5.2. Вимоги до змісту і оформлення документів

Вимоги до змісту та оформлення документів викладені в «Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженому наказом Мінфіну № 88 від 24.05.95 р. Відповідно до Положення, первинні документи для надання їм юридичної сили повинні мати певні показники, які забезпечують повноту інформації про виконану операцію. Такі показники називаються реквізитами.

Незалежно від способу оформлення (вручну або на ЕОМ) документи повинні містити наступні обов'язкові реквізити:

• назва підприємства, від імені якого складений документ;

• назва документа і код форми;

• дата і місце складання документа;

• зміст і об'єм господарської операції та її одиницю виміру;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології обробки в документах можуть використовуватися додаткові реквізити: номер документа, ідентифікаційний код підприємства, реєстраційний номер платника ПДВ, дані про документ, який засвідчує особу, що його отримала і т.д.

Вимоги, що пред'являються до оформлення документів:

• мають складатися в момент здійснення кожної операції або безпосередньо після її завершення;

• повинні містити обов'язкові реквізити;

• повинні складатися на бланках типових форм, затверджених наказом Міністерства фінансів, Міністерства статистики, постановами Правління Національного банку України;

• записи в документах роблять темним чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою принтера та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документа і запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;

• документ, виготовлений машинним способом повинен бути записаний на матеріальному носії і виготовлений, розмічений згідно з вимогами стандартів і закодований відповідно затвердженій системі кодифікації;

• порожній рядок у документах підлягає обов'язковому прокреслюванню;

• документи на грошові, матеріальні і розрахунково-кредитні операції обов’язково підписує керівник і головний бухгалтер підприємства;

• керівник підприємства затверджує перелік осіб, що мають право підпису документів і несуть відповідальність за своєчасне і якісне їх складання та достовірність даних;

• усі зовнішні документи повинні бути з печаткою, підписами керівника і головного бухгалтера підприємства;

• помилкові записи підлягають виправленню тільки за допомогою встановлених способів виправлення, у касових і банківських документах в бланках суворого обліку виправлення не допускаються.

5.3. Поняття та етапи документообігу. Графіки документообігу

Рух документів через всі стадії їх обробки, від моменту виписування і до передання на зберігання в архів, називається документообігом. Виділяють такі етапи документообігу:

• оформлення первинних документів;

• контроль правильності оформлення і законності операції;

• бухгалтерська обробка;

• зберігання.

Тривалість документообігу залежить від ряду факторів: обсягу і особливостей діяльності підприємства; кількості виробничих підрозділів та їх територіального розташування; кількості місць зберігання і використання майна та кількості матеріально-відповідальних осіб, під відповідальним зберіганням яких воно знаходиться. Суттєвим фактором, що впливає на тривалість документообігу, є ступінь механізації і автоматизації ведення бухгалтерського обліку.

Своєчасна підготовка інформації про діяльність підприємства залежить, перш за все, від своєчасного оформлення і подання в бухгалтерію первинних документів з місць виробництва продукції, виконання робіт, послуг; зі складів виробничих і товарних запасів та інших структурних підрозділів підприємства.

З метою своєчасного отримання первинних документів з місць їх виписки наказом керівника встановлюється графік документообігу, яким регулюються порядок і строки складання, подання в бухгалтерію документів, а також призначаються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку не встановлює форму графіків документообігу, обумовлюючи лише загальні принципи їх побудови, а кожне підприємство розробляє графіки самостійно. При їх розробленні слід врахувати, що графіки документообігу можуть оформлятися у вигляді схеми, оперограми (документограми) або загального графіка складання та подання первинних документів у бухгалтерію.

У графіку документообігу у вигляді схеми, наприклад, по видатковому касовому ордеру вказані особи, що беруть участь в оформленні документа, їх конкретні дії в певній послідовності (Додаток Д.7).

Для наочності порядку оформлення вимоги на відпуск зі складу цінностей графік документообігу можна надати у вигляді оперограми (документограми). Розглянемо оформлення оперограми на прикладі документа „Накладна-вимога” на відпуск цінностей зі складу у ВАТ «СМНВО ім. М.В. Фрунзе (Додаток Д.8).

Перед оформленням цього документа в конструкторському бюро готується креслення; визначаються вузли і комплектуючі для створення газозварювального агрегату; визначається вид металу і норми витрати матеріалів; оформляється замовлення і рознарядка по виробничих цехах. Це дає право комірнику цеху почати оформляти «Накладну-вимогу». У додатку Д.9 представлена оперограма оформлення документа, з якої бачимо дії посадовців і відділів підприємства по заповненню документа.

