Управление временем. Сборник журнальных статей

МИНИМИЗАЦИЯ ПОТЕРЬ ВРЕМЕНИ

Учиться управлять временем нужно начинать с понимания того, на что вы его тратите...

С этой целью вам необходимо вести какое-то время (не меньше месяца) хронометраж своего рабочего времени.

Как это сделать. Возьмите отдельный блокнот и ежедневно записывайте в него все. что на что потратили более 10 минут.

Что записывать? Все, на что вы потратили время. Если вы бесцельно смотрели в окно более 10 минут, записывайте.

Через определенное время, исходя из неопровержимыхфактов вы сможете определить следующее:

—Что было не важным (что вы легко могли не делать, и ничего страшного не случилось бы). Со временем вы станете узнавать такие вещи и не включать их в свои планы.

—Что или кто украли у вас время. Когда человека спрашивают о причинах потерь времени, он. как правило, называет не истинные причины, а те, которые вызвали у

него наибольший эмоциональный отклик. Хронометраж позволяет снять эмоциональную составляющую. Знание проблемы — это 80% ее решения. Врага надо знать в лицо.

Наиболее распространенные причины потерь времени:

Личные

неумение расставить приори-

теты

личная неорганизованность неумение или нежелание де-

легировать неспособность сказать «нет»

Внешние

авралы

посетители телефонные разговоры перекуры совещания «вводные»

Теперь вы знаете о ваших проблемах?

Составьте план действий! Личная организация Опрос 1300 бизнесменов Ве-

ликобритании, США, Сингапура, Гонконга агентством «Рейтер» показал, что 2/3 опрошенных считают, что информационная перегрузка вносит напряженность в их отноше-

ния с коллегами и приносит все меньше удовлетворения от проделанной работы. 40% считают, что принятие важных решений задерживается из-за слишком большого объема информации.

Тем не менее 2/3 заявили, что им необходимо больше информации!

Почему это происходит? Неструктурированная информация ведет к большой потере времени.

«Смысл любого знания в том, чтобы им пользоваться» (Конфуций).

Ваше рабочее место похоже на это?

приоритеты выполнения дел определяет ваше рабочее место?

делаете периодические попытки начать новую жизнь?

теряетевремя на поискидокументов?

Ситуацию можете изменить только вы сами.

Организуйтесвоерабочее место. Как это сделать? Используйте блочно-модульный принцип орга-

низации рабочего места. В чем он заключается

Воспользуйтесь пластиковыми лотками, сделав из них страктор.

Используйте следующие разделы:

1.Срочное (1—2 дня)

2.Среднесрочное (неделя)

3.Несрочное, но важное (как правило, все, что ведет к развитию)

4.Проекты

5.И т.д.

Для справочной информации (прайс-листы, каталоги, проспекты..) используйте подвесные папки,

структурируя их по принципу ваших функциональных областей.

Для документов используйте архивные папки, структурируя их

по принципу ваших функциональных областей.

И научитесь побольше выбрасывать.

Не копите никому не нужный хлам, оставляя бумаги на столе на всякий случай.

Организуйте файлы в вашем компьютере, структурируя их по принципу ваших функциональных областей.

Привели в порядок свое рабочее место?

Избавьтесь от всего, что не должны делать вы сами.

Для этого сделайте следующее упражнение.

Выпишите все, на что вы обычно тратите время.

Определите дела категорий 1,2,3.

1.То, что вы обязаны делать только вы.

2.То, что могли бы делегировать. Но компетентности сотрудников недостаточно. На основании этих задач составьте заявку на обучение ваших сотрудников.

3.То, что вы обязаны делегировать, но по какой-то исторической причине делаете сами. А вот это вы обязаны делегировать сразу после выполнения этого упражнения.

Делегируйте все возможное подчиненным.

Ваше время обходится компании дороже.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование — это принятие решенияотом, чтодолжно бытьсделано, длячего искакими ресурсами.

Существует всего 3 вида планирования.

Стратегическое планирование (см. «Целевое управление»)

Проектное планирование Оперативное планирование Если вы планируете какое-либо

мероприятие, которое продлиться больше недели, используйте проек-

тную технику планирования или, как минимум, используйте графики.

Оперативное планирование — это составление плана на неделю и на день.

Предлагается это делать с использованием матрицы Эйзенхауэра (матрица важное-срочное).

Все дела можно разделить на 4 категории:

Важные и срочные. Важные и несрочные. Неважные, но срочные. Неважные и несрочные. Важные и срочные

Текущие дела, направленные, как правило, на решения проблем или авралы.

Важные и несрочные Дела, направленные на исполь-

зование возможностей, на развитие. Часто они недооцениваются, редко вставляются в планы и со временем сами становятся проблемами, т.е. важными и срочными. Существует такая притча. Однажды путешественник вышел на лесную опушку и увидел двух дровосеков, пилящих дерево абсолютно тупой пилой. Он остановился и спросил: "А может вам лучше остановиться и наточить пилу?- На что дровосеки ответили: "У нас на это нет времени..."

Важные и несрочные дела предназначены для заточки пилы.

Неважные, но срочные Это очень срочно, только это вы

не должны делать сами. Это необходимо делегировать. Если у вас нет подчиненных, это можно сделать с минимально приемлемым

уровнем качества (ведь это неважно) или заплатить за выполнение этой работы. Часто это обходится дешевле.

Неважное и несрочное Никогда этого не делайте. Алгоритм составления плана на

неделю.

