1.3 Порядок приймання-передачі справ при зміні бухгалтера

Одним з важливих напрямів організації бухгалтерського обліку є організація облікового підрозділу підприємства на чолі з головним бухгалтером. Крім того, всі питання, пов'язані зі зміною головного бухгалтера (або бухгалтера, якщо бухгалтерський облік ведеться одноосібно) у процесі діяльності підприємства врегульовуються завдяки організації бухгалтерського обліку.

Статус бухгалтера на підприємстві є особливим і пов'язаний з веденням бухгалтерського -обліку, який має важливе значення для управління підприємством. Посада бухгалтера вимагає особливого порядку приймання-передачі справ з документами від бухгалтера, який звільняється, до бухгалтера, який приймає справи.

Багато чого в ході зміни керівника облікового підрозділу залежить від злагодженості роботи трудового колективу підприємства: від завідуючих складами до керівників. За їх підтримки має проходити процедура приймання-передачі справ.

Дізнавшись про вакантну посаду головного бухгалтера (бухгалтера) на підприємстві, претенденту при зустрічі з керівником підприємства варто якомога більше дізнатися про підприємство: скільки років воно функціонує, яка специфіка діяльності, позиції на ринку, історія розвитку, сильні та слабкі сторони. Важливо з'ясувати, чи входить підприємство в об'єднання, чи має дочірні підприємства, які основні контрагенти.

Оскільки відповідно до законодавства відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник (керівник), саме він зобов'язаний забезпечити приймання-передачу справ і документальне оформлення цієї процедури.

Важливість правильного здійснення приймання-передачі справ пов'язана з тим, що при цьому перетинаються не лише інтереси власника (керівника), а й нового та колишнього бухгалтерів як посадових осіб підприємства. Для бухгалтера, який звільняється, з'являється можливість виправити виявлені у ході приймання-передачі справ порушення у веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності. Крім того, документальне підтвердження передачі справ від колишнього бухгалтера новому забезпечить чіткість визначення меж відповідальності між даними посадовими особами.

Для нового бухгалтера факт складання акту означає знайомство з особливостями бухгалтерського обліку на підприємстві під час передачі справ та уникнення самостійної перевірки результатів роботи попередника. Для власника (керівника) підприємства процедура приймання-передачі справ є гарантією вчасного виявлення і виправлення допущених порушень, що дозволяє уникнути сплати штрафів у майбутньому.

На сьогодні законодавством України не регламентується порядок передачі та приймання справ бухгалтерами. Відсутність нормативного регулювання на державному рівні призводить до того, що процедура приймання-передачі справ може й не відбуватися або проходить на власний розсуд бухгалтера чи керівника.

Процедура приймання-передачі справ може передбачати декілька етапів. Загальний порядок дій у ході звільнення колишнього і приймання нового бухгалтера на підприємстві наведено на рис. 10.

Дотримання даної процедури дозволить усунути порушення у веденні бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві, а також розмежувати відповідальність між новим бухгалтером і його попередником.

Особливу увагу у ході визначення періоду приймання-передачі справ необхідно звернути на те, що термін для звільнення працівника відповідно до трудового законодавства не повинен перевищувати двох тижнів. Тому залежно від дати звільнення працівника визначається період, протягом якого слід передати справи.

П Р И Й М А Н Н Я – П Е Р Е Д А Ч А С П Р А В

Рисунок 1.10 — Процедура приймання-передачі справ

До складу комісії з приймання-передачі справ включають не менше трьох компетентних у питаннях бухгалтерського обліку працівників, у тому числі, бухгалтера, який звільняється. У випадку відмови бухгалтера, який звільняється, брати участь у прийманні-передачі справ, про це робиться запис в акті.

До роботи в комісії може залучатися претендент на посаду бухгалтера. У філіях або дочірніх підприємствах у роботі комісії має брати участь бухгалтер головного підприємства. Графік роботи комісії є додатком до наказу керівника про приймання-передачу справ.