У бухгалтерській практиці частіше використовується загальний графік документообігу, де зазначають: номер форми, найменування документа, його основне призначення, строк складання, посадовці, які складають і підписують документ, куди і в який строк він подається та відповідальна особа, яка документ приймає до подальшої обробки отриманої інформації (Додаток Д.10).

Згідно з графіком документообігу первинні документи надаються в бухгалтерію, де вони піддаються перевірці за формою і змістом. Перевірка за формою зводиться до перевірки повноти заповнення реквізитів, особливо обов'язкових (при цьому незаповнені рядки повинні бути прокреслені); правильності математичних розрахунків. Перевірка документів за змістом полягає у встановленні господарської доцільності і законності операції, дотриманні вимог засновницьких документів, кошторисів, норм, розцінок, лімітів.

Бухгалтерська обробка складається з таких послідовних етапів:

• таксування – у результаті натуральні і трудові вимірники набувають грошового виразу;

• групування документів за однорідними операціями, застосовуючи накопичувальні та групувальні відомості;

• визначення кореспондуючих рахунків на досконалі господарські операції;

• записи на зазначені рахунки в облікові регістри, порядок і послідовність складання яких залежить від вживаної форми обліку;

• складання форм бухгалтерської звітності за даними облікових регістрів.

Первинні документи, що прийшли всі стадії обробки, повинні мати позначку про дату запису господарських операцій в облікові регістри, а при комп'ютерній обробці – відтиснення штампу виконавця і підпис посадовця, який проводив обробку первинної інформації. Ця дія виключає повторне використання документа. Тільки після цього первинний документ вважається таким, що пройшов усі стадії бухгалтерської обробки.

Завершальним етапом документообігу є зберігання документів шляхом створення архіву, за організацію якого особисту відповідальність несе керівник. Це випливає з того, що підготовлена інформація буде затребувана для складання бухгалтерської звітності і при різних перевірках, для аналізу діяльності підприємства в динаміці, для видачі довідок громадянам для нарахування пенсій і т.д.

Розрізняють поточний і постійний архів. Поточний архів організовується безпосередньо в приміщенні бухгалтерії. По закінченні місяця документи зшиваються в папки, на них вказуються номер, місяць, рік, до якого або яких меморіальних-ордерах, журналів-ордерів, машинограм вони належать. Первинні документи, облікові регістри і форми фінансової звітності в поточному архіві зберігаються в шафах, що закриваються, сейфах, столах, щоб виключити їх втрату або умисне знищення.

Документи поточного архіву будуть використані впродовж календарного та наступного року для залишення квартальної і річної бухгалтерської звітності. Після цього бухгалтерські справи передаються в постійний архів.

Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами для розміщення на них бухгалтерських справ. Серед працівників бухгалтерії наказом керівника підприємства призначається відповідальний за організацію зберігання документів в архіві. Він зобов'язаний приймати на зберігання, належним чином оформлені, бухгалтерські справи (папки з документами); щорічно вибраковувати справи, строк зберігання яких закінчився; проводити записи про надходження, видачу і вибраковку справ в архівній книзі.

Видача документів з архіву можлива тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках за письмовою постановою прокуратури і слідчих органів.

Тривалість зберігання документів в постійному архіві визначена Наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41.

Граничні терміни зберігання окремих бухгалтерських документів в архіві підприємства надані в таблиці 7.2.

Таблиця 7.2. Строки зберігання бухгалтерських документів в архіві підприємства

Види документів	Термін
Бухгалтерські звіти і баланси організацій, пояснювальні записки до них: - зведена річна; - річна; - квартальна	постійно постійно 3 роки
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факти здійснення господарських операцій	3 роки
Особові рахунки працівників, службовців, студентів	75 років
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості	5 років
Облікові регістри: інвентарні картки, доручення, журнали-ордери, Головна книга, документи про інвентаризацію і т.д.	3 роки

По закінченні встановленого строку зберігання виробляється вибраковка (вилучення) бухгалтерських документів з архіву з оформленням акта про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Акти на вилучення з архіву оформляються комісією з обов'язковою участю представника районного архіву, затверджуються керівником і зберігаються у головного бухгалтера підприємства.