3.3 Создание отчетов с помощью конструктора

Технология создания отчетов аналогична технологии создания форм.

1. Откройте окно базы данных.

2. Перейдите на вкладку Отчеты.

3. Нажмите кнопку Создать. В окне базы данных откроется окно Новый отчет с вариантами способов создания отчетов. Ниже располагается строка для выбора источника данных будущего отчета. Источником данных для отчета может быть только одна таблица. Если необходимо использовать данные из нескольких таблиц, сначала создается запрос на основе этих таблиц, а затем этот запрос служит источником данных для отчета.

4. Щелкните кнопку в конце строки и выберите из раскрывающегося списка таблицу- или запрос-источник данных. Выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК.

5. Откроется окно Конструктора отчетов. В нем отображена Область данных, покрытая сеткой. Область данных – основная структурная единица отчета, в котором пользователь размещает поля данных. К другим структурным частям отчета относятся: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы, а также примечание отчета.

Для отображения на экране всех структурных частей необходимо выполнить команду Вид  Колонтитулы и Вид  Заголовок/Примечание отчета из меню Access.

Заголовок отчета располагается в верхней части первой страницы отчета и включает название отчета и дату.

Верхний колонтитул располагается под заголовком. В этой области размещаются названия столбцов таблицы, т.е., шапка отчета. Кроме того, в верхний колонтитул можно помешать номера страниц.

Элементы шапки создаются так же, как и название отчета с помощью кнопки Надпись из панели элементов.

Область данных содержит значения полей из таблиц- или запросов-источников. В области данных могут создаваться дополнительные, как правило, вычисляемые поля.

Нижний колонтитул. В этой области размещается номер страницы.

Примечание отчета. Область предназначена для отражения итогов по всему отчету.

Создание отчета завершается сохранением его на диске и просмотром.

Для этого необходимо закрыть окно Конструктора, выполнить в диалоге все действия по его сохранению, а затем просмотреть его с помощью команды – Файл  Предварительный просмотр или кнопки Предварительный просмотр на панели инструментов. В окне базы данных, если активизирована вкладка Отчеты, для этой цели служит кнопка Просмотр.

3.4 Размещение даты, номеров страниц и итогов

3.4.1 Размещение даты отчета

Для размещения даты необходимо создать свободный элемент управления.

1. Щелкните мышью кнопку Поле на панели элементов. Курсор мыши изменит форму.

2. Выберите в области заголовка отчета место для размещения даты и щелкните его мышью. В указанном месте появится свободный элемент управления.

3. Выделите Поле данных, нажмите левую кнопку мыши и с помощью контекстного меню выполните команду Свойства. Откроется окно свойств.

4. Выберите вкладку Данные и в строке Данные нажмите кнопку Построить. Если ее нет, щелкните в конце строки и она появится. Откроется окно Построитель выражений.

5. Откройте раздел Встроенные функции в левом списке нижней части окна. В среднем списке выберите позицию Дата/время. В правом списке дважды щелкните функцию Now. В верхней части окна Построителя появится выражение =Now( ).

6. Нажмите кнопку ОК для возврата в окно свойств. В строке Данные будет отражено составленное выражение.

7. Перейдите на вкладку Макет. Щелкните конец строки свойства Формат и из раскрывающегося списка выберите формат отображения даты в отчете.

8. Закройте окно свойств. В области заголовка в Поле данных отразится выражение =Now ( ).

9. Выделите элемент Надпись, нажмите левую кнопку мыши и с помощью контекстного меню выполните команду Свойства. Откроется окно свойств для этого элемента.

10. Выберите вкладку Макет и в строке Подпись введите надпись, например, Дата.

11. Закройте окно свойств. В области заголовка в Надписи появится введенный текст: Дата.