Информационные системы в экономике В 2-х ч. Ч2. Практика - Карминский A.M., Черников Б.В

Для внебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционные институты, в том числе банки, создают специализированные учреж­ дения или подразделения, например так называемые фондовые мага­ зины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальные системы, предназначенные для переуступки прав собственности по ценным бумагам и взаимодействующие с системой учета прав собст­ венности. Основными особенностями такого рода систем являются:

•прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;

•сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;

•гарантированное исполнение заключенных сделок за счет бло­ кировки выставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательного депонирования сумм, обеспечивающих покупку заяв­ ленного количества ценных бумаг;

•проведение необходимых денежных расчетов, взимание нало­ гов на доход от продажи ценных бумаг и налогов на операции с цен­ ными бумагами;

•учет движения денежных средств;

•организация обмена с неограниченным количеством депозита­

риев.

1.5. Автоматизация в торговле

Торговля - один из наиболее интенсивно развивающихся секто­ ров приложения информационных технологий, хотя по объективным причинам автоматизация торговли началась не столь стремительно, как в банковском секторе. Во-первых, торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем банковский сектор. Во-вторых, стартовые условия автоматизации в торговле не были столь благоприятны. В-третьих, объективные потребности в автома­ тизации складывались постепенно, в том числе с интеграцией торго­ вых предприятий и осознанием того, что автоматизация является стратегическим фактором конкуренции. Может быть, сдержанность на начальных этапах определила стремительность последующего развития информационных систем в торговле. Определенное пре­ имущество в конкурентном споре, естественно, получили те фирмы, которые раньше начали процесс автоматизации.

Особенно это характерно для оптовых и рознично-оптовых ком­ паний, в том числе сетевых. Такие компании ориентируются на не-

большую маржу, высокие обороты и значительное число клиентов, которые требуют индивидуального подхода. Как здесь обойтись без современных информационных технологий учета? Именно ИТ по­ зволяют не проиграть в условиях жесткой конкуренции, обеспечивая индивидуализированный и качественный сервис, своевременные и регулярные поставки, низкую стоимость дополнительных услуг и, следовательно, конкурентную стоимость продукции.

1.5.1. Документооборот в торговле

Организационная структура фирмы. Организационно гипоте­ тическая торговая фирма (ТФ) включает следующие основные груп­ пы подразделений:

•административные подразделения (менеджеров, кадровые и юридические службы, маркетинг);

•торговые отделы;

•центральный склад (склады);

•бухгалтерию;

•технические службы.

Основные структурные подразделения ТФ (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, типо­ вые особенности которой сводятся к следующему:

•отдел, как правило, состоит из секций;

•отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входит решение организационно-технических вопросов, в том числе вопросов расстановки кадров, формирования рабочих графиков, теку­ щей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;

•важным является формирование ассортимента, обеспечиваю­ щего выполнение товарного плана (плана прибыли);

•товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и реклам­ ные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску про­ дукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) до­ говоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;

•секции отделов являются автономными в отношении матери­ альной ответственности подразделений; они обеспечивают прием.

реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;

•отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету ТФ, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;

•возможен отпуск товара непосредственно с центрального скла­ да при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;

•реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.

Специфика торговых отделов проявляется, например, при отпус­ ке товаров по почте или в рамках системы интернет-торговли.

Особенностью отдела "Товары - почтой" является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции. В России отмечается нарас­ тающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе "Товары - почтой".

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадро­ вой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактиче­ ского управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразде­ лениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Техни­ ческие подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.

Структура внешних связей фирмы. Основными внешними свя­ зями (рис. 1.21) являются связи с поставщиками, покупателями и смежниками, включая дочерние предприятия. Кроме того, в деятель­ ности ТФ присутствуют разовые контакты.

Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются догово­ рами и счетами на оплату товаров. Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или через почтовые отправ­ ления, банки, по банковским картам (для системы "Товары - почтой").

ТОРГОВАЯ ФИРМА

Рис. 1.21. Внешние связи торговой фирмы

Структура соответствующих информационных потоков и содер­ жание информации в них регламентированы типовыми и внутренни­ ми инструкциями. Финансовые документы проходят через бухгалте­ рию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по унифицированным типовым договорам.

Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада при автоматизации информацион­ ных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.

Общие информационные потоки не отличаются от потоков дру­ гих групп предприятий (входящие и исходящие (нормативные, ин­ формационные, запросные и т.д.), а также внутренние документы).