Для здійснення перевірки документації, яка передається, необхідно визначити період, за який мають бути перевірені документи.

Для встановлення періоду, за який доцільно перевірити наявність документів, необхідно враховувати вимоги Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами". Відповідно до вимог даного законодавчого документу податкові декларації необхідно перевіряти за термін, не менше ніж за 1095 днів (3 роки), наступних за останнім днем граничного строку здачі податкової декларації, а у випадку якщо така податкова декларація була представлена пізніше, - за днем її фактичного надання.

Окрім даного закону необхідно брати до уваги також вимоги Цивільного кодексу України щодо термінів позовної давності за окремими операціями, а також Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів.

Якщо протягом цього часу підприємство перевірялося податковими органами, претенденту на посаду Бухгалтера необхідно вивчити акт перевірки. Перевірити він має лише документи, складені після акту перевірки.

Розглянемо детальніше особливості кожного з етапів.

Для правильного оформлення приймання-передачі документації до справ перш за все потрібно ретельно підготувати перевірки бухгалтерську документацію до перевірки.

На визначену та погоджену з бухгалтером, який звільняється, дату передачі справ всі облікові записи за минулий період необхідно завершити, що означає:

- укомплектування у справи первинних документів;

- формування облікових регістрів;

- заповнення форм бухгалтерської звітності.

Підготовці до перевірки підлягають всі облікові книги та журнали, які ведуться на підприємстві (журнал реєстрації довіреностей, книги обліку придбання та продажу, касова книга, книги з обліку роботи реєстратора розрахункових операцій тощо).

У ході підготовки документації може виявитися, що не вистачає деяких документів. Факт недостачі документів реєструється в акті приймання-передачі справ. Надалі документи, яких не вистачає, підлягають відновленню. Якщо з певних причин це неможливо, слід застосувати норми законодавства. За умови виявлення відсутності певного журналу, він має бути заведений з дня приймання-передачі справ новим бухгалтером.

Претендент на посаду бухгалтера зацікавлений у тому, щоб ознайомитися з бухгалтерським обліком підприємства, а також переконатися, що всі необхідні для його подальшої роботи документи наявні.

Зокрема, на даному етапі він повинен вивчити установчі документи підприємства, з'ясувавши при цьому такі питання:

- хто є засновниками підприємства, які їх частки в статутному капіталі;

- яка сума статутного капіталу;

- який порядок формування інших фондів;

- які основні види діяльності підприємства та які з них підлягають ліцензуванню;

- чи вносилися зміни до установчих документів у законодавчо встановленому порядку.

Крім того, обов'язково необхідно перевірити наявність таких документів:

- довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;

- довідки з ДПАУ про реєстрацію;

- свідоцтво про реєстрацію як платник ПДВ (якщо є);

- свідоцтва про реєстрацію у фондах соціального страхування;

- довідки з банків про відкриття рахунку;

- необхідні ліцензії, патенти, дозволи.

Обов'язково необхідно вивчити акти перевірок податкової служби, фондів соціального страхування на предмет виявлених порушень і сум штрафних санкцій.

Вивченню також підлягають аудиторські висновки, матеріали внутрішніх перевірок, ревізій, інвентаризацій за умови їх наявності.

Ознайомленню з підприємством сприяє також вивчення укладених договорів і дисципліни їх виконання. Претендент на посаду бухгалтера отримує можливість дізнатися про контрагентів підприємства, види господарських договорів, наявність актів звірок і частоту їх проведення.

Одним з найвідповідальніших етапів є знайомство з організацією бухгалтерського обліку на підприємстві. Зокрема, підлягають з'ясуванню такі питання:

- яка застосовується форма ведення бухгалтерського обліку;

- чи розроблено внутрішні документи, які регламентують фінансову політику підприємства;

- чи розроблено графік документообігу;

- яким чином розподілено обов'язки між працівниками бухгалтерської служби;

- чи є внутрішні документи, які регламентують діяльність облікового підрозділу та окремих бухгалтерів та ін.;

- чи врегульовано на підприємстві порядок захисту відомостей, які складають комерційну таємницю та ін.

