього чекодержатель переконується в особі пред'явника розрахункового чека за документом, що її посвідчує,

Зробивши вказану перевірку, чекодержатель, приймаючи чек із чекової книжки до оплати, відділяє його від корінця, ставить на звороті чека та корінці календарний штемпель і підписує чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункові чеки.

Якщо на корінці розрахункового чека, сплаченого раніше, є напис «Зіпсований», а зіпсованого розрахункового чека немає, то оплата за товари (виконані роботи, надані послуги) не проводиться і чекодавцеві рекомендується звернутися до банку-емітента для підтвердження залишку на рахунку за чековою книжкою.

Чекодержатель здає до банку чеки разом із трьома примірниками реєстру чеків, якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкрито в одному банку, або з чотирма примірниками, якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкрито в різних банках.

Реєстр вміщує таку інформацію про чек:

• номер рахунка чекодавця, його ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ідентифікаційний номер, якщо він зазначений у чеку);

• назву банку-емітента та його номер за МФО;

• назву чекодержателя, номер його рахунка та ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

• назву банку чекодержателя та його номер за МФО;

• суму чека;

• номер чека;

• загальну суму реєстру.

Якщо чекодавець і чекодержатель обслуговуються в одному банку, то після перевірки правильності заповнення реквізитів розрахункового чеку і реєстру банк на підставі першого примірника реєстру чеків списує кошти з аналітичного рахунку «Розрахунки чеками» та зараховує їх на поточний рахунок чекодержателя.

Для здійснення розрахунків чеками між клієнтами різних банків банк чекодержателя приймає чеки з реєстром чеків і разом з другим і третім примірниками цього реєстру інкасує їх до банку-емітента. У цьому разі кошти на рахунок чекодержателя зараховуються банком, що його обслуговує, тільки після отримання їх від банку-емітента.

Для контролю за оплатою чеків перший примірник реєстру оприбутковується банком чекодержателя за відповідними позабалансовими рахунками групи 983 «Документи і цінності, прийняті та відіслані на інкасо». Умови інкасування розрахункових чеків мають зазначатися в договорі про розрахунково-касове обслуговування клієнта. Останній примірник реєстру чеків повертається чекодержателеві з відміткою про оплату, якщо контрагенти за цією операцією обслуговуються в одній установі банку, або з відміткою про дату прийняття його на інкасо, якщо вони обслуговуються в різних банках.

Банк-емітент, отримавши розрахунковий чек разом із двома примірниками реєстру чеків, перевіряє;

• належність чека до цього банку;

• відповідність підписів і відбитка печатки чекодавця заявленим банкові у картці зі зразками підписів та відбитком печатки зразкам;

• чи не перевищує сума чека граничної суми ліміту чекової книжки;

• належність номера чека до номерів чеків виданої чекової книжки та дотримання строків дії чекової книжки;

• правильність оформлення чека.

Здійснивши перевірку, банк-емітент на підставі першого примірника реєстру чеків списує кошти з аналітичного рахунка чекодавця «Розрахунки чеками» та перераховує їх на рахунок чекодержателя. Сплачений розрахунковий чек разом із примірником реєстру чеків залишається в банку-емітенті. На розрахунковому чеку ставиться штамп банку «Проведено».

У разі зарахування банком чекодержателя коштів, що надходять за оплаченим розрахунковим чеком, за призначенням, сума цього чека списується з відповідного позабалансового рахунка групи 983 «Документи й цінності, що прийняті й відіслані на інкасо».

У разі ненадходження коштів банк чекодержателя після закінчення 10 календарних днів від дати інкасування розрахункового чека здійснює запит електронною поштою до банку-емітента щодо причин не оплата цього чека. Банк-емітент, отримавши запит, не пізніше наступного робочого дня має дати відповідь банкові чекодержателя, який повідомляє її чекодержателеві.

У разі неотримання відповіді банк чекодержателя повідомляє про це чекодержателя і після закінчення 20 календарних днів від дати інкасування розрахункового чека списує його суму з відповідного позабалансового рахунка групи 983 «Документи й цінності, що прийняті й відіслані на інкасо» як нереальну щодо отримання.

Невикористані чеки після закінчення строку дії чекової книжки або використання ліміту підлягають поверненню до банку-емітента, який їх погашає. За бажанням клієнта банк може продовжити строк дії чекової книжки або клієнт може поповнити її ліміт у разі його використання.

Для поповнення ліміту чекодавець подає до банку платіжне доручення (фізична особа може подавати заяву про перерахування копрів) разом з відповідною чековою книжкою.

У разі припинення клієнтом подальших розрахунків чеками до закінчення строку дії чекової книжки та наявності за нею невикористаного ліміту чекодавець подає до банку чекову книжку разом із платіжний дорученням (фізична особа може подавати її з заявою про перерахування коштів) для зарахування невикористаного залишку ліміту на той рахунок, з якого бронювалися кошти.

Якщо після повного використання розрахункових чеків із чекової книжки її ліміт буде невикористаним, то чекодавцеві може надаватися нова чекова книжка на суму невикористаного ліміту. Для цього чекодавець подає до банку-емітента заяву на отримання нової чекової книжки разом із використаною чековою книжкою та корінцями використаних розрахункових чеків,

Відповідальний виконавець банку, перевіривши за корінцями використаних розрахункових чеків залишок невикористаного ліміту, робить у реєстраційній картці в графі «Примітка» у рядку, в якому було зроблено запис щодо видання цієї книжки, напис «Залишок ліміту перевірений», після чого повертає чекодавцеві чекову книжку з корінцями.