Типовые задачи подразделений фирмы и классификация документопотоков. Торговые отделы, как правило, являются относи-

тельно независимыми в аспекте товарной политики подразделениями ТФ, работающими на основе повременно-премиальной системы оп­ латы. Непосредственная заинтересованность отделов в результатах своей коммерческой деятельности основана на зависимости оплаты труда от объема реализованной продукции в виде процента от объе­ ма. Основой управления торговой деятельностью отделов ТФ явля­ ются возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщи­ ков и улучшении качества и форм обслуживания покупателей. Непо­ средственные предложения покупателей и поставщиков формируют товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела в закрепленном направлении.

Для управляемости подразделений желательна относительная оп­ ределенность в товарной ориентации отделов. Это должно способст­ вовать не только развитию внутренней конкуренции между отдела­ ми, но и взаимопомощи.

Анализ деятельности отделов и документопотоков позволяет за­ ключить, что основные функциональные компоненты достаточно однородны, а особенности определяются не предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие типы торговой дея­ тельности:

•торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;

•торговля комиссионной продукцией;

•торговля по договорным ценам;

•мелкооптовая торговля;

•торговля по схеме "Товары - почтой";

•бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;

•организация торговли смежными товарами;

•торговля информацией и перераспределение товаров в преде­ лах некоторого "пула" предприятий и организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;

•выездная торговля, включая организацию временных киосков. При проведении обследования ТФ необходимо:

•фиксировать концепцию развития, в том числе миссию и цели фирмы;

•проводить обследование рынков, на которых работает ТФ, и позиционировать на них продаваемые продукты и предоставляемые услуги;

• накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения; накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрих-коде (ес­ ли таковой имеется), отпущенном в отдел количестве товара, стан­ дарте упаковки, стоимости товара по розничной цене с учетом уста­ новленной на него накидки;

•акт учета (периодически по сумме товаров);

•счет на поставку товара по мелкому опту;

•счет-фактура на поставку (получение) товара;

•товарный отчет, составляемый в регламентированные перио­ ды самостоятельно каждым подразделением, обладающим коллек­ тивной материальной ответственностью.

Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладных, счетов, актов) за отчетный период и итоговых суммах по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат в соответствии с принятой для ТФ классификацией проводок по бухгалтерским счетам, данные кассовой отчетности за этот период, а также сведения о наличии товарных остатков на начало периода, итог поступлений в подразделение, данные о передаче товаров в другие подразделения, кассовые отчеты и перечисления по счетам, что позво­ ляет сформировать баланс подразделения на момент отчета.

В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты, среди которых выделим справки:

•о текущем балансе;

•о заказанном товаре и условиях поставки;

•об остатках товара на складе;

•об остатках товара и его поступлениях в отдел за текущий пе­ риод (с разбивкой по типам товара);

•о финансовом положении отдела (реализации, субсчете, посту­ плении средств по мелкому опту) и прогнозе на ближайший период исходя из заключенных договоров и тенденций реализации.

Естественным представляется ведение аналитических субсчетов по подразделениям для управленческой деятельности, группам това­ ров, видам торговли, поставщикам, группам клиентов.

В качестве примеров документопотоков на рис. 1.22 приведена схема информационных потоков при реализации товаров, принятых на комиссию.

Бухгалтерия обеспечивает учет:

•поступления и реализации товаров;

•поступления и реализации комиссионных товаров (забалансо­ вый учет);

•кассовых операций;

•кредитных, расчетных операций и финансирования;

•расчетных операций с покупателями и поставщиками;

•заработной платы;

•основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, хозяйственных материалов;

•фондов, резервов, кредитов и финансирования,

атакже составление сводного баланса (Главная книга) и проведение управленческого учета.

Особой тщательности требует анализ документооборота админи­ страции (руководства, кадровой и юридической, коммерческой и информационно-рекламной службы), так как он менее унифицирован и имеет отличия, связанные с пристрастием руководства к тем или иным управленческим схемам. Следует отметить, что совершенство­ вание организации документопотоков происходит постепенно путем перехода от бумажных носителей через смешанные документопотоки

кбезбумажным технологиям. В частности, для безбумажного учета перспективным является использование штрих-кодирования.

При формировании интегрированной автоматизированной систе­ мы в качестве типовых можно выделить следующие автоматизиро­ ванные рабочие места:

•формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор");

•учета поступлений, хранения, распределения и реализации то­ варной продукции (АРМ "Товарооборот") в модификациях для скла­ да и торговой секции;

•мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");

•бухгалтерского учета (касса, учет товарооборота, банковских расчетов, заработной платы, прочих учетов и расчетов, ведения управленческого учета, сводных отчетов и подготовки справок - АРМ "Бухгалтерия");

•автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ "Секция");

•работы с персоналом (АРМ "Кадры");