Надалі необхідно ознайомитися з обліковими регістрами та Головною книгою підприємства за поточний і попередній звітні періоди, що допомагає одержати значний обсяг інформації щодо основних видів діяльності підприємства, оцінити обсяги операцій, динаміку показників активів, капіталу, зобов'язань, витрат, доходів і результатів діяльності.

Отже, результатом даного етапу є встановлення фактичної наявності документації, яка підлягає передачі, та ознайомлення претендента на посаду з основними організаційними моментами бухгалтерського обліку на підприємстві. Даний етап завершується складанням переліку документів, які підлягають перевірці та передачі. Вказаний перелік оформлюється описом і є додатком до акту приймання-передачі справ.

Другим етапом процедури приймання-передачі справ є перевірка відповідності ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві вимогам чинного законодавства.

Досить часто на практиці перевірка відповідності ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві вимогам чинного законодавства перетворюється на встановлення наявності документації. У такому випадку питання здійснення контролю за обліковими даними та звітною інформацією, які передаються, є проблемним. Відсутність перевірки означає, що, бухгалтер, який звільняється здає, а новий бухгалтер приймає документацію, яка лише на перший погляд перебуває у нормальному стані. Внаслідок цього складання акту приймання-передачі справ стає суто формальністю і не дає підстав для розподілу відповідальності між звільненим бухгалтером і його наступником.

Чинним законодавством не передбачено обов'язковості встановлення відповідності бухгалтерської звітності переданим документам. Водночас бухгалтер, який звільняється, і його наступник зацікавлені в тому, щоб у ході майбутніх перевірок контролюючими органами не траплялося "неприємних несподіванок" у вигляді відсутності документів або наявності помилок у веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності.

Здійснити перевірку всього бухгалтерського обліку за період 3 роки за короткий термін досить складно. Як правило, передача справ проводиться на основі перевірки останньої складеної звітності. Відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій варто перевірити вибірково або, наприклад, суцільним порядком за певним розділом за певний звітний період. У будь-якому випадку слід перевірити правильність складання податкової звітності.

Особливу увагу в ході перевірки слід приділити перевірці наявності та правильності оформлення первинних документів, які є підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Існує два варіанти проведення перевірки ведення бухгалтерського обліку та складання звітності: проведення контролю працівниками підприємства (можливе за умови наявності на підприємстві облікового підрозділу) або використання послуг сторонніх спеціалістів.

За першим варіантом на підприємстві може проводитися інвентаризація і застосовуватися бухгалтерський контроль.

Стосовно інвентаризації законодавством не передбачено обов'язкового її проведення при звільненні бухгалтера (лише за умови, що цей працівник був матеріально відповідальною особою).

Керівник підприємства може ініціювати проведення інвентаризації майна та зобов'язань підприємства при звільненні бухгалтера, не дивлячись на те, чи був він матеріально відповідальною особою.

У проведенні інвентаризації зацікавлений претендент на посаду бухгалтера, який може брати в ній участь. Зокрема, це дасть йому змогу впевнитися в реальності залишків матеріальних цінностей і зобов'язань підприємства. Крім того, з'являється можливість з'ясувати, чи укладено договори про матеріальну відповідальність з особами, відповідальними за збереження товарно-матеріальних цінностей, чи складаються матеріальні звіти та ін.

Проведення інвентаризації є необхідним, якщо справи передаються у період складання річної звітності, а річна інвентаризація не проводилася.

Здійснення бухгалтерського контролю передбачає перевірку достовірності облікових даних і їх надійності. Його можуть здійснювати вповноважені бухгалтери підприємства.

Незалежно від тривалості процедура приймання-передачі справ не повинна впливати на результати діяльності підприємства в цілому. Оскільки проведення ретельної перевірки ведення бухгалтерського обліку підприємства протягом 2 тижнів є досить складним завданням, для проведення перевірки більш доцільним буде другий варіант, який передбачає перевірку ведення бухгалтерського обліку та складання звітності із залученням сторонніх осіб.

