3.2. Информационное обеспечение управления коммерческой деятельностью предприятия, автоматизация торговли
Информация в условиях рынка является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельности торгового предприятия.
Информационное обеспечение - информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.
Содержание работы по
информационному обеспечению
КД
Изучение покупателей и мотивов покупок
Изучение требований рынка к товару
Изучение конъюнктуры рынка
Исследование конкурентной среды
Информация о потенциальных возможностях торгового предприятия и его конкурентоспособности
Рисунок 10 - Содержание работы по информационному обеспечению КД
Информационное обеспечение включает в себя получение, передачу, обработку, накопление и реализацию информации.
Выделяют два вида информации:
Информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия.
Информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распределительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.
Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу или систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграции: вертикальная направлена на вертикальные информационные потоки; горизонтальная — на горизонтальные. Преимущества интегральной информации заключается в следующем:
Разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив.
Уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации.
Возрастает скорость обработки и обмена информации.
Повышается эффективность использования результирующей информации.
В настоящее время широко используются персональные компьютеры, поэтому одной из задач проектирования информационного обеспечения является создание автоматизированной технологии получения и обработки информации, которая обладает следующими достоинствами:
- унификация технических средств и программного обеспечения, предусматривающая решение коммерческих задач различного уровня исходя из логики процедур;
- адаптированность и поэтапное расширение возможностей используемых технических средств;
- обеспечение централизованного накопления, обработки и выдачи многофункциональной информации в режиме реально установлённого времени;
- высокая эффективность применения технологии « человек – машина».
Для автоматизированного сбора информации, ее обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования. В технологический процесс информационного обеспечения входят последовательно задействованные стадии с использованием технических средств, установленной классификации:
средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);
средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);
средства накопления и обработки информации (микроЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);
средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую информацию, по которой принимаются соответствующие управленческие решения).
При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на:
Внемашинное информационное обеспечение (классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации, т.е. информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов).
Внутримашинное информационное обеспечение (массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к информации, т.е. электронная база данных).
В настоящее время для информационного обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерского учета. Образованная на должном уровне информационная система позволяет решать коммерческие вопросы на всем пути продвижения товаров из сферы производства в сферу конечного потребления. При этом осуществляется как поэтапное, так и сквозное управление коммерческими процессами торгового предприятия, отвечающее требованиям товарного рынка. Информационная система используется для стратегического или оперативного планирования, учета и контроля за выполнением плана, обнаружения слабых мест в организации коммерческой деятельности, принятия эффективных управленческих решений в текущей работе.