Управление временем. Сборник журнальных статей

Тайм-менеджмент: Патруль времени

Тайм-менеджмент-это искусство успевать. Большинство руководителей мечтают иметь под своим началом организованных, все успевающих работников, поэтому тайм-менеджмент играет сегодня заметную роль в управлении персоналом. Однако часто обучение не приносит ожидаемого результата. И вообще, когда мы слышим об управлении временем, планировании, организации, не верится, что всеэто возможно вусловиях нашего российского бездорожья и разгильдяйства. Почему?

Большинство книг и курсов, формирующих представление о тайм-менеджменте, предлагают технологии, ориентированные на определенный тип личности (организованной, стремящейся к порядку), далекой от представлений о широкой русской душе. Люди более импульсивные и спонтанные (а таких в нашей стране большинство), пытаясь примерить на себя смирительную рубашку тайм-менеджмента, ни-

какой пользы от этого не получают.

И все-таки тема управления временем не настолько чужда отечественной культуре, как может показаться с первого взгляда. Еще в 1926 г. в нашей стране действовала Лига

«Время», внедрявшая тайм-менеджмент на предприятиях. Директор Центрального института труда Алексей Гастев был лично знаком с Генри Фордом и обменивался с ним опытом организации производства. Одним из методов, разработанных отечественной школой организации времени, стал хронометраж (учет времени).

Аудит времени

Каждый из нас владеет небольшим капиталом - личным временем. К сожалению или к счастью, миллионеров здесь нет и быть не может. Если предположить, что нам осталось еще 50 лет активной жизни, то наш капитал составляет 440 тыс. часов. За вычетом времени на сон - 290 тыс. часов. Этот бесценный капитал невозобновляем: единственное, что в ваших силах, - более эффективно им распоряжаться.

Провести аудит, инвентаризацию своего времени, понять, на что оно тратится, позволяет хронометраж - непрерывный учет времени в течение определенного периода.

Провести хронометраж несложно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой, и с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что вы делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час, и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.

Записи могут выглядеть примерно так:

9.05 - приступил к работе, открыл электронную почту;

9.15- выпил чашечку кофе;

9.25- начал готовить отчет и т. д.

Сначала вы, наверняка, будете забывать делать записи. Но не бросайте хронометраж - просто начинайте фиксировать дела с того момента, когда о нем вспомнили. В считанные дни выработается привычка, и учет станет непрерывным.

Если вы часто отвлекаетесь на мелочи, не стоит это фиксировать. Не заносите в хронометраж дела длительностью менее пяти минут. Мелкие перерывы можно отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты и вы получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных похитителей времени.

Итак, вы получили фотографию своего дня - объективные данные о том, на что вы тратите время. Вести такой учет необходимо не менее нескольких дней, желательно три-четыре недели. Есть любители вести хронометраж годами (я тоже отношусь к их числу), но это уже дело вкуса. Благодаря учету вы сразу увидите ваших похитителей времени и поймете, как с ними бороться с цифрами и фактами в руках.

Но какой же хронометраж без планирования? И пусть слово планирование вас не пугает - оцените, насколько оно полезно.

Гибкое планирование

Какие ассоциации вызывает у вас слово планирование? Наверняка, жесткое и детальное, хотя это не так. Есть много видов планирования, в т. ч. очень гибких. Важно выбрать тот, который оптимально подходит именно вам, учитывая ваши личностные особенности и специфику работы.

Есть множество задач, которые не так-то просто запланировать. Например, такие:

•встречу гендиректора - решить вопрос с рекламациями;

•поеду домой - не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза;

•буду в банке - заодно заплатить за домашний Интернет.

На какой час запланировать, записать эти задачи в ежедневнике, на какое время задать сигнал-напоминание в мобильном телефоне? Проще говоря, как справиться

с задачами, выполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?

