Вопрос 42

Блиц-кайдзен

На сегодняшний день методы бережливого производства прочно вошли в число лучших управленческих практик как в мире, так и в нашей стране. За последние годы блиц-кайдзен стал общепризнанным инструментом ускоренного повышения операционной эффективности. Отправная точка кайдзен — создание ценности для потребителя. Все, что не добавляет ценности, должно быть устранено из производственного цикла, в том числе — потери времени. Сейчас собственники и топ-менеджеры обсуждают не целесообразность внедрения методов бережливого производства*, а как именно использовать на практике эти возможности — без масштабных перестроек и крупных инвестиционных вложений. Один из лучших практических подходов — блиц-кайдзен, который ориентирован на мгновенные улучшения и решение конкретных задач.

Японское слово «кайдзен» означает непрерывное совершенствование, под которым подразумевается:

понимание существующей ситуации;

непрерывная деятельность по выявлению и исключению потерь из производственных и управленческих процессов на всех уровнях компании;

достижение максимальной эффективности всех процессов.

«Блиц»-формат (от нем. Blitz — молния, блиц-кайдзен — молниеносные улучшения) обеспечивает одновременно как разработку и внедрение решений в выбранной рабочей зоне, так и обучение сотрудников, позволяет улучшить ключевые показатели операционной деятельности, влияющие на финансовые результаты (рисунок).

Блиц-кайдзен: пути повышения эффективности бизнеса

Для чего используется блиц-кайдзен?

Как инструмент локального решения текущих бизнес-задач, дающий немедленные результаты (улучшение показателей операционной деятельности отдельного структурного подразделения).

Как пилотный проект, предваряющий большую программу внедрения кайдзен. Он помогает убедить основную массу сотрудников в действенности методов бережливого производства: отношение к программе изменений улучшается за счет того, что люди видят положительные результаты на своих рабочих местах.

Как часть программы пошаговой трансформации (реорганизации) операционного управления компанией от традиционной модели к лин-менеджменту.

С помощью блиц-кайдзен в сжатые сроки решаются несколько задач:

обучение сотрудников практике бережливого производства на рабочих местах, расширение их компетенций;

разработка мероприятий для достижения результатов с помощью инструментов бережливого производства в выбранной рабочей зоне;

получение дополнительных финансовых преимуществ при минимальных инвестиционных вложениях и минимальных затратах времени;

убеждение сотрудников в эффективности подходов бережливого производства на примере фактического улучшения в зоне влияния блиц-кайдзен;

повышение эффективности и безопасности рабочих мест.

Программа проведения блиц-кайдзен состоит из трех фаз:

1) планирование и подготовка (чем больше охват и сфера воздействия блиц-кайдзен, тем важнее эта фаза); 2) проведение мероприятия и презентация результатов; 3) поддержка выполнения запланированных действий.

Продолжительность каждой фазы зависит от целей и масштаба конкретного мероприятия. Инструменты бережливого производства, которые будут использоваться во время блиц-кайдзен, также выбираются в зависимости от поставленной цели. Кайдзен-команда может использовать один инструмент, но зачастую для усиления эффекта имеет смысл применять несколько инструментов.

В зависимости от задач и используемых инструментов, возможно несколько вариантов применения блиц-кайдзен:

Кайдзен потока — мероприятие, направленное на сокращение времени выполнения заказа и снижение уровня незавершенного производства между операциями. Используются инструменты «картирование потока создания ценности», «вытягивание», «выравнивание нагрузки» и «канбан».

Кайдзен процесса, решающий задачи сокращения затрат, повышения производительности или внедрения улучшений по одному из процессов потока создания ценности. Применяются инструменты «организация и зонирование рабочего пространства», «защита от ошибок», элементы системы TPM (Total Productive Maintenance), «автономизация и время такта», «диаграмма спагетти» и другие, в зависимости от результатов, которые необходимо получить.

Кайдзен по сокращению времени переналадки, направленный на увеличение срока эффективной работы оборудования или увеличение гибкости производственного процесса. Основной инструмент — система SMED, которая представляет собой алгоритм сокращения времени переналадки оборудования (применима в любой отрасли).

Кайдзен рабочей зоны, позволяющий эффективно организовать рабочее пространство, удалить из процесса не создающие ценность действия и сократить лишние перемещения. Инструменты: 5S, «визуализация», «стандартизация и организация ячеек».

Статистический кайдзен, который используется для обеспечения повышения качества продукции и стабильности процессов. Применяются инструменты статистического управления: «контрольные карты», «диаграммы разброса», «причинно-следственные диаграммы» и т. д.

Офис-кайдзен, позволяющий организовать взаимосвязанную работу функциональных отделов и сократить время обработки документации. Инструменты: «картирование информационных потоков», «снижение сложности» и «устранение лишних операций».

5S, «визуализация» и «стандартизированные операционные процедуры» используются практически в любом варианте блиц-кайдзен для закрепления достигнутых результатов.

Для подготовки блиц-кайдзен необходимо:

определить зону улучшений и задачи команды;

установить цели и критерии их достижения;

утвердить сроки проведения;

утвердить состав кайдзен-команды и ее ключевых участников (лидер команды, координатор мероприятия, эксперт по бережливому производству).