•составьте общий список дел;

•присвойте категории 1, 2, 3;

•подсчитайте сколько у вас времени;

распределитеделакатегории1; распределитеделакатегории2;

распределитеделакатегории3. И последний совет. Никогда не боритесь со своими биологическими часами, используйте их. Для того, чтобы определитьсвои биологические часы, задайте себе следу-

ющие вопросы:

•Когда вы чувствуете себя уста-

лым?

•Когда вам необходимо сделать паузу?

Когда вы чувствуете себя неспособным к работе?

•Когда вы не можете сконцентрироваться и принять важное решение, но можете заниматься рутинной работой?

Теперь дело за вами. Помните, что если все делать

как всегда, результат будет такой же, как всегда.

Геннадий Суровцев, консультант Консалтинговой компании «Бизнес-обучение» тел.: 928-2727. 928-2381 www.hrd.ru info@hrd.ru

Работая консультантом в области управления временем, я понял, что можно, а что не следует делать для улучшения результатов ежедневной работы. Управлять временем — не обязательно означает работать много, скорее — это разумное распределение своего времени.

Чтобы достичь значительных результатов в течение дня, не нужно прикладывать больше усилий. В качестве примера приведем скачки. Победитель, занявший первое место, получает 50 тыс. долл., а пришедший вторым — 25 тыс. долл. Занявший первое место получает вдвое больший приз, чем занявший второе место, но не потому, что его лошадь прошла дистанцию быстрее или даже в два раза быстрее, а потому что она обогнала вторую лошадь всего лишь на голову. Так же происходит и с нашими ежедневными результатами. Нет необходимости работать вдвое усердней и прикладывать больше усилий, чтобы значительно улучшить результаты. Нужно только быть на голову выше.

В наши дни все стремятся работать эффективно, чтобы соответствовать требованиям современного мира. Но насколько более эффективной может быть наша работа?

Иногда наши ошибки и упущения не позволяют работать с полной отдачей. Приведем пять основных ошибок в управлении временем, которых следует избегать, чтобы быстрее и с меньшим напряжением добиться лучших результатов как в рабочее, так и в свободное время.

Ошибка 1. Отсутствие ежедневного плана действий. Ваше утро начинается с ответа на чей-то возмущенный голос, и весь день вы проводите, обороняясь, отвечая на вопросы других людей. Если вы не направите распорядок дня в нужное русло, то кто-нибудь обязательно сделает это за вас. Этого легко избежать, составив план своей работы и придерживаясь его.

Ошибка 2. Отсутствие баланса в жизни. Можно считать, что наша жизнь состоит из семи областей: здоровье, семья, финансовое благополучие, интеллектуальное развитие, социальная, профессиональная и духовная сферы. Не обязательно каждый день уделять равное количество времени всем этим составляющим. Но если мы на протяжении длительного времени будем уделять достаточно внимания каждой области, то наша жизнь будет сбалансирована. Если же мы пренебрегаем одной из этих сфер, не важно — двумя или тремя, то в итоге подрываем свой успех. Можно провести аналогию со столом: если одна ножка длиннее остальных, то стол будет неустойчивым. Если не заботиться о здоровье, то будет страдать семейная и социальная жизнь. Если существуют финансовые проблемы, то невозможно будет сфокусироваться на своих профессиональных целях и т. д.

Ошибка 3. Беспорядок на рабочем столе или рабочем

месте. Исследования показали, что люди, у которых на рабочем месте наблюдается беспорядок, в среднем в день тратят полтора часа на поиски необходимых предметов. Это составляет семь с половиной часов

в неделю. Причем, это длится не подряд полтора часа,

аминута здесь, минута там, словно протекающий кран, из которого медленно капает вода. Это не кажется большой потерей, но в конце дня в канализацию выливается много литров воды, расход которой мы оплачиваем. Если вы когда-нибудь посещали офис успешного топ-менеджера, то могли бы заметить, что обычно этот человек работает за чистым столом. И если проследить за развитием карьеры этого человека, то возможно мы обнаружим, что он всегда работал за столом, где царил порядок, что помогало ему сосредоточиться на работе, результат выполнения которой стал причиной его повышения в должности.

Ошибка 4. Недостаточное число часов, выделяемых на сон. Исследования показали, что почти 75% людей

регулярно жалуются на то, что в течение дня чувствуют себя уставшими. Большинство людей выделяют на сон достаточно времени, но их сон неполноценен. В течение дня они подвергаются такому сильному стрессу, что им трудно расслабиться и спокойно заснуть. Некоторые же просто регулярно не досыпают. Если вы составите план на день, проработаете его, выполните намеченные дела, то почувствуете удовлетворение и сможете спокойно насладиться ночным сном.

Ошибка 5. Отсутствие перерыва на обед. Многие сотрудники не делают перерыв на обед, продолжая работать в это время в надежде, что это позволит им сэкономить время для достижения результатов. Исследования же показали, что все происходит с точно-

стью наоборот. После нескольких часов непрерывной работы внимание начинает рассеиваться. Конечно, можно работать и в обеденное время, но вопрос заключается в том, насколько эффективной будет наша деятельность. Обеденный перерыв, даже длительностью всего 15 мин, дает возможность восстановить свои силы и более эффективно справляться с задачами текущего дня. В таком случае менее вероятно, что мы станем откладывать выполнение тех сложных задач, которые необходимо было решить в течение дня.

ПоматериаламстатьиDonaldE.Wetmore,

TopFiveTimeManagementMistakes, http://www.ibt-pep.com

подготовила В.А. Лутцева