У древних греков было два слова для обозначения времени - хронос и кайрос. Хронос - линейное, астрономическое измеримое время (время ежедневников и ор-

ганайзеров).

Кайрос - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Вспомните свой рабочий день - сколько задач у вас привязано к жесткому хроносу, а сколько - к гибкому кайросу?

Обычное жесткое планирование в ежедневнике или электронном календаре не приспособлено к управлению задачами кайроса. Мы не можем запланировать такую задачу на строго определенное время в ежедневнике или поставить электронное напоминание, поскольку не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.

Типичные контексты (кайросы)

•место: «в банке», «в тверском филиале»;

•человек или группа людей: «вопросы к шефу», «при разговоре с Берлагой из Геркулеса»;

•обстоятельства внутренние: «когда хочется /не хочется работать»;

•обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении».

Систему контекстного планирования можно наладить в обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее:

•создать разделы, соответствующие актуальным для нас контекстам;

•при приближении какого-либо кайроса заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Таким образом, мы не загоняем себя в рамки жесткого плана, но при этом гарантированно вспомним о нужной задаче в нужное время.

Самомотивация

Итак, гибкий план есть. Но бывают в нашей жизни дела, требующие совсем немного времени, однако... крайне неприятные. Например, надо позвонить недружелюбному клиенту; попросить шефа о повышении зарплаты и т. д. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».

Съешь «лягушку»

«Лягушки» все время откладываются, и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями и, в конце концов, превратилась в проблему, на решение которой придется потратить несколько часов.

У испанцев есть поговорка «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день с поедания одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете - они припасены на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть - она будет весь день «маячить на горизонте» и отравлять вам жизнь. Как пишет один участник семинара по тайм-менеджменту,

«я думал, у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня... А когда ввел «правило ежедневной лягушки», все они разбежались за две недели».

«Метод швейцарского сыра»

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнить задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т.д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько самых простых и понятных для вас абзацев. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Нарезать «слона» на «бифштексы»

Чем крупнее задача и чем менее жесткий срок исполнения, тем труднее заставить себя ее выполнить. Это касается, прежде всего, очень крупных задач, в терминологии таймменеджмента - «слонов».

«Слонами» могут быть:

•подготовка диссертации;

•разработка бизнес-плана развития региона;

•ремонт в доме;

•изучение иностранного языка;

•улучшение своей физической формы.

Главная проблема при работе со «слонами» - наша склонность к глобализации, укрупнению задач. Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и всетаки «съесть слона» - разрезать его на маленькие, измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой «бифштекс». При этом важно нарезать слона так, чтобы каждый «бифштекс» реально приближал нас к цели: например, не прочитать очередную статью о фитнесе, а сделать 30 отжиманий.

«Промежуточная радость»

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами называется «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов, и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, за каждые две написанных страницы вы можете откусить кусочек шоколадки и т. д. Награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы вы получили их немедленно, не откладывая на потом. Как правило, маленькие радости за каждый

сделанный шаг мотивируют лучше, чем предвкушение долгосрочных результатов, помогают сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.

Действуя подобным образом, можно делать нужные дела в нужный момент времени. Успевайте все! Удачи!

Можно ли управлять временем?

В 1974 г. вышла небольшая книжка Д. Гранина «Эта странная жизнь»1 о биологе Александре Александровиче Любищеве. С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт времени. На протяжении 56 лет (!) он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько - на дополнительную, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год — годовой баланс. Точность учёта - 10 минут.

Что это дало? Такой учёт выявляет потери времени, делает ясными их причины. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного использования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу, скажем, подготовку статьи. Это позволяет планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться на более эффективные. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа — продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.

Кроме того, если учёный имеет чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты. Вырабатывается умение ценить чужую работу - видеть истинный труд, заложенный в ней; отсюда независимость в суждениях. Огромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т. д. Книгу надо прочитать, в статье её не перескажешь.

