7.5. Порядок проведення інвентаризації та виявлення її результатів

Орієнтовна періодичність проведення планової інвентаризації на підприємстві може бути в наступні терміни:

• кошти в касі (щомісяця, але не рідше одного разу у квартал);

• грошові кошти на рахунках у банках (систематично в міру надходження виписок банка; обов'язкове письмове підтвердження залишків сум по кожному рахунку на 31 грудня календарного року);

• запаси підприємства (перед складанням річного звіту);

• основні засоби:

- будинки і споруди (один раз в 3 роки);

- бібліотечні фонди (один раз в 5 років);

- машинне устаткування, транспортні засоби та ін. (перед складанням річного звіту);

• дебіторська і кредиторська заборгованість (щокварталу).

Якісному проведенню інвентаризації сприяє ретельна підготовча робота. Оскільки потреба в інвентаризації виникає зненацька, а іноді й раптово, то на підприємстві наказом керівника створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. Її очолює керівник або його заступник; до складу комісії можуть входити: працівники бухгалтерії, керівники підрозділів і фахівці, які добре знають складності та особливість тих або інших матеріальних цінностей (інженер, технологи та ін.).

На великих підприємствах, де багато структурних підрозділів, великий асортимент і кількість матеріальних цінностей, створюються робочі інвентаризаційні комісії. У своїй роботі вони підпорядковуються постійно діючій (центральній) комісії. Обов'язки з проведення інвентаризації центральної і робочої комісій розмежовані (табл. 7.3).

Таблиця 7.3. Обов'язки центральної і робочих інвентаризаційних комісій

Постійно діюча (центральна) комісія

Робочі комісії

організовувати інвентаризаційну роботу і здійснювати контроль за її виконанням розглядати та аналізувати результати проведення інвентаризації складати необхідну документацію, надавати пропозиції щодо врегулюванню виявлених нестач і втрат товарно-матеріальних цінностей

проводити всю інвентаризаційну роботу на конкретному об'єкті забезпечити точність і повноту записів в інвентаризаційні описи про фактичні залишки матеріальних цінностей; перевірити відповідність об'єктів (найменувань) матеріальних цінностей критеріям визнання їхніми активами і вірогідності їхньої оцінки вносити пропозиції з питань упорядкування збереження запасів визначати результати інвентаризації і вносити пропозиції щодо врегулювання нестач і втрат товарно-матеріальних цінностей

Отже, першим етапом підготовчої роботи є створення комісій, члени якої повинні добре уявляти свої обов'язки і прослухати інструктаж головного бухгалтера з питань оформлення документації, що супроводжує інвентаризацію.

У матеріально-відповідальної особи береться розписка про те, що всі документи включені у звіт, що в них немає неоприбуткованих і несписаних у витрати матеріалів. Крім того, закріплені за ними цінності повинні бути розкладені по найменуваннями, сортами, розмірами в зручному порядку для підрахунку і зважування; а також за видами запасів; розсортовані для зручності виміру.

Бухгалтерія до початку роботи комісії повинна закінчити обробку прибуткових і видаткових документів і вивести залишки по аналітичних інвентарних рахунках на день інвентаризації.

Таким чином, в інвентаризації беруть участь інвентаризаційні комісії, матеріально-відповідальні особи і бухгалтерія.

Місцями проведення інвентаризації є каса підприємства, склади виробничих і товарних запасів, виробничі цехи і ділянки, де використовуються основні засоби, малоцінні і швидкозношувані предмети та інші матеріальні цінності. Після прибуття до місця проведення інвентаризації комісія пред'являє свої повноваження – копію наказу керівника. Потім комісія опломбовує підсобні приміщення, підвали, перевіряє ваговимірювальні прилади. У присутності матеріально-відповідальної особи розпочинає зважування, робить підрахункові та інші виміри. Результати виміру заносять в інвентаризаційний опис, типова форма якого може бути декількох видів: для будинків, споруджень і передавальних пристроїв, силових машин, транспортних засобів; продукції, матеріалів, товарів, малоцінних і швидкозношуваних предметів. В описі зазначаються найменування підприємства, група і місце перебування цінностей, розписка матеріально-відповідальної особи, дата початку і закінчення інвентаризації; у спеціальній таблиці опису зазначаються порядковий номер, інвентарний номер, найменування цінностей, одиниця виміру, відомості про кількість і вартість за даними бухгалтерського обліку, фактична наявність; підписи голови і членів комісії, матеріально-відповідальної особи і бухгалтера, про те, що дані і розрахунки перевірено (Додаток Д.11). Інвентаризаційні описи оформляються по складах і матеріально-відповідальних особах, за балансовими рахунками у розрізі субрахунків і аналітичних рахунків вручну або на ЕОМ у двох примірниках, а в разі зміні матеріально-відповідальних осіб у трьох примірниках. На кожній сторінці опису прописом зазначається кількість порядкових номерів цінностей, робляться застереження щодо всіх виправлень, які засвідчуються підписами членів комісії.

Після закінчення роботи інвентаризаційні описи здаються в бухгалтерію, у них разом із фактичною наявністю подаються дані бухгалтерського обліку і шляхом звіряння цих даних виявляють розбіжності.

На підставі інвентаризаційних описів бухгалтерія складає звірювальні відомості (Додаток Д.12); у неї заносять тільки ті цінності, з яких виявлені розбіжності між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку. Ці розбіжності називаються інвентаризаційними різницями (нестача або надлишки). Нестачі можуть бути в межах норм природного збитку, тобто зменшення ваги й обсягу внаслідок впливу природних сил (усихання, випаровування, розпилювання, розкришування, витікання, розлив при перекачуванні, витрачання речовин на дихання та ін.). Інвентаризаційна комісія встановлює розмір природного збитку в межах норм і виносить рішення про її списання на витрати підприємства.

Нестача понад норму природного збитку може бути з вини матеріально-відповідальних осіб, і вони повинні відшкодувати підприємству заподіяний збиток. Можливі випадки, коли винна особа не встановлена, а нестача понад норми природного збитку відбулася, наприклад, через незадовільну організацію збереження цінностей. У цьому випадку підприємство змушене таку нестачу визнати невідшкодованими витратами.

У випадках виявлення надлишку, коли фактична наявність перевищує дані бухгалтерського обліку, виноситься рішення про їх оприбуткування на інвентарні бухгалтерські рахунки. Може виникнути пересортиця, при якій по одному виду цінностей виявлений надлишок, а по іншому (того ж найменування) – нестача. Комісія може винести рішення про залік пересортиці за умови, якщо вона відбулася по тому самому найменуванню цінностей в однаковій кількості й в однієї матеріально-відповідальної особи за період, який перевіряється.

Інвентаризаційна комісія з даних описів і звірювальних відомостей оформляє протокол, у якому відбиті пропозиції про врегулювання інвентаризаційних різниць. Після розгляду і затвердження керівником результатів інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії передається в бухгалтерію (додаток Д.13).