6.3. Прогнозування остаточних витрат

Прогнозування остаточних витрат по всьому проекту або його частинах у розрізі елементів робочої і витратної структур має важ­ливе значення для керівника проекту та менеджерів і відіграє знач­ну роль у прийнятті рішення про закриття проекту після його поча­тку. Незалежно від причин така інформація запитується одразу, як тільки починаються роботи. Ці оцінки мають дуже важливе значен­ня, проте є небезпека механістичного і суб'єктивного підходів.

Метод, який ми розглянемо, — метод прогнозування оста­точних затрат для окремих сегментів проекту — грунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання проекту на пев­ну дату. Може бути використаний для оцінки та прогнозування:

1) окремих затрат по роботах, що розпочинаються;

2) елементів WBS, що розпочалися;

3) затрат по підрозділах, які розпочали роботу;

4) остаточних затрат на проект у цілому.

Повернімось до наведеного вище прикладу. Як було підрахо­вано, коефіцієнт по витратах становить К_в - 0,824.

Планові витрати для робіт, що залишилися (С_зал), визначають­ся як різниця між плановим бюджетом на весь проект і скоригованим бюджетом на кінець періоду, що оцінюється (у нашому прикладі — на кінець першого тижня):

Враховуючи тенденції, які склалися, прогнозна оцінка витрат по роботах, що залишилися ( ) визначається за формулою:

Таким чином, обчислення показують, що витрати на роботи проекту, що залишилися, можуть бути перевищені на 393 грн. (2233-1840).

Прогнозні остаточні витрати на проект визначаються як сума залишкових прогнозних витрат і фактичних витрат по вже вико­наних роботах:

Отже, важливо підкреслити, що метод дає змогу не тільки про­гнозувати остаточні витрати по роботах, які вже розпочалися, а й визначати витрати по майбутніх роботах на підставі тенденцій, що склалися по попередніх роботах або ж по даному підрозділу.

Наприклад, якщо проектна група А має виконати наступну ро­боту із запланованими витратами 2000 грн., а К_в по попередніх роботах у цій групі дорівнює 0,85, то прогнозні витрати по на­ступній роботі цієї проектної групи становлять:

Таблиця 6.1

Звіт по витратах на _______________________ (дата)

Проект (назва)

Компанія Підрозділ WBS код:

Відділ Менеджер по затратах (посада, прізвище) ОBS код:

Елементи витрат

Поточний період

З початку року

Витрати по завершенні робіт

Плановий бюджет

Скоригований бюджет

Фактичний бюджет

Відхилення

Плановий бюджет

Скоригований бюджет

Фактичний бюджет

Відхилення

За планом

Очікувані

Відхилення

Скоригований плановий

Скоригований фактичний

Скоригований плановий

Скоригований фактичний

Прямі труди

Накладні

Матеріали

Послуги

Пор субконтрактах

Адміністративні

Усього

Трудомісткість

Показники за поточний період

Кв

З початку року:

Кв

Kt

Kt

Існує три методи прогнозування остаточних витрат на проект в цілому:

І.На основі середнього індексу К_в по всіх роботах, на певну дату (1-й приклад).

2. На основі К_в по підрозділу (2-й приклад).

З.На основі К_в елементу WBS на певну дату (тобто по окремій роботі аналогічно попереднім прикладам).

Таким чином, застосування сучасних методів контролю дає змогу:

1. Аналізувати хід виконання проекту у розрізі часу, затрат, - робіт, які виконуються, і залучених підрозділів як в цілому, так і

по окремих періодах.

2. Прогнозувати остаточні витрати і час як по розпочатих ро­ботах, так і по наступних і вживати відповідні заходи для усу­нення небажаних відхилень у майбутньому.

Інформація щодо стану справ по роботах проекту на певну да­ту міститься у відповідних звітах (табл. 6.1).