Вероятно, самое ценное в системе Любищева то, что она заставляет осмысливать свою жизнь, намечать цели, плани-

ровать работы. Система заставляет вести правдивый учёт, показывает человеку уровень его работы2.

Что такое система «Тайм-менеджер»

В 2005 г. исполнилось 30 лет с момента создания системы «Тайм-менеджер». В 1975 г. датчанин Клаус Миллер основал фирму Time Manager International (TMI)3. Система быстро завоевала популярность в Европе, затем шагнула в Австралию, Америку, Японию. В Москве тоже есть российско-датское представительство компании TMI4. В 1995 г. в Новосибирске проходила презентация системы «Тайм-менеджер». И с этого времени не один десяток фирм, предприятий, организаций в Новосибирске, Красноярске и многих других городах Сибири провели у себя корпоративные курсы по тайм-менеджменту, используют эту систему в своей работе.

Популярность этой системы можно выразить словами ее основателя Клауса Миллера: «Данная система позволяет создать лучшую жизнь для себя и для других».

Концепция системы «Тайм-менеджер» включает четыре пункта:

Прежде всего необходимо сформулировать цель. Это главный, ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем.

Далее идет определение приоритетов.

После чего создаётся база для решений - это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели.

И, наконец, главная отличительная черта системы «Таймменеджер» - установление связи между базой для решения

ипланированием времени, то есть распределение времени

вразрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.

В своей книге «My Life Tree» («Моё дерево жизни») К. Миллер говорит, что философия «Тайм-менеджера» - это философия «ёлки» — идея, подсказанная самой природой: 1) дерево имеет ствол, который держит на себе большие ветви; 2) ветви несут на себе веточки, на которых расположены иголки. Другими словами:

ствол - это те основные цели, которые вы поставили перед собой как в личной, так и профессиональной жизни;

крупные ветви - ключевые области, т. е. основные области, на которых необходимо сконцентрировать свое внимание для достижения поставленных цепей;

веточки - это задачи, которые необходимо выполнять в каждой из ключевых областей;

иголки являются практическими мероприятиями и деталями, которые необходимы для завершения каждой задачи.

Важнейшее место в этом дереве занимают корни, т. е. наше отношение к жизни. Поэтому прежде чем формулировать цели, необходимо определиться с нашим отношением к жизни. При этом каждый из нас строит в своем сознании определенную картину жизни, представленную из отдельных фрагментов (семья, здоровье, дом, хозяйство, учеба, работа, развитие, отдых и т. д.). Наибольшее удовлетворение, ощущение счастья возможно тогда, когда мы реализуем себя во всех этих областях, а не только в какой-то одной. Система «Тайм-менеджер» рекомендует устанавливать цели во всех основных направлениях жизни, во всех её фрагментах.

Цель должна быть реальной, ее надо сформулировать так, чтобы полученный результат можно было бы зафиксировать (чтобы с уверенностью сказать, что поставленная цель достигнута). Кроме того, цель должна иметь определенные временные рамки.

Можно выбрать разный период планирования времени, например, в плане на неделю можно записать действительно значимые задачи и работы, выполнение которых ведёт нас к поставленной цели. Жизненные цели следует планировать на более продолжительный период, например, на год. Один из авторов данной статьи определяет цели предстоящего года 31 декабря в 7 часов вечера. В это время можно

уединиться и часик посидеть, посмотреть, как реализовались цели в прошлом году. Определить, что желательно сделать на следующий год. При этом важно выявить промежуточные результаты и определить сроки, когда они должны быть достигнуты.

Многие авторы, например, А. Лакейн, подчеркивают, что формулировка целей - ключевой момент, с которого надо начинать управление временем5.