Сторонніми особами можуть бути аудиторська фірма або материнське підприємство (якщо приймання-передача справ відбувається у філії), вища установа (для бюджетних організацій).

Третій етап узагальнення і аналізу результатів перевірки та підготовки документів до передачі передбачає узагальнення результатів проведеної перевірки відповідності ведення документів до передачі бухгалтерського обліку й складання звітності та документації, яка передається. Результати проведення інвентаризації підлягають оформленню актом. Копія акту інвентаризації є додатком до акту приймання-передачі справ.

Всі виявлені у процесі перевірки порушення зазначаються в акті приймання-передачі справ із зазначенням особи, яка повинна здійснити відповідні виправлення.

Завданням аудиторської перевірки в ході приймання-передачі справ є виправлення помилок в організації і веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності, а також зазначення їх в акті приймання-передачі справ.

Внесення виправлень до облікових регістрів і звітності супроводжується оформленням бухгалтерських довідок, які підписуються бухгалтером, який звільняється, або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки.

Претенденту на посаду бухгалтера необхідно брати участь у внесенні виправлень до облікових регістрів і звітності та завіряти своїм підписом правильність здійснених виправлень.

На підставі звіту аудиторської фірми можливе документальне оформлення процедури приймання-передачі.

Документальне підтвердження процедури приймання - передачі справ забезпечується складанням акту приймання-передачі.

Призначенням даного акту є не лише документальне засвідчення факту, що головний бухгалтер звільняється, не залишаючи після себе порушень у збереженні бухгалтерського архіву, а також те, що новий бухгалтер ознайомився зі станом бухгалтерського обліку підприємства. Крім того, важливим є значення акту в розподілі відповідальності між звільненим і новопризначеним працівником за зберігання документації.

Ретельне складання акту дозволить уникнути в майбутньому необгрунтованих вимог і зауважень до бухгалтера, який звільнився, як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.

Складання акту приймання-передачі справ передбачає зазначення у ньому суттєвих моментів, які характеризують ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві.

Якщо у керівника підприємства є обґрунтовані претензії до бухгалтера, який звільняється, стосовно ведення бухгалтерського обліку, то останній зобов'язаний здійснити відповідні виправлення з урахуванням вимог законодавства.

В акті приймання - передачі справ має відображатися інформація про те, що передається бухгалтером, який звільняється, і приймається новим головним бухгалтером. Зміст складеного акту залежить від особливостей діяльності підприємства, а також від стану бухгалтерської документації.

В актах приймання-передачі справ бухгалтери-практики рекомендують наводити досить деталізовану інформацію щодо різних аспектів не лише організації і ведення бухгалтерського обліку, але й підприємства в цілому:

- загальні відомості про підприємство та причини складання акту (назва підприємства, віза керівника про затвердження, місце складання акту, дата складання, ким складено акт і на підставі якого документу);

- бані, як характеризують організацію і ведення бухгалтерського обліку (відомості про бухгалтерську службу, форму ведення бухгалтерського обліку);

- дані про залишки господарських засобів і зобов'язань підприємства: грошових коштів, необоротних активів, запасів, заборгованості з оплати праці, перед контрагентами, бюджетом та ін.;

- стан звітності;

- загальний опис справ з документами, які передаються, із зазначенням кількості аркушів у кожному з томів;

• інформація про зберігання документів на підприємстві;

• дані про наявність невикористаних бланків суворої звітності;

• зауваження осіб, які беруть участь у прийманні-передачі справ;

• інформація про виявлені та виправлені помилки, осіб, які здійснили виправлення;

- підписи осіб, які беруть участь у прийманні-передачі справ.

