Переміщення та додавання поштових повідомлень до папки
Повідомлення в базі даних існує тільки в одному екземплярі. Його можна відображати в одній чи в будь-якій кількості папок. При переміщенні повідомлення в папку, воно відображається в кінцевій папці, а не в поточній. Якщо такого “переміщення” повідомлення не відбувається – користувач просто вказує папку, в якій має відображатися повідомлення.
При додаванні повідомлення в папку воно відображається як у поточній, так і в кінцевій папках. Якщо повідомлення знищується в будь-якій папці чи в будь-якому поданні, воно не буде відображатися і в усіх інших папках та поданнях.
Щоб перемістити чи додати поштове повідомлення до папки, його потрібно виділити й виконати команду меню: Действия/Папка/Переместить в папку. Ці дії можна виконувати методом перетягування (додавання повідомлень до папки виконують при натисненні клавіші CTRL).
Переміщення повідомлень з більшості подань (наприклад, Черновики або Все документы) неможливе, оскільки подання автоматично вибирають повідомлення, що в них містяться. Можна тільки додавати повідомлення з подань у папки. Щоб повідомлення не відображалося в поданні Все документы, його можна знищити, однак при цьому повідомлення буде вилучено з усіх інших подань чи папок, у яких воно міститься. Для того щоб повідомлення не відображалося у поданні Черновики, його необхідно відправити.
Подання Отправленные становить виняток: можна використовувати діалогове вікно для видалення повідомлення з цього подання при продовженні його відображення в папках.
Відбір нових поштових повідомлень з використанням правил
Поштові правила використовують для автоматичного сортування одержаних повідомлень у папки за певними умовами. Notes зберігає створені поштові правила в папці Правила поштової бази даних.
Для створення правила необхідно відкрити свою поштову базу даних і в області навігації виділити категорію Сервис, а потім – папку Правила (рис. 8.13). У меню слід обрати команду Действия/Создать правило.
Відкриється вікно
Создать
правило
(рис. 8.17), в
якому
в області
Укажите
условия слід
зазначити,
яке поле в
повідомленні необхідно перевіряти
(наприклад:
отправитель,
тема, размер),
вибрати
стан перевірки (наприклад: содержит,
равняется, больше чем),
а потім
увести
значення для перевірки (наприклад: ім’я
користувача, якесь окреме слово, число).
Після того як умову повністю задано,
натискають кнопку
.
При введенні умов лапки не використовують.
Якщо обраний стан перевірки содержит,
то як значення для перевірки можна
задавати частину слова. При цьому регістр
не враховується.
Якщо у правилі
необхідно вказати одночасно декілька
умов, то після додавання першої умови
потрібно зазначити, як вона буде пов’язана
з наступною умовою. За необхідності
одночасного виконання всіх умов
використовують И,
для виконання
хоча
б однієї
із заданих умов використовують ИЛИ.
Якщо у
правилі є винятки, то їх можна сформулювати,
обравши перемикач
.
Помилково задані у правилі умови можна
видалити. Для цього умову слід виділити
і натиснути кнопку
.
Для видалення
всіх умов використовують кнопку
.
В області Укажите действия необхідно ввести, які дії слід виконати над відібраними за умовами повідомленнями.
Рис. 8.17. Діалогове вікно створення правила
Над відібраними за заданими умовами повідомленнями можна виконати такі дії:
переместить в папку та копировать в папку (обрати папку для копіювання чи переміщення можна за допомогою кнопки
);изменить важность на (обрати рівень важливості можна зі списку вкажіть рівень важливості для повідомлення);
задать срок действия (вказати термін – кількість днів, тижнів, місяців або років);
отправить копию (слід зазначити, чи потрібно додавати в копії, що пересилаються, усі повідомлення цілком чи тільки заголовки повідомлень. Заголовки включають тему, адреси, дату і час та не включають основний текст повідомлення. Потім слід внести адреси одержувачів, розділяючи їх комами, або вибрати адреси з адресної книги). Після того, як дію повністю задано, натискають кнопку .
Коли правило повністю сформовано, слід натиснути кнопку OK.