Еще один важный момент - это бюджет личного времени. Опыт показывает, что 40% времени расходуется на непредвиденные дела, которые запланировать невозможно. При этом не хватает времени на работу, связанную с решением задач, которые ставит перед собой человек. И здесь возникает вопрос приоритетов. Заметим, что расстановка приоритетов необходима даже при планировании дел на день. Зачастую приходится безжалостно вычеркивать из планов те задачи, приоритет которых ниже остальных. Ибо, хватаясь за все цели, можно в конечном итоге не достичь ничего. Иногда имеет смысл перенести дела (и даже цели) с низшим приоритетом на последующий срок.

Любой учебник по менеджменту включает главы, посвященные организации, планированию, коммуникациям, мотивации и контролю. Система «Тайм-менеджер» включает в себя все эти вопросы. И как в классическом менеджменте, в системе «Тайм-менеджер», прежде всего, решается вопрос организации. А организовать - значит создать некую структуру. Вслед за К. Миллером мы предлагаем структуру, которую можно назвать «ёлкой». Структура «ёлки» и каждый её элемент имеет свое назначение.

От ствола дерева отходят крупные ветви (ключевые области). Мелкие ветви - это задачи, которые нужно решать в ключевой области. Такое представление позволяет иметь обзор задач, ключевых областей, целей. Особый интерес представляет составление этих структур применительно к производственным вопросам. И это часто практикуется при постановке корпоративного таймменеджмента. На первом же семинаре, на котором присутствуют директор, руководители и специалисты, делается укрупнённая классификация целей, ключевых областей деятельности и задач. Иног-

да эту структуру называют «картой мозга» (есть такой термин6). Затем каждому участнику предлагается составить собственную «карту мозга» применительно к тем обязанностям, к той должности, к тем ключевым областям, которые у него имеются. Совокупность структур «карт мозга» всех руководителей и специалистов компании образует целостную систему целей, ключевых направлений работы, задач, «расписанных» по исполнителям. Что позволяет осуществить движение от развития работника к развитию фирмы.

«Карту мозга», связанную с должностью, полезно представить в виде таблицы. Например, надо принять на работу специалиста по подготовке кадров. Ключевые направления его работы (крупные ветви) - организация обучения, стажировок, курсов. Эти направления надо разбить на задачи (составление учебных планов и программ, формирование групп, подбор преподавателей, поиск помещений, организация обучения и т. п.). Это - веточки поменьше. Наконец, иголочки - это вопросы, которые надо решить для реализации каждой задачи. Перед собеседованием руководитель составляет таблицу, в которой записывает ключевые направления работы принимаемого специалиста, его задачи и работы. Затем претенденту на должность предлагается самому посмотреть, чем он будет заниматься.

Достоинства такого подхода в том, что когда новый сотрудник приходит на работу, на его рабочем месте лежит папочка, и на первом листочке структура его деятельности. У него появилась достаточная ясность с первого дня работы: каковы направления его деятельности, какие задачи, вопросы он должен решать.

Обзор может составляться в более традиционных формах. Например, в обзоре на 12 месяцев можно указать, что седьмого числа надо делать платежи за квартиру и отмечать, когда они сделаны. В сентябре надо пройти техосмотр автомобиля, в мае -сходить к зубному врачу и т. д. Аналогично может быть представлен обзор применительно к производственной деятельности. Там тоже указаны платежи в бюджет на 12 месяцев, когда и как их отслеживать. Указаны даты инвентаризации, годового, квартального отчетов, проведения занятий с персоналом и т. д.

Как научиться планировать

Многие руководители в процессе своей работы испытывают усталость, раздражение, стресс, зачастую связанные с недостатками в организации своего времени. Можно представить, что повседневные задачи, вопросы, отдельные дела - это иголки, разбросанные на столе. Часто человек начинает работу с той бумаги (иголки), которая первая попалась на глаза. Потом раздался телефонный звонок. Потом происходят встречи, совещания, работа с документами. Они, как ниточки, дергают за руки, ноги человека, и он превращается в марионетку своих дел, вопросов, задач. И совсем другое дело, когда мы имеем картину дел, когда есть четкая структура, которая позволяет управлять временем, т. е. стать дирижером, хозяином своей жизни, своего времени.