Однак даний перелік відомостей є досить громіздким, причому деякі з них включати до акту взагалі недоцільно. Найбільш громіздкі відомості зручно виносити в додатки до запропонованої форми акту:

• акт перевірки або звіт аудитора;

• акт інвентаризації;

- опис документів, які передаються (можуть передбачатися бухгалтерська документація на електронних і паперових носіях (первинні документи, облікові регістри, звітність); акти проведених перевірок підприємства (акти ревізії, висновки аудитора та ін); організаційно-розпорядчі документи бухгалтерської служби (Положення про бухгалтерську службу, Положення про облікову політику, посадові інструкції тощо) та ін.

Окрім наведених, додатками до акту можуть бути пояснення працівника, який звільняється, службові записки, інші документи, складені членами комісії при передачі справ, перелік обладнання, яке передається.

Звільнення і призначення на посаду бухгалтера відбувається на підставі наказу керівника підприємства. У філіях і дочірніх підприємствах призначення і звільнення бухгалтера відбуваються за погодженням з головним підприємством.

Видачі наказу про звільнення бухгалтера мають передувати подача заяви працівника про звільнення і акту приймання-передачі справ. Враховуючи законодавчо встановлений період, протягом якого можна затримати працівника, в посадовій інструкції (або в нормативному документі на рівні держави) доцільно передбачити обов'язок бухгалтера у випадку звільнення скласти акт протягом 2-х тижнів.

Якщо працівник не погодиться з цим, тобто акту не буде складено, за рішенням роботодавця його можна притягнути до дисциплінарної відповідальності, тобто записати в трудову книжку, що працівника звільнено в результаті дисциплінарного стягнення за невиконання або неналежне виконання своїх трудових обов'язків. Це негативно може вплинути на подальшу діяльність бухгалтера.

У ході звільнення і призначення на посаду бухгалтера нового працівника особливо гостро постає питання визначення обов'язків суб'єктів організації бухгалтерського обліку та юридичної відповідальності за їх недотримання.

Оскільки жодних обов'язків, які виникають у бухгалтера при прийманні на роботу та звільненні, чинним законодавством не передбачено, бухгалтера не можна притягнути до юридичної відповідальності за неправильну передачу бухгалтерського архіву при зміні бухгалтера на підприємстві. Крім того, відсутність закріплених обов'язків приймання-передачі справ створює ймовірність виникнення труднощів щодо розподілу відповідальності, наприклад, за втрату документів.

Для уникнення непорозумінь у ході приймання-передачі справ і притягнення облікових працівників до юридичної відповідальності за вчинені правопорушення необхідно на державному рівні закріпити відповідні обов'язки суб'єктів організації бухгалтерського обліку в процесі приймання-передачі справ ( рис. 1.11).

Для вирішення проблеми виконання на момент звільнення всіх обов'язків роботодавець може передбачити в посадовій інструкції обов'язки бухгалтера не лише під час обіймання посади, а й на момент прийняття на роботу та звільнення. Зокрема, у ній слід зазначити обов'язок приймання-передачі справ, а також положення, що у випадку виявлення помилок у веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності в результаті перевірки, бухгалтер, який звільняється, повинен їх виправити. Обов'язок здійснити виправлення може покладатися й на новопризначеного бухгалтера. Це також має бути відповідним чином врегульовано посадовою інструкцією.

Якщо такі обов'язки не передбачати, згодом можуть виникнути труднощі з розподілом відповідальності, наприклад, за втрату документів.

Обов'язки суб'єктів організації бухгалтерського обліку в процесі приймання-передачі справ

Обов'язки власника (керівника)

Забезпечити приймання-передачу справ і її документальне

оформлення

Проконтролювати, щоб працівник на момент звільнення виконав свої посадові обов'язки та не залишив після себе проблем

Знайти заміну бухгалтеру, який звільняється, та звільнити останнього

Забезпечити контроль за правильністю бухгалтерського обліку та звітності, які передаються; вжити заходи, необхідні для виправлення помилок у веденні бухгалтерського обліку та складання звітності

