Документационное обеспечение делового общения - Коробейникова Л.С

2

М И Н И СТ Е РСТ В О О Б РА ЗО В А Н И Я РО ССИ Й СК О Й Ф Е Д Е РА Ц И И

В О РО Н Е Ж СК И Й ГО СУ Д А РСТ В Е Н Н ЫЙ У Н И В Е РСИ Т Е Т

К О РО Б Е Й Н И К О В А Л.С.

Д О К У МЕ Н ТА Ц И О Н Н О Е О БЕ С П Е Ч Е Н И Е Д Е Л О В О Г О О БЩ Е Н И Я

У чебно-методическое пособие поспециальности060500 «Бухгалтерский учет иаудит»

(ш иф рпоучебному плану О П Д .Ф .17)

В О РО Н Е Ж 2003

3

У чебно-методическое пособие утверж деноназаседаниикаф едры экономическогоанализаиаудита13.03.2003 г. ирекомендовано кизданию реш ением Н аучно-методическогосоветаот 27.03.2003 г.

экономическогоф акультетаВ оронеж скогогосударственногоуниверситета

Рецензенты : канд.экон.наук, доцент Н .Г .С апож никова канд.экон.наук, доцент Т.А .П ож идаева канд.экон.наук, доцент Н .Ф .Щ ербакова

К оробей никоваЛ.С.

Д окументационное обеспечение делового общ ения . – В оронеж : В оронеж ский государственны й университет, 2003.- 36 с.

Д ля бакалавров и магистров направления 521600 «Э кономика» специализации «Бухгалтерский учет и экономический анализ» , студентов, обучаю щ ихся по специальности060500 «Бухгалтерский учет иаудит» , для проведения практическихзаня тий покурсу «Д еловое общ ение» дневногои вечернегоотделений.

©К оробейниковаЛ .С ., 2003

©О ф ормление. Бизнес-ш колаВ Г У , 2003

4

СО Д Е РЖ А Н И Е

5

1. П О Н Я Т И Е О Д О К У М Е Н Т А Х И И Х К ЛА ССИ Ф И К А Ц И Я

Д окументы играю т огромную рольв ж изниобщ ества. И хследует различать по значимости и характеру. Д окументы служ ат подтверж дением ф акта, собы тия , я вления . О ни могут иметь политическое, ю ридическое, экономическое значение. Д окументом государственной важ ностия вля ется К онституция государства, которая закрепля етосновы общ ественногостроя и политики государства, гарантирует права, устанавливает свободы иобя - занности. Д окументы вы раж аю т реш ения правительства и Д умы , обя зательны е для исполнения , эти реш ения находя т конкретное вы раж ение в документацииорганизаций и учреж дений. Д окументы могут бы тьисторическим источником, основанием для написания истории, они могут бы ть средством доказательстваилисвидетельства. Ж изньчеловекатож е свя зана с документами. С рож дением его вы писы вается первы й документ – свидетельство о рож дении. П ри поступлении в ш колу нуж ны документы , подтверж даю щ ие возраст, место ж ительства, состоя ние здоровья . П ри дости- ж ении 14-летнего возраставы дается паспорт, которы й вы дается наоснованиисвидетельстваорож дении, окончание ш колы подтверж дает аттестат осреднем образовании, по окончаниивузавы дается диплом оприсвоении квалиф икации, главны м подтверж дением трудовой дея тельности я вля ется трудовая книж ка.

Д ля обмена инф ормацией меж ду организация ми служ ат документы : письма, телеграммы , телеф онограммы , ф аксимильны е сообщ ения . П осредством организационно-распоря дительны х документов: полож ений, уставов, постановлений, приказов осущ ествля ется руководя щ ая дея тельность. В управленческой дея тельностидокумент вы ступает какпредмет ирезультат труда.

К актолько человек научился писать, он начал создаватьдокументы . Д окументом назы вается все то, что служ ит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете. Такую ф ормулировку

6

дает П ольО тле в изданной в 1924 г. в книге «Руководство кадминистрированию » . Д окументы , накоторы хф иксироваласьинф ормация , вы полня ли в древние временаглавны м образом ф ункцию свидетельства. П оэтому латинское слово documentum (от doceo – учу, извещ аю ) означало “доказательство”, “свидетельство”.