Продолжительность активной фазы блиц-кайдзен составляет от трех до восьми рабочих дней, причем результаты видны уже на третий-пятый день. Кайдзен-команда концентрируется на решении конкретной задачи в четко определенной «зоне влияния». Сбор информации и подготовка проводятся до выполнения основной задачи проекта, что гарантирует высокую эффективность работ. Особенность подхода кайдзен состоит в том, что 80% решений составляют организационные мероприятия, не требующие инвестиций.

Фаза активного проведения блиц-кайдзен

Один из секретов успеха блиц-кайдзен — практическая передача знаний команде изменений. Программа обучения состоит из трех основных блоков:

«Методология и принципы проведения блиц-кайдзен, общее видение процесса улучшений в компании и роль его участников в этом процессе»;

«Теоретические знания по инструментам бережливого производства, которые будут использоваться во время проекта»;

«Адаптация используемых инструментов и подходов бережливого производства к конкретным задачам проводимого проекта».

Лидер кайдзен-команды заранее определяет, каким инструментам будут обучать людей исходя из задач проекта; он также обеспечивает обсуждение и отработку инструментов на практике. За проведение обучающего курса отвечают сотрудники группы внедрения бережливого производства или службы управления персоналом.

Важный момент: с самого начала необходимо составлять списки сотрудников, принявших участие в проектах блиц-кайдзен, и фиксировать, какие программы обучения они прошли. В будущем это значительно упростит процесс комплектации рабочих групп, а также повысит эффективность проведения последующих мероприятий за счет привлечения сотрудников, имеющих опыт участия в программах изменений.

Скорость получения результатов оказывает решающее влияние на принятие руководителями и сотрудниками программы перехода к бережливой организации производства. С одной стороны, посетив зону влияния блиц-кайдзен, каждый член коллектива быстро убеждается в эффективности использования инструментов. С другой — идеи по улучшению реализуются немедленно, убеждая рядовых сотрудников в серьезности программы изменений, подпитывая их мотивацию к дальнейшим изменениям. За счет того, что в программу вовлекаются представители разных подразделений компании, улучшается межфункциональное взаимодействие, обеспечивается поддержка инициатив бережливого производства как «сверху», так и «снизу».

Для закрепления достижений и завершения внедрения эффективных новшеств необходимо поддерживать достигнутые результаты: во время этой фазы отслеживается выполнение плана блиц-кайдзен и проводится мониторинг улучшений в зоне охвата. По завершении фазы поддержки измеряются и анализируются ключевые показатели, влияющие на достижение целей блиц-кайдзен. Сравнение полученных результатов с исходными данными позволяет и руководителям, и рядовым работникам оценить эффект изменений.

Мероприятия по улучшению производственного/организационного процесса проводит заранее подготовленная кайдзен-команда, в которую входят лидер, руководитель компании, руководитель службы управления персоналом, координатор мероприятия и эксперт по бережливому производству.

Лидер возглавляет команду, координирует действия участников, поддерживает их во время поиска решений, содействует реализации творческого подхода при выполнении программы. Хороший лидер должен иметь базовые знания в сфере бережливого производства, беспристрастно относиться к решениям членов команды. Роль лидера может выполнять сотрудник предприятия или приглашенный консультант.

Руководитель компании принимает решение о проведении блиц-кайдзен. Он выбирает зоны вмешательства и определяет задачи, над которыми будет работать команда, утверждает координатора проектов, приглашает экспертов, оказывает необходимую поддержку для реализации разработанных кайдзен-командой мероприятий.

Руководитель службы управления персоналом участвует в подборе членов команды, ведет учет сотрудников, обученных инструментам бережливого производства, оказывает поддержку в подготовке и проведении обучающих мероприятий.

Координатор мероприятия обеспечивает коммуникации между руководством компании и участниками кайдзен-команды. Обычно координацию осуществляет один из руководителей организации.

Эксперт по бережливому производству участвует в планировании и подготовке блиц-кайдзен, проводит необходимое обучение для членов кайдзен-команды, предлагает свои идеи при выработке и внедрении мероприятий по улучшению. Он должен иметь опыт реализации программ блиц-кайдзен, обладать знаниями в области применения подходов и инструментов бережливого производства. На начальной стадии действия программы на эту роль разумно пригласить опытного консультанта, который передаст свои экспертные знания сотрудникам организации-заказчика и выстроит качественный процесс реализации улучшений.

Общаясь с руководителями предприятий, мы задаем простой вопрос: «Что нужно производству, чтобы продукция продавалась и приносила доход?» Как правило, они дают относительно простые ответы: сокращение времени выполнения заказа, расширение ассортимента, повышение качества продукции, налаживание каналов сбыта. Блиц-кайдзен помогает добиваться заметных улучшений по каждому из этих направлений.

Одной из своих основных задач мы видим распространение знаний о возможностях повышения эффективности компании с помощью лучших инструментов, апробированных в мировой практике управления. Блиц-кайдзен привносит в отечественный бизнес новую деловую и технологическую культуру.