Тема 10. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Все поступающие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются, после чего осуществляется их регистрация и экономическая группировка в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого все данные о имуществе предприятия, источниках его образования и хозяйственных операциях заносятся в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащие для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. Они могут делаться как от руки, так и печататься на пишущей машинке или с помощью ПЭВМ.

Учетные регистры могут классифицироваться по различным признакам.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах информация о хозяйственных операциях записываются в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

По внешней форме учетные регистры могут быть свободными листами, карточками и книгами.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они имеют название (журнал-ордер, ведомость и т.д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Свободные листы не скрепляются между собой и могут заполняться несколькими работниками одновременно. Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей.

Карточки по существу похожи на свободные листы, но изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются, как правило, для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. Карточки содержут обязательные реквизиты: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

Карточки применяются на ограниченных участках работы. Они преимущественно используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей (складского учета). Все карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

Существуют различные формы карточек:

- контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т. д.;

- карточки количественно-суммового или суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей.

Все карточки рассчитаны на определенное количество записей. После того кака карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Для хранения карточек используются картотеки.

Книги представляют собой учетные регистры, состоящие из листов с отпечатанными таблицами, скрепленных между собой. Все листы учетных книг от начала и до конца нумеруются, листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. В начале или в конце книги помещается указатель.

Книги содержат следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

По содержанию учетные регистры деляются на: регистры синтетического учета; регистры аналитического учета; комплексные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Строение учетных регистров, применяемых в бухгалтерском учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей.

Основными отличительными признаками, определяющими отдельные формы бухгалтерского учета, являются: внешний вид и строение учетных регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, техника учетной регистрации.

В России получили распространение следующие формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;

• журнально-ордерная;

• автоматизированная;

• упрощенная (для малых предприятий).

Назначение всех форм бухгалтерского учета – регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков на счетах, составление заключительного баланса и других форм отчетности.

Основные особенности мемориально-ордерной формы учета заключаются в следующем: 1) на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, содержащий бухгалтерскую проводку, дату ее составления и сумму; 2) составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, после чего данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу; 3) итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость.

Журнально-ордерная форма учета используется на большинстве предприятий, осуществляющих обработку бухгалтерской информации вручную или с частичной автоматизацией.

При использовании журнально-ордерной формы учета аналитический и синтетический учет осуществляется в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. При этом основными регистрами этой формы являются журналы-ордера, вспомогательные ведомости применяются лишь по необходимости. По отдельным видам счетов могут открываться карточки аналитического учета, на основе данных которых в конце месяца составляются оборотные ведомости.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый бухгалтерский баланс.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления бухгалтерского баланса. В ней отражаются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца по каждому синтетическому счету.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

В основу автоматизированной системы учета положена интегрированная система обработки данных, которая осуществляет централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета.

Малым предприятиям с простым процессом производства, имеющим незначительное количество хозяйственных операций. Предложено применять упрощенную форму бухгалтерского учета.

Сущность простой формы учета на малом предприятии состоит в том, что регистрация первичных учетных документов, распределение себестоимости продукции и финансового результата производятся в одном бухгалтерском регистре – книге учета хозяйственных операций (форма № К-1). Кроме того, для учета расчетов с работниками по оплате труда, ЕСН и налогу на доходы физических лиц ведется ведомость учета заработной платы.

Таким образом, Книга учета хозяйственных операций является комбинированным учетным регистром, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. Она может вестись в виде ведомости (на каждый месяц) или книги.