Вжити відповідних заходів, якщо відсутні документи або її

загублено, вкрадено тощо

Затвердити акт приймання – передачі справ

Обов'язки нового бухгалтера

Взяти участь в процесі приймання – передачі справ від

попередника

Контроль виправлення помилок

Обов'язки бухгалтера, який звільняється

Не звільнятись до моменту приймання – передачі справ

Взяти участь у процесі приймання – передачі справ наступнику

Виправити помилки, якщо їх виявлено в процесі перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, які передаються

Рисунок 1.11 — Обов'язки суб'єктів організації бухгалтерського

обліку в процесі приймання-передачі справ

Оскільки відповідальність за організацію бухгалтерського обліку згідно із законодавством несе керівник підприємства, він зобов'язаний проконтролювати виконання бухгалтером його посадових обов'язків, процедуру приймання-передачі справ, а також забезпечити всі умови, щоб бухгалтер, який звільняється, мав можливість завершити складання звітності та передати документацію новому бухгалтеру відповідно до акту приймання-передачі справ.

За відсутності головного бухгалтера, якому передаються справи, наказом керівника підприємства документація може тимчасово передаватися виконуючому обов'язки головного бухгалтера або особисто керівнику.

Керівник підприємства зацікавлений і повинен забезпечити найсприятливіші умови претенденту на посаду бухгалтера, щоб швидше ознайомитися з особливостями ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Щоб взагалі не залишитися без бухгалтера, керівник може домовитися з бухгалтером, який звільняється, про те, що навіть після звільнення він ознайомить новопризначеного бухгалтера з особливостями ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Бухгалтер, який, перш ніж розпочати роботу, не прийняв бухгалтерських документів від попередника за актом приймання-передачі, жодної відповідальності за їх складання не несе. Якщо бухгалтер і прийняв документи за актом приймання-передачі, то відповідальність він повинен нести лише за їх зберігання. Таким чином, кожен новий бухгалтер несе відповідальність за правопорушення, вчинені в період саме його роботи на підприємстві.

Невиявлені помилки попередника криють у собі небезпеку появи нових помилок. Наприклад, можлива ситуація, що попередній бухгалтер допустив помилку в податковій звітності, що зумовило заниження суми платежів до бюджету новим бухгалтером. Використання даних звітності, складеної попередником, цілком правомірне. Але якщо у цій звітності є помилки, її використання тягне за собою наступні правопорушення.

Законодавством не врегульовано питання, хто несе відповідальність за вчинене правопорушення, оскільки чинними нормативними документами не вимагається перевіряти дані документів, складених попереднім бухгалтером, у ході їх передачі наступнику.

Бухгалтер, який звільняється, несе дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність. Після звільнення притягнути його до дисциплінарної відповідальності неможливо, однак може застосовуватися адміністративна та кримінальна відповідальність протягом термінів позовної давності, встановлених законодавством.

Бухгалтера, якого приймають на роботу, до дисциплінарної відповідальності можна притягнути за дії, вчинені з моменту прийняття на посаду. Адміністративна та кримінальна відповідальність за неправильність прийняття документів від попередника не застосовуються. Однак з урахуванням положень посадової інструкції, якщо в ній передбачено обов'язок прийняти справи, новопризначений бухгалтер може притягуватися до кримінальної відповідальності за службову недбалість.

Після завершення процедури приймання-передачі справ про зміну бухгалтера необхідно повідомити працівників підприємства, основних контрагентів, а також за потреби органи податкової служби за місцем реєстрації підприємства як платника податків і митні органи. Також необхідно оформити право підпису документів, які надаються в обслуговуючий банк, на новопризначеного бухгалтера.

Питання для самопідготовки та самоконтролю

1. Назвіть етапи процедури приймання – передачі справ при зміні бухгалтера.

2. Склад та функції комісії з приймання - передачі справ.

3. Які документи , облікові регістри та звітність перевіряються під час процедури приймання – передачі справ ?