В русском я зы ке термин “документ” поя вился в Х VIII в. П етрI перевел его как«письменное свидетельство» . С поя влением документов началасьрегламентация работы с ними, которая сегодня назы вается делопроизводством. П омимо работы с отдельны м документом исклю чительно важ ны м вопросом я вля ется организация системы делопроизводства. П о- нимая это, П етр I издал специальны й указ о подписании протоколов. В 1720 г. бы л издан«Г енеральны й регламент» , определя ю щ ий поря докработы с документами. В 1857 г. в С анкт-П етербурге поя виласькнигаН . В о- ронцова «Д елопроизводство или теоретическое и практическое руководствокграж данскому иуголовному иодноличному письмоводству» .

Д ея тельностьлю бой организацииневозмож набез документирования , которое государственны й стандарт определя ет как«записьинф ормациина различны х носителя хпоустановленны м правилам» (Г О С Т Р 25541-98 Д е- лопроизводство и архивное дело. Термины и определения ). Д окументирование представля ет собой процесс создания , оф ормления , хранения документов и обеспечение санкционированного доступак ним и их ф рагментам. Д остаточно часто документирование я вля ется обя зательны м процессом, устанавливаемы м законамиилиины минормативны миправовы миактами. Ф едеральны й закон «О бинф ормации, инф орматизацииизащ ите ин- ф ормации» от 20.04.95 № 24-Ф З определя ет поня тие д окуме н т а как «за- ф иксированная наматериальном носителе инф ормация с реквизитами, позволя ю щ имиее идентиф ицировать» .

О сновной целью документирования делового общ ения хозя йствую - щ его субъектая вля ется организация , руководство, контрольи реализация

7

работ по документационному обеспечению управления . Д анная цель мо-

ветствиис Е Г С Д О У , Г О С Тамиидругимидействую щ иминормативами; §сокращ ение документооборота, сокращ ение количества применя е-

мы хдокументов иуниф икация ихф орм; §разработкаивнедрение нормативны химетодическихдокументов по

соверш енствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имею щ их подведомственную систему), прогрессивны хтехнологий документационногообеспечения

ф ункция м управления ; по наименования м; по месту составления ; по слож - ностисодерж ания ; по содерж анию операции; по ф орме; по стадия м создания ; по срокам исполнения ; по происхож дению ; по средствам ф иксации; по направления м документооборота. Д анная классиф икация представлена нарис.1.

Д ея тельность лю бого хозя йствую щ его субъекта сопровож дается составлением разного родаслуж ебны х документов. П ри всем разнообразии вне зависимости от специф ики организаций мож но вы делить основны е группы организационно-распоря дительной документации, используемой для оф ормления распоря дительной и исполнительной дея тельности аппаратауправления :

8

9

§ор га н иза цион н ы е д окуме н т ы предприя тия (устав, учредительны й договор, структураи ш татная численностьаппаратауправления , ш татное расписание, правилавнутреннего трудового распоря дкаили полож ение о персонале, полож ение о структурном подразделении предприя тия , долж - ностная инструкция работника);

§р а спор я д ит е л ьн ы е д окуме н т ы предприя тия (приказ по основной дея тельности, распоря ж ения , указания , реш ение);

§ин ф ор ма цион н о-спр а вочн ы е д окуме н т ы предприя тия (протокол,

акт, письмо, докладная иобъя снительная записки, справка, телеграмма, телеф онограмма, ф аксимильное сообщ ение);

§д окуме н т ы по л ичн ому сост а ву предприя тия (приказы по личному составу, трудовы е договоры , личны е дела, личны е карточки ф .Т-2, трудовы е книж ки, лицевы е счетапозаработной плате);

§обр а щ е н ия гр а ж д а н (предлож ения , зая вления , ж алобы );

§ф ин а н сово-бухга л т е р ские д окуме н т ы предприя тия (главная книга,

кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибы ли и убы тках, отчет обизменения хкапитала, отчет одвиж енииденеж ны хсредств, прилож ение кбухгалтерскому балансу ф .№ 5, планы , отчеты , сметы , бю дж еты , счета, ведомости)

§н ор ма т ивн ы е д окуме н т ы госуд а р ст ве н н ы х ор га н ов (от государст-

венны х и муниципальны х предприя тий в организации могут поступать документы , регулирую щ ие различны е вопросы его дея тельности - налогооблож ение, охранаокруж аю щ ей среды ит.д.)

