7.2. Информационные системы в логистике

Значимым элементом любой логистической системы являет­ся подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку ин­формации, которая при ближайшем рассмотрении сама разво­рачивается в сложную информационную систему, состоящую из различных подсистем. Так же как и любая другая система, ин­формационная система должна состоять из упорядочение взаи­мосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных сис­тем на составляющие элементы можно осуществлять по-разно­му. Наиболее часто информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую¹ (рис. 7.2).

Функциональная подсистема состоит из совокупности реша­емых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обес­печивающая подсистема, в свою очередь, включает в себя следу­ющие элементы:

• техническое обеспечение — совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информа­ционных потоков;

• информационное обеспечение — различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализован­ного описания данных;

• математическое обеспечение — совокупность методов ре­шения функциональных задач. Логистические информаци­онные системы, как правило, представляют собой автома­тизированные системы управления логистическими про­цессами, поэтому математическое обеспечение в логисти­ческих информационных системах — это комплекс про­грамм и совокупность средств программирования, обеспе­чивающих решение задач управления материальными по­токами, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

Организация связей между элементами в информационных системах логистики может существенно отличаться от органи­зации традиционных информационных систем. Это обусловле­но тем, что в логистике информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальным потоком, их оперативное и надежное взаимодей­ствие. Информационно-техническое обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором тех­нических средств, используемых для их обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения.

Определение информационной системы можно сформули­ровать следующим образом: информационная система — это интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудова­ния и процедур (технологий), объединенных связанной инфор­мацией, используемой логистическим управлением для планиро­вания, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Подробнее организационная структура логистической ин­формационной системы может быть представлена в виде схемы, адаптированной к известной структуре информационной систе­мы в маркетинге, предложенной Ф. Котлером (рис. 7.3).

Как видно из рисунка, организационная структура логис­тической информационной системы может быть укрупнено сформирована из четырех подсистем: управления процедура­ми заказов, научных исследований и связи, поддержки логис­тических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информаци­онно-компьютерную поддержку всех функций логистического управления и связь с микро- и макрологистической окружаю­щей средой.

Многоуровневая функциональная структура традиционно представляется в виде пирамиды (рис. 7.4)¹.

В основании функ­циональной «пирамиды» логистической информационной сис­темы лежит система трансакций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональ­ными подразделениями фирмы, логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. На уровне анализа логис­тические региональные или административные управляющие предприятия в основном используют информацию в тактичес­ких целях — для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на вер­хнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию уп­равления и связана со стратегическим корпоративным планиро­ванием и рыночной миссией предприятия.

Исходя из функциональной структуры основные задачи функционирования логистических информационных систем можно определить как следующие¹:

• непрерывное обеспечение управляющих органов логисти­ческой системы достоверной, актуальной и адекватной ин­формацией о движении заказа (о протекании функцио­нальных и информационных процессов);

• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реально­го времени;

• реализация системы оперативного управления предприя­тием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

• предоставление информации для стратегического плани­рования;

• предоставление руководству информации о структуре об­щих затрат и расходов;

• обеспечение возможности своевременного выявления «уз­ких мест»;

• обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;

• обеспечение возможности оценки сроков исполнения за­казов потребителей;

• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптими­зации логистических бизнес-процессов.

Для эффективного решения обозначенных задач логистичес­кой информационной системы в основу ее построения должны быть заложены следующие правила:

1. Актуальность информации означает реальное отраже­ние в каждый момент времени состояния логистической сис­темы. Не случайно лучшие коммерческие информационные базы данных имеют ежедневный цикл обновления хранимой информации.

2. Достоверность данных основывается на точном воспро­изведении объективного состояния и развития производства, рынка и внешней макросреды. Учитывая условия конкурентной борьбы, при которых нередко сознательно искажается реальная действительность, этот принцип требует повышенной надежно­сти источников данных и отсутствия возможности фальсифика­ции. Важными средствами борьбы против дезинформации явля­ются множественность источников информации и анализ полу­ченных сведений на непротиворечивость.

3. Релевантность¹ данных позволяет получать информацию в точном соответствии со сформулированными требованиями и избегать работы с ненужными данными.

4. Точность. Точность исходной информации имеет принци­пиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровнях запасов в дистрибутивной сети в совре­менных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений по физическому распределению, созданию запасов и удовлетворению потребителей. Большое значение имеет точность и достовер­ность исходных данных для прогнозирования спроса, планирова­ния потребностей в материальных ресурсах и т.п.

5. Полнота и пригодность информации для пользователя. Полнота отображения необходима для объективного учета всех факторов, формирующих либо оказывающих влияние на состо­яние и развитие логистической системы. Логистический менед­жер должен иметь в наличии необходимую и полную (достаточ­ную) информацию для принятия решений, причем в необходи­мом ему виде.

6. Целенаправленность и ориентированность данных зао­стряет их на конкретные цели и задачи в области производства и реализации продукции на внутреннем и внешнем рынках. Ин­формация в логистической информационной системе должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможно­стей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логи­стических издержек. Способы получения, передачи, отображе­ния и предварительной обработки информации должны способ­ствовать выявлению «узких мест», резервов экономии ресур­сов и т.п.

7. Своевременность. Логистическая информация должна быть доставлена в систему управления вовремя, как этого требуют мно­гие логистические технологии, особенно основанные на концеп­ции ЛТ («точно в срок»). Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций.

8. Согласованность и информационное единство требуют разработки такой системы показателей, при которой исключа­лись бы возможность противоречия в выводах и несогласован­ность первичных и производных данных. Виды и формы доку­ментов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать ма­шинную обработку информации. Кроме того, необходима инфор­мационная совместимость компьютерных и телекоммуникаци­онных систем логистических посредников и других пользовате­лей по форматам данных в логистической информационной сис­теме.

9. Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для кон­кретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посред­ников и конечных потребителей. Бумажный и электронный до­кументооборот, промежуточные и выходные формы отчетов, справки и другие документы должны быть максимально приспо­соблены к требованиям всех участников логистического процес­са и адаптированы к возможному многопользовательскому ин­терфейсу.

Исходя из перечисленных правил можно дать некоторые практические рекомендации для формирования эффективной логистической информационной системы:

• определить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, объем и маршруты движения финансовых, информацион­ных и материальных потоков;

• необходимо проанализировать организационную структу­ру предприятия, выявить сильные и слабые стороны ее фун­кционирования;

• разработать механизмы организации и оперативного уп­равления цепями поставок: стандарты, формы учета и кон­троля, управленческой отчетности; оценить документообо­рот;

• сформировать технологию стратегического управления логистическими цепями поставок, систему финансово­го планирования и контроля, систему финансового ана­лиза;

• разработать механизм финансово-экономического управ­ления предприятием в целом, в том числе разработать по­ложение о финансовой структуре; определить центры фи­нансового учета и финансовой ответственности.