4. Перерахуйте обов'язки суб'єктів організації бухгалтерського обліку в процесі приймання - передачі справ .

5. Яку відповідальність несуть суб'єкти організації бухгалтерського обліку за результатами приймання – передачі справ при зміні бухгалтера ?

6. Дайте визначення первинному бухгалтерському документу.

7. Що характеризують первинні бухгалтерські документи?

8. Назвіть ознаки, за якими класифікують бухгалтерські документи.

9. Хто відповідає за оформлення первинних бухгалтерських документів.

10. Як зберігають бухгалтерські документи та якими нормативними документами регламентується їх зберігання?

11. Для чого роблять інвентаризацію у бухгалтерському обліку та якими документами регламентується її проведення?

12. Назвіть основні вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів.

13. Розкрийте правила приймання, перевірки та обробки первинних бухгалтерських документів.

14. Розкрийте зміст графіка та табель-графіка документообігу.

15. Чи можна робити виправлення у бухгалтерських документах? Обґрунтуйте Ваше твердження.

16. Перелічіть основні реквізити бухгалтерських документів.

17. Яка існує відповідальність за порушення порядку збереження бухгалтерських документів?

18. Наведіть класифікацію документів за їх призначенням.

19. Охарактеризуйте класифікацію документів за способом їх використання.

20. Охарактеризуйте класифікацію документів за їх змістом.

Тести

1. Коли повинні складатися первинні документи?

а) безпосередньо перед здійсненням господарської операції;

б) під час здійснення господарської операції;

в) під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її завершення.

2. За місцем складання документи класифікуються на:

а) внутрішні, зовнішні;

б) разові, накопичувальні;

в) первинні, зведені.

3. Первинні документи заповнюються чорнилами:

а) будь-якого кольору;

б) синього або чорного кольору;

в) червоного кольору.

4. Формальна перевірка первинних документів полягає у:

а) перевірці наявності у документах обов'язкових реквізитів;

б) перевірці змісту господарської операції;

в) перевірці логічної ув'язки;

г) здійсненні математичної перевірки відповідних показників.

5. Документуванню підлягають:

а) тільки касові операції;

б) операції з матеріальними цінностями;

в) будь-яка господарська операція, що відбувається на підприємстві.

6. За змістом господарських операцій документи класифікуються на:

а) матеріальні, грошові, розрахункові;

б) розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані.

7. Написання у відповідних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції називається:

а) розцінка;

б) таксування;

в) котирування.

8. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, за достовірність даних, наведених у документах, несуть:

а) керівник підприємства;

б) головний бухгалтер;

в) особи, які склали і підписали ці документи.

9. Який первинний документ підтверджує факт здавання виручки до установи банку працівником підприємства?

а) квитанція до оголошення на внесення готівки за підписом касира, бухгалтера установи банку і завірена штампом банку;

б) видатковий касовий ордер з підписом головного бухгалтера і керівника підприємства;

в) банківська виписка зі штампом банку та підписом робітника банку.

10. В якому випадку підпис керівника (або особи, яка його замішає) на видатковому касовому ордері не є обов'язковим?

а) у випадку його відсутності через відрядження;

б) у випадку, коли виплата коштів здійснюється на видатки, пов'язані з обставинами форс-мажору;

в) у випадку, коли на доданих до видаткового касового ордеру документах є дозвільний напис керівника.

11. Порядок складання видаткового касового ордеру є таким:

а) 1. бухгалтерія — виписка; 2. керівник — підпис; 3. головний бухгалтер — підпис; 4. бухгалтерія — реєстрація; 5. касир — видача готівки, підтверджена підписом отримувача, і реєстрація в "Касовій книзі";

б) 1. керівник — розпорядження або наказ; 2. бухгалтерія — виписка і реєстрація; 3. головний бухгалтер — підпис; 4. керівник — підпис; 5. касир — видача готівки, підтверджена підписом отримувача, і реєстрація в "Касовій книзі";

в) 1. бухгалтерія — виписка і реєстрація; 2. керівник — підпис; 3. головний бухгалтер — підпис; 4. касир — видача готівки, підтверджена підписом отримувача, і реєстрація в "Касовій книзі".