Именно планирование позволяет нам управлять своим будущим. Прежде чем начинать планировать, целесообразно ответить на три вопроса. Первый — где мы находимся? Это личный обзор, своя «карта мозга». Куда мы хотим двигаться? Это вопрос целей. И, наконец, как мы собираемся сделать это? Это база для решений.

Чтобы научиться рационально планировать, необходимо иметь инструмент - типизированный бизнес-блокнот под названием «тайм-менеджер»7, создающий удобства в ежедневной работе.

В традиционном представлении это — папка с системой разделителей. Первая часть разделителей - это календарь, где имеются разделители для планирования на месяц, неделю, день. Отдельно выделяется время, отпущенное на фиксированные дела. Во второй части этого инструмента указаны дела под рубрикой «не забудь». Обычно мы делаем такие записи на маленьких листочках, которые часто теряются. Совсем другое дело, когда начинаешь использовать единый настольный инструмент. Далее следует часть таймменеджера, которая обозначена красным цветом и на ней нарисован ключик. Это база для решений в каждой ключе-

вой области. При этом каждая ключевая область имеет свой разделитель, и за ним находится вся необходимая информация для работы с этой ключевой областью. Там есть планы и задачи, другие информационные материалы, которые позволяют легко к ним обращаться. То есть, зная ключевые области, можно легко найти этот материал. Третья секция - «разное» - это обычный органайзер, где имеются бланки для записей, для планирования контактов (телефонных звонков), для фиксации прочих дел и интересных мыслей.

Предлагаемые формы, бланки носят рекомендательный характер. Многие творческие люди используют свои системы планирования времени, основанные на рассмотренных принципах.

Управление временем - это, прежде всего, скрупулёзный подсчет своего времени. Даже когда речь идет о регулярных делах, есть смысл подсчитывать, сколько времени ежедневно тратится на них и выпадает из дальнейшего планирования.

В рамках корпоративного тайм-менеджмента целесообразно составлять план работ предприятия на месяц, в котором есть графа «Исполнитель». Из этого месячного плана делается выборка работ для каждого исполнителя (руководителя и специалиста фирмы) на неделю. На основании недельных планов каждый руководитель и специалист осуществляет ежедневное планирование и учёт выполняемых работ.

Месячный план работ по предприятию включает в себя три раздела. Первый раздел - основные задачи, он остается неизменным и повторяется из месяца в месяц. Работы этого раздела пока не регламентированы по времени. Это, по сути дела, список задач, которые должны быть в поле зрения руководства в данный период времени.

Второй раздел включает в себя регламентированные работы. Их состав почти не меняется во времени. Но в этом разделе уже появляются показатели затрат времени (план и факт) на каждый вид работ, который выполняется в течение месяца. Указываются также сроки выполнения работ и форма отчетности по ним.

Третий раздел - текущие дела. Он меняется каждый месяц. В постановке текущих дел в определенной степени участвует тот руководитель или специалист, который является исполнителем работы. Таким образом, для сотрудника устанавливаются дополнительные текущие вопросы, которые он должен решить в этом месяце, регламент времени на их решение и срок выполнения работы.

Каждый месяц 3-го числа все исполнители должны заполнить графу «фактические затраты времени» и представить непосредственному руководителю информацию для анализа и оценки выполненных за истекший месяц работ. Данная процедура решает два основных вопроса управления: мотивацию сотрудника и контроль за его работой. Всё это можно связать с системой материального поощрения.

Далее следует план недели. Планировать неделю лучше по ключевым областям (по направлениям работы и жизни), которые занесены в базу для решения. Многим нравится в воскресенье вечером сесть и спокойно продумать, какие задачи (в разрезе ключевых областей) нужно решить в предстоящую неделю, дабы за счет этого хотя бы на один шаг продвинуться к поставленным целям. В недельном плане указываются предстоящие затраты времени в разрезе задач и работ, а также плановые сроки их завершения (пусть даже эти сроки лежат за пределами данной недели).