§комме р че ские кон т р а кт ы (д оговор ы ) регулирую щ ие основны е во-

просы предпринимательской дея тельности.

И з всех перечисленны х документов достаточно условно мож но отне- стикорганизационно-распоря дительной документациигруппу ф инансовобухгалтерскихдокументов, имею щ ую специф ические особенности составления иобработки, регулируемы е специальны миинструкция мииП БУ .

10

П о вопросам руководствадокументы следует разделитьнадве груп-

пы : д окуме н т ы по общ им и а д мин ист р а т ивн ы м вопр оса м, т.е. вопросам общ егоруководствапредприя тием (организацией) иегопроизводственной дея тельностью . Э ти документы могут составля ть работники всех подразделений предприя тия .

Документы по ф ункция м управления составля ю т работникиф инансовы х органов, бухгалтерии, отделов планирования , снабж ения , сбы та, другихф ункциональны хподразделений.

Документы классиф ицирую тся по наименования м: служ ебны е письма, приказы , протоколы , акты , договоры ит.д. О ф ормление этихдокументов униф ицировано, нопосодерж анию ониразны е.

П о месту составления документы деля т на вн ут р е н н ие и вн е ш н ие . В нутренние создает само учреж дение в процессе документирования своей дея тельности. В неш ня я документация приходит извне, от другихучреж дений иотдельны хграж дан.

П о слож ности содерж ания вы деля ю т пр ост ы е документы , отраж аю - щ ие один вопрос, тему, и сл ож н ы е документы , содерж ание которы х посвя щ енорассмотрению несколькихвопросов, тем.

П о содерж анию операций документы деля тся на пе р вичн ы е и свод - н ы е . П ервичны е документы - этодокументы , в которы е вводя тся исходны е данны е, сводны е – документы , в которы е вводя тся данны е из первичны х документов.

П о ф орме документы следует разбить на три группы : ин д ивид уа л ь-

ны е – часть документа отпечатана заранее (постоя нная инф ормация ), а частьвписы вается призаполнении(переменная инф ормация ). В се типовы е и траф аретны е документы изготовля ю т типограф ским способом или на множ ительной технике.

11

П о стадия м создания вы деля ю т ор игин а л ы и копии. О ригинал- документ, созданны й в первы й раз индивидуальны м иликоллективны м автором. К опия - повторное, абсолю тно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном поря дке. О сновны е виды копии: вы писка, отпуск, дубликат. В ы писка-это копия части документа, которая вы дается наруки. О тпуск-это полная копия отосланного документа, под- ш иваемого в дело организации-отправителя . П равильность отпуска удостоверя ется пометкой «В ерно» и подписью лица, ответственного заделопроизводство. Д убликат-это особы й видкопии, имею щ ий одинаковую силу с подлинником. В ы дается в случае утеривладельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения , свидетельстваобраке.

П о срокам исполнения вы деля ю т ср очн ы е документы , требую щ ие исполнения в определенны й срок, ин е ср очн ы е документы , для которы хсрок исполнения не установлен.

П о происхож дению документы могут бы тьсл уж е бн ы е , л ичн ы е или сл уж е бн о-л ичн ы е . С луж ебны е исходя т от имени учреж дений, организаций, предприя тий илипредставля ю щ ихихдолж ностны хлиц. Л ичны е созданы отдельны ми граж данами: автобиограф ия , зая вление, доверенность, расписка, письма, предлож ения . С луж ебно-личны е созданы отдельны ми учреж дения ми и организация ми и вы даны ими на руки граж данам: паспорт, удостоверение, документ обобразовании.

П о средствам ф иксациивы деля ю т письме н н ы е , гр а ф иче ские , ф от о-, звуко-, кин од окуме н т ы . Д окумент создается посредством письма(рукописно и маш инописно), рисунка, ф отограф ии, кино- и звукозаписи. О н мож ет бы тьизготовлен набумаге, ф отопленке, магнитной ленте, копировальной технике ит.д. Г азеты , ж урналы , брош ю ры , бланкис траф аретны м текстом относя тся кдокументам. Магнитны й носительподразумевает изготовление документа с использованием современны х средств вы числительной техники.