12. Який документ не підписує керівник підприємства?

а) видатковий касовий ордер;

б) платіжну відомість;

в) авансовий звіт;

г) прибутковий касовий ордер.

13. Термін зберігання касових документів на підприємстві становить:

а) три роки, за умови проведення за вказаний період документальної перевірки;

б) один рік, за умови проведення за вказаний період документальної перевірки;

в) зберігаються постійно.

14. Чи прийме банк платіжне доручення від юридичної особи, складене в довільній формі?

а) ні, оскільки с законодавчо затверджена форма платіжною доручення;

б) так, за будь-яких обставин, за бажанням юридичної особи;

в) так, за будь-яких безготівкових розрахунків, за умови, що це передбачено умовами договору про розрахунково-касове обслуговування між банком і юридичною особою;

г) так, але за умови внесення готівкових грошових коштів у касу банку для подальшого їх зарахування на поточний рахунок юридичної особи.

15. Для оприбуткування яких активів в бухгалтерському обліку повинний складатися прибутковий ордер ф. № М-4?

а) всіх активів;

б) тільки запасів;

в) тільки основних засобів.

16. При прийманні матеріалів були виявлені розбіжності між їх фактичною кількістю і даними супровідних документів постачальника. В зв'язку з цим комісією був складений акт про приймання матеріалів. Чи повинен в такому випадку складатися прибутковий ордер для оформлення надходження матеріалів.

а) так;

б) ні.

17. Підприємство доставляє реалізований покупцю товар своїм транспортом та оформляє товарно-транспортну накладну ф. № 1-ТН. Чи потрібно в даному випадку оформляти видаткову накладну на товар?

а) так;

б) ні;

в) потрібно у випадку, якщо в ТТН немає можливості перелічити назви і характеристики товарів.

18. Підприємство одержує придбаний товар у продавця на його складі. Доставка товару здійснюється власним транспортом покупця. Чи повинен, в даному випадку, продавець виписувати товарно-транспортну накладну ф. № 1-ТН?

а) так;

б) ні;

19. Чи є дата і місце складання первинного документа його обов'язковим реквізитом?

а) ні;

б) так;

в) є, але не для всіх документів.

20. Чи необхідно виписувати довіреність ф. № М-2 на одержання товару від постачальника, якщо він доставив його на склад покупця?

а) так;

б) ні.

21. В яких первинних документах не допускаються виправлення допущених помилок чи неправильних записів?

а) в усіх документах;

б) в документах, якими оформляються касові, банківські операції й операції з цінними паперами.

22. Яким чином повинні виконуватись виправлення неправильних записів у касовій книзі?

а) виправлення в касових документах, в т.ч. касовій книзі забороняються;

б) виправлення виконується закреслюванням однією рискою неправильного запису і написом над закресленим правильного. Ставиться напис "виправлено", дата виправлення і підтверджувальні підписи касира і головного бухгалтера.

23. Яким чином відбувається погашення касових ордерів, що пройшли обробку і документів, які до них додаються, розрахункових

(платіжних) відомостей?

а) написом "Отримано" чи "Виплачено" і дати одержання чи виплати;

б) написом на документі дати відображення відповідної операції в бухгалтерському обліку (обліковий регістр).

24. Для одержання заробітної плати замість хворого співробітника, прийшов його знайомий з дорученням на одержання зарплати, оформленим належним чином. Чи повинен касир в такому випадку робити які-небудь додаткові записи у платіжній відомості (видатковому ордері) чи обмежитися тільки одержанням доручення від довіреної особи?

а) ніяких додаткових записів робити не потрібно;

б) в платіжній відомості перед підписом про одержання касир повинний зробити напис "За дорученням" (у видатковому касовому ордері після П.І.П. довірителя написати "За доручення П.І.П. довіреної особи").