Зачастую бывает трудно установить, сколько точно времени нужно для выполнения той или иной задачи. Но делать это необходимо. Опыт показывает: если мы хотим, чтобы задача была решена, на нее надо выделить время. Чтобы не ошибиться, в планы надо закладывать резерв в размере 40% от общего бюджета времени. Это позволяет компенсировать возможные ошибки в планировании.

При сравнении всей совокупности задач с имеющимся бюджетом времени может быть обнаружен дефицит времени. Тогда встаёт вопрос приоритетов: что является наиболее важным, а что можно перенести на следующую неделю. Приоритеты рекомендуется обозначать латинскими буквами А, В, С. Их можно затем детализировать - Al, A2, A3, Bl, B2 и т. д.

Когда имеется индивидуальный план работ на неделю, необходимо перейти к составлению плана на день. Для этого существует традиционная форма - ежедневники или органайзеры. Здесь также рекомендуется отмечать фиксированные дела, привязанные к конкретному времени. Можно также выделить плановые дела, поле для планирования телефонных звонков, раздел для записи дел, которые стоят на контроле и т. д. По каждой задаче и работе есть смысл указать приоритет, а также плановые и фактические затраты времени в течение данного дня.

Существуют правила ежедневного планирования. Первое правило гласит: начинайте планирование с крупных дел8. Представьте себе, что вы собираетесь в поездку, и вам нужно сложить вещи в багажник автомобиля. Наверное, вы начнете с крупногабаритных предметов, например, с чемоданов. А то, что помельче, поместите между ними. Так же при планировании дня: в первую очередь - сложные громоздкие вопросы, вопросы, требующие полной концентрации.

Поэтому надо начинать с планирования времени для решения задач, которые требуют активной работы мозга. И чередовать с работой в режиме, когда «на автомате» можно решать простые, рутинные вопросы. Известно, что при таком режиме можно решать до 10 дел одновременно. Кроме того, данный приём позволяет сделать некоторую разгрузку в течение дня. Наконец, рекомендуется в плане на день иметь запас небольших вопросов. Например, сорвалась запланированная встреча, отменили совещание, и это время можно использовать для решения «запасных» вопросов.

А как решать задачи (мы их называем «слоновыми»), требующие больших затрат времени? Примеры - изучение иностранного языка, написание книги, разработка и реализация большого проекта. Ведь эти задачи очень большие. Слон - это такое большое животное, которое за один раз не

съешь. Как говорится, необходимо этого слона разделить на небольшие кусочки и съедать их в строго определенное время, получая от этого наибольшее удовольствие9.

Пусть у вас есть такая «слоновая» задача. На её решение требуется, допустим, два месяца. Надо выделить по часу каждый день, чтобы заниматься этим, и занести этот час в график своих регулярных дел. Именно в это время, в этот час вы должны заниматься решением «слоновой» задачи. Практика показала, что первую неделю придерживаться такого режима очень тяжело, но потом происходит перелом в сознании и вырабатывается потребность в одно и то же время садиться и заниматься «слоновой» задачей. Поражает, какой получается результат!

Десять правил планирования

Подводя итоги технике индивидуального планирования и учёта времени, можно сформулировать следующие 10 правил10.

• Фильтр на новые задачи

Прежде всего, рекомендуется структурировать поток поступающих задач. Например, с помощью вопросов. Первый — для чего это нужно делать? Второй вопрос — почему именно я? Возможно, задачу лучше поручить другому сотруднику, чье время для компании стоит дешевле, или тому, кто лучше знает данную тему. Третий вопрос - можно ли это перенести по времени? Четвертый - почему именно в таком виде? Возможно, задание не обязательно делать в письменном виде, подойдет и устная форма. Может быть, не обязательно приезжать, а достаточно позвонить. Таким образом, список дел можно значительно сократить.