Строк дії нової чекової книжки встановлюється від дня її видання. Видана нова чекова книжка списується з позабалансового рахунка 9821 «Бланки суворого обліку».

У разі втрати чекової книжки (розрахункового чека) чекодавець має подати до банку-емітента заяву із зазначенням номерів невикористаних розрахункових чеків. Відповідальний виконавець банку-емітента робить у реєстраційній картці у графі «Примітка» відмітку про номеру загублених розрахункових чеків.

Кошти в сумі невикористаного ліміту чекової книжки повертаються клієнтові на підставі його платіжного доручення (фізичній особі можуть повертатися на підставі заяви про перерахування коштів).

У разі втрати фізичною особою розрахункового чека, який був виданий для одноразового розрахунку, кошти повертаються їй не раніше ніж через 10 календарних днів після закінчення строку дії розрахункового чека.

При здійсненні розрахунків чеками в національній валюті суб'єктами господарської діяльності виконуються такі бухгалтерські записи:

• чекодавець сплачує послуги за одержану чекову книжку Д-т - Поточний рахунок чекодавця

К-т - 6119 «Інші комісійні доходи за операціями з клієнтами»;

• банк депонує кошти на аналітичному рахунку «Розрахунки чеками»

Д-т - Поточний рахунок чекодавця

К-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»);

• банк видає чекову книжку

Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9821 «Бланки суворої звітності»;

• банк зараховує суму, зазначену в чеку, чекодержателеві за умови, що чекодавець і чекодержатель обслуговуються однією установою банку

Д-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб’єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»)

К-т - Поточний рахунок чекодержателя;

• банк чекодержателя приймає реєстр із чеками на інкасо за умови, що чекодавець і чекодержатель обслуговуються різними установами банку

Д-т - 9830 «Документи і цінності, прийняті на інкасо»

К-т - 9910 Контррахунок;

• банк чекодержателя інкасує чек до банку чекодавця

Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9830 «Документи і цінності, прийняті на інкасо» та

Д-т - 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкасо»

К-т - 9910 Контррахунок;

• банк-емітент перераховує кошти за розрахунковим чеком чекодержателеві

Д-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»)

К-т - Кореспондентський рахунок;

• банк чекодержателя одержує повідомлення про надходження коштів за розрахунковим чеком

Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкасо» та

Д-т - Кореспондентський рахунок

К-т - Поточний рахунок чекодержателя.

Термін дії чекової книжки для СПД - один рік, розрахункового чека, що видається фізичній особі для одноразового розрахунку, - три місяці від дати їх видання. День оформлення чекової книжки або розрахункового чека не враховується. Розрахункові чеки, виписані після зазначеного строку, вважаються недійсними і до оплати не приймаються.

Чекова книжка може видаватися для розрахунків із будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками. Для отримання чекової книжки підприємство подає банкові-емітенту заяву в одному примірнику за підписами уповноважених осіб, яким надано право підписання документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, і з відбитком його печатки.

Для отримання фізичною особою чекової книжки чекодавець подає банкові-емітенту заяву в одному примірнику. Заява визначеної форми заповнюється клієнтом від руки або з використанням технічних засобів за всіма вказаними в ній реквізитами.

У заяві й талоні до неї чекодавець проставляє номер рахунка, з якого сплачуватимуться чеки. У разі потреби дозволяється одночасне надання підприємству за однією заявою кількох чекових книжок з зазначенням загал ь ної суми ліміту за рахунок депонованих чекодавцем коштів. На звороті заяви чекодавець самостійно вказує суму ліміту за кожною книжкою.

Операційний працівник банку встановлює особу клієнта за паспортом або документом, що його замінює, перевіряє правильність заповнення заяви, наявність коштів на його рахунку, відповідність підпису і відбитка печатки чекодавця заявленим зразкам, подає заяву на підпис керівникові та головному бухгалтерові установи банку чи особам, яким надано право першого і другого підпису, та передає її разом із талоном до каси.

Касир проставляє на заяві й талоні до неї номери чеків і передає операційному працівникові чекову книжку разом із заявою під розписку в талоні. Талон до заяви залишається в касі.

Операційний працівник банку перевіряє наявність усіх чеків у чековій книжці та заповнює внутрішній бік обкладинки книжки: назву чекодавця (для фізичних осіб - прізвище, ім'я та по батькові чекодавця, дані його паспорта або документа, що його замінює), номер рахунка, з якого сплачуватимуться чеки, термін дії чекової книжки, ліміт чекової книжки. Після цього він вписує у кожний чек такі реквізити:

• назву і номер МФО банку-емітента (банк може проставляти свій штамп);

• назву чекодавця та номер його рахунка, з якого здійснюється оплата чеків.

З отриманням фізичною особою розрахункового чека операційний працівник банку вписує у чек такі реквізити:

• назву і номер МФО банку-емітента (банк може проставляти свій штамп);

• прізвище, ім'я та по батькові чекодавця, дані його паспорта або документа, що його замінює, на чеку та на корінці чека, ідентифікаційний номер;

• номер рахунка, з якого здійснюється оплата чека;

• суму цифрами й літерами;