Документационное обеспечение делового общения - Коробейникова Л.С

Рис.6. С хемаорганизацииработы с документамихозя йствую щ егосубъекта

оф ор мл е н н ы ми в н е пол н ом компл е кт е ?

qвозвращ аю тся автору с соответствую щ им сопроводительны м письмом, где указы ваю тся причины возврата;

qавтору вы сы лается сопроводительное письмо с просьбой вы слать недостаю щ ие документы ;

qпринимаю тся напредварительное рассмотрение.

3. С ка кой це л ью пр овод ит ся пр е д ва р ит е л ьн ое р а ссмот р е н ие д окуме н - т ов р а бот н иком сл уж бы ДОУ?

qс целью передачинарассмотрение руководителю организации;

qс целью распределения по направления м рассмотрения (руководителю иликонкретному исполнителю );

qс целью вы деления документов, содерж ащ ихинф ормацию по наиболее важ ны м вопросам дея тельностихозя йствую щ егосубъекта.

4. К а к р е гист р ир уют ся вн ут р е н н ие д окуме н т ы ?

qотдельноот входя щ ихиисходя щ ихдокументов, деля тся нагруппы повидам документов, каж дая из которы хрегистрируется отдельно;

qне подлеж ат регистрации;

qмогут регистрироваться вместе с входя щ ими документами по видам документов.

5.Буд ут л и сл уж бой ДОУ р е гист р ир ова т ься пост упивш ие ф ор мы ст а - т ист иче ской от че т н ост и:

qда, какипрочая входя щ ая инф ормация ;

qда, данная документация подлеж ит обя зательной регистрации как учетностатистическая ;

qнет, данны й документ не подлеж ит регистрациив указанной служ - бе.

6. Чт о вкл юча е т в се бя р е гист р а цион н ы й ин д е кс исход я щ их д окуме н - т ов?

qпоря дковы й номер в пределах регистрируемого массивадокументов;

qсостоит из двухчастей: номердела, в которое будет подш итакопия исходя щ егодокумента; поря дковы й регистрационны й номер;

qсостоит из двух частей: поря дковы й регистрационны й номер; код видадокумента.

7. В ка ком сл уча е вка че ст ве р е гист р а цион н ой ф ор мы испол ьзуют ся р е - гист р а цион н ы е ж ур н а л ы ?

qпри сравнительно небольш ом количестве регистрируемы х документов;

qприосущ ествленииконтроля заисполнением документов; qв случая хвторичной регистрациидокументов.

8.К а к осущ е ст вл я е т ся р е гист р а ция д окуме н т овот ве т ов?

qв регистрационноконтрольны х карточках, объединенны х по корреспондентскому признаку;

qнарегистрационны хф ормахинициативны хдокументов;

qв регистрационном ж урнале, используемом для регистрации исходя щ ей документации.

9. К а к изме н я ют ся т иповы е ср оки испол н е н ия д окуме н т ов? qтолькопоуказанию руководителя с приня тием новогоакта;

qозаголовкахзаведенны хдел в течение календарногопериодас указанием сроков иххранения ;

qо количестве заведенны х дел отдельно постоя нного и временного сроков хранения ;

qоколичестве законченны хдел в течение календарногогода.

13. М ож н о л и пр и ф ор мир ова н ии д е л гр уппир ова т ь вме ст е д окуме н т и вы писку из д окуме н т а ?

qнет, подлинникиотделя ю т от копий;

qмож но, если вы пискасделанане с этого ж е документа, т.к. в дело мож новклю чатьтолькопоодному экземпля ру каж догодокумента;

qмож но, еслиониотнося тся кодному сроку хранения .

14. За пр е щ а е т ся под ш ива т ь в д е л о: qнеисполненны е документы ; qпроекты документов;

qдокументы временногосрокахранения .

15. К огд а могут бы т ь ун ичт ож е н ы д е л а , вы д е л е н н ы е в а кт обун ич- т ож е н ии?

qкогдаакт будет составлен, подписанизарегистрирован;

qкогдауказанны е делапройдут полную процедуру подготовкидел; qтолько после того, какописи наделапостоя нного хранения засоответствую щ ий периодутверж дены ипереданы в ведомственны й архив

хозя йствую щ егосубъекта.

16. Н уж н о л и в н е бол ьш их по ст р укт ур е и ш т а т н ой числ е н н ост и ф ир ма химе т ь спе циа л ьн ое под р а зд е л е н ие - ве д омст ве н н ы й а р хив:

qда, этоподразделение долж нобы тьсоздано;

qнет, указанное подразделение не я вля ется обя зательны м в случае небольш ой численностиперсонала;

qнет, обя занностиархивариусасовмещ ает секретарьреф ерент.

17. М ож н о л и вы д е л ит ь к ун ичт ож е н июбухга л т е р ские д окуме н т ы ? qнет, ониподлеж ат долговременному архивному хранению ;

qда, еслисрокиххранения истек;

qнет, если они не прош ли ревизию , даж е если срокиххранения истек.

18. Ука ж ит е ма ксима л ьн ы й ср ок хр а н е н ия д окуме н т ов по л ичн ому сост а ву?

q15 лет после ликвидациипредприя тия ;

q75 лет;

q10 лет после увольнения сотрудника.

19. К д окуме н т а м ка кого ср ока хр а н е н ия сл е д уе т от н е ст и уст а в и уч- р е д ит е л ьн ы й д оговор хозя йст вующ е го субъе кт а , пе р е д а ва е мы е ва р хив?

qкдокументам временногосрокахранения более 10 лет; qкдокументам долговременногохранения ;

qкдокументам, подлеж ащ им уничтож ению .

КоробейниковаЛ арисаС ергеевна

Учебно-методическое пособие «Д окументационное обеспечение деловогообщ ения » рекомендовано

для студентов дневного, вечернего изаочногоотделений, обучаю щ ихся поспециальности

060500 «Бухгалтерский учет иаудит»

Редактор Б унинаТ .Д .

К омпью терная версткаКо р о бейнико во й Л .С . З аказ 233 от 14 мая 2003 г. Тираж 50 экз.

Отпечатанонамнож ительной технике

Экономический ф акультет В Г У

Воронеж ский государственны й университет

394068, В оронеж , Х ользунова, 40