• Обзор задач

Когда из разных источников поступило множество разнообразных задач и поручений, удержать весь объем инфор-

мации в голове и расставить приоритеты непросто. Поэтому прежде чем приступить к планированию, привязыванию конкретных задач к конкретному времени, создайте обзор - простую и понятную картину того, что вам предстоит сделать. Это может быть список или рисунок - как вам удобнее. Прежде чем приступить к укрощению окружающего хаоса, вы должны понять, что происходит, увидеть всю картину целиком — задачи, проблемы, сроки. В результате вы создаете простой и понятный to do list (список дел. - Прим. ред.).

• Приоритеты

Есть известная история про владельца «Бетлэхэм Стил» Чарльза Шваба. Он позвал консультанта и попросил совет, как организовать свой рабочий день. Консультант посоветовал ему составить список задач и пронумеровать их в порядке убывания важности, а затем выполнять их именно в том порядке, как он их пронумеровал. Через две недели Шваб прислал консультанту чек на $25 тыс. и сказал, что это была самая полезная консультация по менеджменту за всю его жизнь".

Многим людям не нужен жесткий план, так как хорошо работает приоритетизированный to do list. Составив список задач, определите приоритеты, решите, что необходимо сделать в первую очередь, расставьте задачи в порядке убывания значимости и занимайтесь их решением, начиная с наиболее приоритетных. Фактически такой список представляет собой гибкий план. Задачи не имеют четкой привязки ко времени, что особенно важно, когда приходится работать в условиях непредсказуемости окружающей среды, но план диктует, в каком порядке их выполнять. Даже если вы не успеете сделать все, по крайней мере, вы сможете сделать самое главное.

По-настоящему важными и срочными могут быть только те дела, которые работают на достижение поставленных целей. Довольно часто забываются и откладываются важные, но несрочные задачи, как правило, связанные со стратегическими целями. Зарезервируйте время для того, чтобы проанализировать, насколько вы продвинулись в достижении своих целей и что необходимо изменить. Ваше-

го внимания также заслуживают задачи, от которых зависит много других задач, а также задачи, невыполнение которых приведет к катастрофическим последствиям. Для сортировки можно использовать принцип Парето (соотношение «80:20», которое означает, что 20% дел дают 80% результатов). Берёте перечень задач и оставляете только 20%, а все лишнее вычеркиваете.

• Гибкое планирование

Стоит ли вообще что-либо планировать, если на практике реализовать план не получается? Специалисты утверждают, что это в любом случае необходимо. Дело в том, что когда у вас есть план, процесс становится осознанным. Вы понимаете, от чего можете отказаться, куда можно перенести ту или иную задачу. Вы осознаете возможные последствия ваших действий. Если у вас нет плана, вы не управляете ситуацией, у вас нет четкого представления о том, что действительно важно, что необходимо сделать и к какому сроку. Вы просто теряете ориентиры.

При работе в нестабильной среде план должен меняться. План — это не догма. Это инструмент для того, чтобы смотреть вперед, видеть будущее. Корректировка планов занимает не так много времени, и это совсем не сложно. План - это всего лишь гипотеза, он должен быть гибким. Но если вы ничего не планируете, вы не видите своих стратегических целей. Вы рискуете оказаться в ситуации, когда вам придется осознать, что драгоценное время ушло на пустяки и ерунду. Когда вокруг вас постоянно происходят перемены, очень легко упустить главное.

Все мы знаем, как важно оказаться в нужный момент в нужном месте. Но иногда достаточно просто не упускать удачные моменты для решения той или иной задачи. «У древних греков для обозначения времени было два разных слова: «хронос» и «кайрос», - рассказывает Г. А. Архангельский12. - «Хронос» - это жесткое, линейное, привычное нам время. Это то время, которое находится в графах ежедневников и органайзеров. А «кайрос» - это некий удобный мо-